Con le nuove regole tecniche della conservazione digitale Top Consult è pronta!
Manca poco ai nuovi obblighi informatici e organizzativi previsti dalla normativa. Top Consult è già pronta e conforme mediante il nuovo modulo di conservazione Lex di TopMedia Social NED e i nuovi servizi di consulenza, formazione e audit Conlex 2.0 e Manlex 2.0
Dal 12/3/2017 diventano obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale, che manderanno in pensione la delibera CNIPA N. 11/2004 e la vecchia dizione di conservazione sostitutiva.
Le nuove regole definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti; i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilità del Responsabile della Conservazione, che deve agire in collaborazione con altre figure aziendali: tra i suoi doveri ci sono la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, che diventa ora obbligatorio e descrive il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione. Le regole prescrivono anche nuovi standard per le strutture dei dati e la gestione dei cosiddetti pacchetti informativi di archiviazione.
La scadenza di legge per l’adozione obbligatoria delle nuove regole è ormai vicina. È meglio arrivare alla scadenza ben preparati e già rodati, prima della fine dell’anno, anche perché è bene tenere un intero esercizio fiscale con le stesse regole, partendo dall’1/1/2017. Il tutto con la collaborazione di un partner esperto come Top Consult, impegnata nella conservazione fin dagli albori della legislazione digitale, che ha realizzato nel ’99 con il Comune di Pesaro il primo archivio sostitutivo italiano e “inventato” già allora una serie di servizi a corredo, fra cui il manuale della conservazione.
Nell’evoluzione della conservazione, il cambiamento infatti non è solo informatico, ma soprattutto organizzativo e comportamentale. Non è quindi sufficiente utilizzare un pacchetto software aggiornato, ma è necessaria una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.
Top Consult per la nuova conservazione da tempo è pronta: il nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED è già conforme alla nuova normativa e consente di effettuare la conservazione digitale sia in house che in outsourcing; ha inoltre introdotto due nuovi servizi di formazione e consulenza che corredano la conservazione su questa piattaforma: Conlex 2.0 e Manlex 2.0, il primo per la consulenza legale e applicativa, il secondo per il mantenimento a norma nel tempo delle soluzioni Lex realizzate, entrambi rivolti ai clienti che effettuano la conservazione in house.
Conlex 2.0 comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali: quindi giornata di formazione con il legale e lo specialista applicativo, affiancamento di quest’ultimo per avviare la conservazione digitale, la consulenza per la realizzazione del manuale della conservazione, il rilascio del certificato di conformità del manuale da parte del legale.
Manlex 2.0 è il servizio che assicura il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati. La sottoscrizione del servizio comprende il diritto alla ricertificazione annuale del manuale della conservazione; a sottoporre 5 quesiti/anno di tipo applicativo o legale sul tema Lex (le risposte vengono date dagli specialisti applicativi o dal legale a seconda del tema); ad una visita annuale completa e approfondita di audit-collaudo degli archivi realizzati, svolta da specialisti Top Consult.
