L’Agenda Digitale Italiana e le normative inerenti al Documento Informatico, alla Fatturazione Elettronica, alla PEC, alle Comunicazioni Telematiche e alla loro gestione e conservazione a norma
Con il Decreto Legge n° 179 del 18/10/2012, convertito in Legge n. 221 del 17/12/2012, nasce l’Agenda Digitale Italiana e vengono recepiti nel nostro ordinamento i principi dell’Agenda Digitale Europea. L’Italia si dota in questo modo di uno strumento normativo che costituisce una efficace leva per acquisire maggiore produttività e competitività per le imprese e una spinta alla semplificazione del rapporto cittadino/impresa nei confronti della pubblica amministrazione.
In particolare con gli artt. 1 e 4 vengono definiti per il cittadino il documento digitale unificato e il domicilio digitale, realizzato con una casella PEC, per comunicare con la pubblica amministrazione. Gli art. 10 e 11 normano l’Istruzione Digitale con il fascicolo elettronico degli studenti universitari, i libri e i centri scolastici digitali. Con gli artt. 12 e 13 la Sanità diventa digitale con la nascita del fascicolo sanitario elettronico, le prescrizioni mediche digitali e la conservazione digitale delle cartelle cliniche. Impulso alla Giustizia digitale si trova negli artt. 16 e 17, laddove viene previsto l’uso della PEC da parte delle segreterie e degli uffici giudiziari e per le procedure fallimentari.
Il Documento Informatico, anche fiscalmente rilevante, la PEC e le Comunicazioni Telematiche stanno diventando obbligatori (in alcuni casi lo sono già) imponendo la Gestione Elettronica dei Documenti come strumento indispensabile per la gestione dei processi aziendali. Le imprese possono così ottemperare agli obblighi di legge e contemporaneamente acquisire maggiore produttività e competitività sui mercati.
Al contempo, cittadini e imprese semplificheranno notevolmente i rapporti nei confronti della pubblica amministrazione. Dal 1/1/2006 per i cittadini, le imprese e la pubblica amministrazione i principi di base e le norme di riferimento sul Documento Informatico, sulla PEC/Comunicazioni Telematiche e la loro gestione sono contenuti nel Decreto Legislativo n. 82 del 7/3/2005, il “Codice dell’Amministrazione Digitale” (CAD), e nelle sue modifiche e successive integrazioni.
Con la pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale n. 8 del 12/01/2015 del decreto del presidente del Consiglio dei ministri datato 13/11/2014, si è completata l’attività normativa necessaria alla completa attuazione del Codice dell’amministrazione digitale. E’ ora possibile la gestione totalmente dematerializzata dei documenti, compresi quelli delle pubbliche amministrazioni, sin dalla fase iniziale e sono inoltre chiarite le regole per la generazione delle copie per immagine di un documento analogico, per i documenti informatici e per le copie ed estratti informatici di documenti informatici.
Ai fini fiscali, di particolare rilevanza sono le modifiche apportate recentemente alla Fatturazione Elettronica.
Per le Imprese arriva la semplificazione con il Decreto Legge n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 che ridefinisce la
Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione e consentendo finalmente di abbandonare il supporto cartaceo a favore del supporto informatico.
Verso la PA il Decreto Ministeriale n. 55 del 3/04/2013 rende attuativa la Fatturazione Elettronica. Dal 6/06/2014 le PA Centrali non possono più accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e procedere al pagamento, anche parziale, sino alla ricezione della fattura elettronica. Per le PA Locali il Decreto IRPEF (art. 25) pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 24/04/2014 anticipa l’obbligo dal 6 giugno al 31 marzo 2015.
Le ultime novità legislative sulla PEC, obbligatoria ormai per tutti, ne fanno certamente lo strumento più semplice, economico e immediato per trasmettere con data certa i documenti nati o trasformati in informatici.
IL PANORAMA DELLE LEGGI E DELLE REGOLE TECNICHE PUÒ ESSERE COSÌ SUDDIVISO:
i Principi dell’Agenda Digitale Italiana
la validità giuridica del Documento Informatico
la Conservazione Digitale dei documenti contabili, fiscali e del lavoro
la Fatturazione Elettronica tra Imprese e verso la PA
la PEC e le Comunicazioni Telematiche
Del primo abbiamo già argomentato; il secondo contiene le norme relative alla “gestione” del documento informatico e alla sua efficacia probatoria in funzione del tipo di firma elettronica apposta. Il terzo riepiloga le leggi relative alla conservazione obbligatoria e all’opportunità della conservazione digitale alla esibizione e alla produzione di copie conformi. Il quarto riepiloga le norme per la Fatturazione Elettronica, obbligatoria verso la PA o facoltativa verso le Imprese, mentre il quinto sancisce il futuro abbandono della corrispondenza cartacea a favore della trasmissione telematica. Infine riportiamo l’elenco delle principali fonti normative e delle relative note esplicative che sono alla base delle soluzioni applicative realizzate da Top Consult per consentire alle Imprese e alla PA di ottemperare agli obblighi di legge cogliendo anche le enormi opportunità che ne derivano.
