Firma elettronica per ogni tipo di documento della tua impresa
Sottoscrizione digitale facile e sicura con Easy Contract: ottieni efficienza e validità giuridica
Cloud
La soluzione per la sottoscrizione digitale dei documenti con firma digitale
Easy Contract è la soluzione in cloud sviluppata da Top Consult per la sottoscrizione digitale dei documenti.
Si tratta di un modulo basato sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED ed è fruibile tramite una nuova Web App (Sign4Top) disponibile per tutti i Browser, utilizzabile su qualunque dispositivo da Web.
Tutte queste operazioni sono svolte in sicurezza grazie a evolute funzionalità di protezione dei dati. Il sistema, oltre ad assicurare l’identità della persona che firma, garantisce l’integrità del documento prodotto o ricevuto rendendolo pienamente efficace dal punto di vista giuridico. In pratica, Easy Contract permette alle aziende l’autenticità, l’affidabilità e la validità legale dei documenti firmati rendendo più veloci e semplici i processi aziendali.
Come funziona la firma elettronica
La firma elettronica rappresenta lo strumento che consente a imprese, professionisti e cittadini di firmare i documenti digitali. Vi sono varie tipologie di firma elettronica in base al suo livello di sicurezza e affidabilità.
In generale, il procedimento informatico che genera la firma digitale, se impostato secondo i termini di legge sia nazionali sia europei, rende tale firma equiparabile a quella autografa. Questo consente che venga utilizzata in molteplici contesti, dalla contrattualistica alle transizioni finanziarie, dal mondo legale a quello della pubblica amministrazione.
La firma elettronica si basa su algoritmi matematici e tecniche crittografiche che garantiscono integrità e autenticità del documento, oltre alla non possibilità di ripudio del documento stesso da parte di chi lo ha siglato digitalmente.
Per la creazione della firma digitale è necessario dotarsi di un sistema di gestione documentale. Tale infrastruttura include hardware e software che permettono di associare un numero binario a ciascuna identità.
I vantaggi della firma digitale per le aziende
Sicurezza di integrità/autenticità
Un'applicazione come Easy Contract, grazie alle sue funzioni di security, assicura che non si effettuino modifiche al documento firmato e dà garanzia sull’identità del titolare di firma.
Validità legale
Un documento firmato digitalmente è equiparabile, anche in sede legale, a uno stesso documento siglato in maniera tradizionale. Come tale può essere inviato con PEC e conservato a norma, sempre nel pieno rispetto della legislazione.
Risparmio
Sono totalmente eliminati i costi (e i tempi) inerenti alla gestione della carta e di eventuali spedizioni
Praticità e facilità di utilizzo
Easy Contract è una applicazione che può essere utilizzata via browser, quindi, da qualsiasi device senza essere dipendente da alcun sistema operativo
Rapidità di esecuzione dei processi
Non dover sottostare a lunghi tempi di attesa per approvazioni tradizionali significa velocizzare i flussi di lavoro e favorire una maggiore collaboration all'interno delle aziende, il che si traduce direttamente in un aumento della produttività
Innovativo approccio di business
La firma elettronica può essere utilizzata per sottoscrivere qualunque documento offrendo una user experience moderna e innovativa della gestione delle pratiche a clienti e partner/fornitori
Sicurezza e autenticità nella firma elettronica
Nella firma autografa l’autenticità dell’individuo che la appone è legata alla sua grafia. Per la firma digitale l’autenticità si ha in base al possesso del firmatario di uno strumento informatico.
Più nello specifico, la creazione della firma digitale avviene sfruttando il metodo di crittografia a doppia chiave. La chiave privata serve per apporre la firma, quella pubblica per verificarne l’autenticità. Grazie a questo sistema non è possibile fare modifiche sul documento né estrapolare la firma digitale per utilizzarla per altri scopi.
Per garantire autenticità alla firma elettronica esiste la possibilità dell’autenticazione avanzata che contempla l’uso di OTP (fornite da chiavette, SMS eccetera).
Per assicurare un ulteriore livello di protezione, la firma digitale per aziende richiede la verifica dell’identità del firmatario mediante un software, oltre che l’inserimento del codice OTP.
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Le fasi del processo di firma digitale Easy Contract
Creazione di un documento informatico
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico spiegano che questo si può generare mediante creazione, acquisizione, memorizzazione, generazione o raggruppamento informatico di più dati. Easy Contract è in grado di gestire ciascuna di queste modalità.
Approvazione del documento
Nel caso in cui il documento debba essere condiviso, modificato, arricchito da più attori, la soluzione di Top Consult facilita il coinvolgimento dei partecipanti al flusso di lavoro sollecitando gli attori a compiere la loro parte e tenendoli informati sull'avanzamento dei lavori.
Firma elettronica
Con l'apposizione della firma elettronica il documento informatico è garantito come autentico e integro. Al documento viene associato un numero binario in maniera indissolubile, accanto a un ulteriore insieme di bit che dà rappresentanza di fatti, atti e dati giuridicamente rilevanti.
Gestione dei documenti firmati
La gestione dei documenti informatici è un processo delicato che, se ben organizzato, favorisce un più efficace svolgimento dei processi aziendali. Contratti, pratiche, istruzioni tecniche, procedure, atti arricchiti da metadati risultano facilmente reperibili e condivisibili.
Conservazione digitale
Easy Contract è in grado di gestire l'intero ciclo di vita del documento che si conclude con la conservazione digitale a norma. Da ciò deriva la preziosa opportunità di creare un archivio sostitutivo dei documenti.
4Sign - Libro Firma Elettronico in Cloud
Top Consult propone un nuovo servizio ottimizzato per realizzare un ciclo completo di digitalizzazione di fatture e documenti in cloud. Si tratta di 4Sign, una scrivania virtuale su cui poter mettere qualsiasi documento da firmare. Tale soluzione rende i contenuti facilmente condivisibili, ne permette l’invio a vari attori per apporre, se necessario, più firme.
4Sign è fruibile come servizio pay per use che offre l’opportunità di apporre la firma elettronica necessaria per ciascun documento e di mandare in automatico in conservazione a norma i file siglati, secondo le regole tecniche stabilite dalla normativa nazionale ed europea.
La piattaforma, aggiunge i metadati che faciliteranno poi il recupero delle informazioni, individua i punti dove firmare e contatta il firmatario perché sottoscriva il documento e lo rimandi entrando comodamente sull’App mediante un link.
Il servizio è stato pensato per agevolare la digitalizzazione completa dei flussi documentali, siano essi uffici amministrativi, risorse umane, vendite. 4Sign può essere facilmente integrato mediante connettori dedicati in qualsiasi workflow. Il servizio può essere stand alone o integrato in piattaforma con automatismi attivati con chiamate via Rest.
Il prodotto Top Consult vanta una interfaccia molto semplice da gestire sia per impostare il documento (incluse la tipologia di firma da apporre) sia per effettuare le verifiche. Non ha limite di utenze, in modo che ne sia esteso l’uso anche a partner/ fornitori.
I requisiti legali della firma elettronica: il valore probatorio del documento informatico
Documento informatico NON FIRMATO
Ricade nell’ambito della disciplina di cui all’art. 2712 c.c. (riproduzioni meccaniche) e, secondo quanto previsto dall’art. 20 del CAD, la sua idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta ed il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità:
«…formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime»
Documento informatico FIRMATO
Ricade nella disciplina della scrittura privata ed è dotato dell’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. nonché dei requisiti di forma richiesti ex art. 1350 c.c., mentre sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza integrità e immodificabilità:
«…fa piena prova sino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta»
Regolamento eIDAS: la firma elettronica europea
Nel 2016 è entrato in vigore il regolamento europeo eIDAS, che contribuisce a realizzare un mercato unico digitale creando le condizioni adatte per il riconoscimento reciproco transfrontaliero di funzioni essenziali (come l’identificazione elettronica, la gestione dei documenti elettronici e delle firme elettroniche, i servizi di recapito) e per l’interoperabilità dei servizi di eGovernment in tutta l’Unione europea. Il regolamento eIDAS ha in particolare equiparato la firma elettronica avanzata alla firma digitale qualificata, dandole lo stesso valore probatorio di legge.
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Le tipologie di firme elettroniche e il loro valore probatorio
Firma Elettronica Semplice
Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare.
Valore probatorio
Efficacia probatoria valutabile dal giudice caso per caso
Firma Elettronica Qualificata
Una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche.
Valore probatorio
Efficacia probatoria della scrittura privata (Art 2702 Cc), integra «l’inversione dell’onere della prova»
Firma Elettronica Avanzata
Una firma elettronica che soddisfi i requisiti di cui all’articolo 26 di Eidas: è connessa univocamente al firmatario; è idonea a identificare il firmatario; è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati
Valore probatorio
Efficacia probatoria della scrittura privata (Art. 2702 Cc)
Che tipologia di firma utilizzare con Easy Contract?
Dipende dalla tipologia di documento, dal valore economico del documento in firma e dalla valenza probatoria che si vuole ottenere.
Easy Contract gestisce tutte le tipologie di firme elettroniche normate dal Regolamento e-IDAS.
Se un cliente ha necessità di firmare più documenti, con valori economici differenti, è possibile applicare diverse tipologie di firma!
FAQ sulla firma elettronica
Qualsiasi processo aziendale si basa su documenti, siano quelli necessari per assumere una persona o i disegni tecnici per costruire un prodotto, oltre ovviamente agli ordini dei clienti e alle richieste d’acquisto di materie prime così come alle fatture, ai DDT (Documenti di trasporto) e a tutto quel che occorre per la logistica.
Ecco tutto quel che c’è da sapere su documento informatico e analogico: come devono essere redatti e gestiti per essere certi di risultare compliant alle normative.
Il nuovo CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale ha tra i suoi obiettivi quello di distinguere la specificità del documento informatico quale documento giuridicamente rilevante, con validità probatoria, dai più generici documenti elettronici. In particolare, dall’inizio del 2018 l’efficacia giuridica del documento informatico siglato con firma elettronica semplice o forte è disciplinato dal nuovo comma 1-bis art. 20 del CAD. E questo premesso il fatto che un documento informatico, per essere tale, deve essere creato, trasmesso, copiato e conservato secondo le Nuove Linee guida dell’AgID.
Tutto quel che c’è da sapere sulla validità di un documento informatico, su come deve essere prodotto e firmato per risultare efficace anche sul piano giuridico.
In maniera analoga a quanto accade in altre aree del software enterprise, come ad esempio i sistemi gestionali e ERP, anche nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose e classificabili in diverse categorie. L’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati.
Soluzioni di firma per aziende, gestione documentale e percorsi implementativi, da valutare prima della scelta. Come orientarsi fra le varie soluzioni? Qualche linea guida
Sicura, pratica e disponibile in mobilità: sono le principali caratteristiche che contraddistinguono la firma digitale remota, ossia quella tipologia di firma digitale che grazie al fatto di poter essere usata in modo semplice e immediato offre tutti i vantaggi tipici della firma digitale. Permette continuità operativa non subordinata alla stampa dei documenti e quindi un servizio di firma digitale che permette la piena digitalizzazione dei processi e vi aggiunge ampie possibilità d’uso in piena sicurezza.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
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Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
