Software per la gestione della PEC aziendale
Semplifica le tue attività, organizza la comunicazione e risparmia tempo prezioso
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Gestione e conservazione corrispondenza aziendale
La gestione delle PEC – Posta Elettronica Certificata – è un processo che va ben oltre la produzione e ricezione di messaggi di posta elettronica. Avere una casella di Posta elettronica certificata è diventato obbligatorio per qualsiasi impresa, ditta individuale, professionista, ente della Pubblica amministrazione da diversi anni. Per legge, i messaggi che vi si scambiano devono essere archiviati e messi al sicuro secondo specifiche indicazioni.
Un sistema di gestione elettronica della PEC caratterizzato da funzionalità evolute, quale la soluzione proposta da Top Consult, consente di organizzare i vari contenuti, di archiviarli a norma e di integrare le informazioni in un archivio centralizzato, a disposizione dei workflow documentali più o meno automatizzati a seconda del processo a cui danno vita. Ma procediamo con ordine.
In cosa consiste la gestione della PEC
Gestire correttamente la posta elettronica certificata significa delineare e poi impostare un flusso che coinvolga tutte le comunicazioni PEC in modo che vengano facilmente organizzate, archiviate e rese ricercabili e, poi, recuperabili in base alle necessità.
Tipicamente, nel contesto di una piattaforma di gestione documentale completa, sono proposti moduli applicativi che si occupano della corrispondenza, protocollo e della PEC. È il caso di TopMedia Social NED che offre una soluzione ottimizzata per i bisogni delle aziende private.
La piattaforma documentale di Top Consult consente l’archiviazione in automatico di tutta la posta elettronica (ordinaria e certificata), completamente integrata con il resto dei documenti, per semplificare i processi aziendali e ottimizzarli all’insegna dell’efficienza.
Per identificare questi criteri, l’analisi dei processi in cui intervengono le comunicazioni PEC deve essere effettuata in maniera puntuale. Gli esperti Top Consult sono a disposizione per compiere tale verifica a 4 mani con i propri clienti e trovare i punti opportuni dove applicare tecnologie e automatismi. Solo in questa maniera, è possibile sfruttare appieno TopMedia Social NED e far sì che la gestione della Posta Elettronica Certificata consista in una significativa trasformazione, diventando occasione per innovare i processi.
Per fare un solo esempio, tutto il ciclo documentale dall’ordine alla spedizione della merce, sino all’emissione dei documenti fiscali può essere digitalizzata e, naturalmente, la PEC rientra in tale ciclo favorendo comunicazioni completamente digitali.
I vantaggi della gestione PEC di Top Consult
La gestione elettronica delle PEC – attuata con sistemi realizzati da una azienda italiana come Top Consult che osserva costantemente e spesso collabora alla stesura delle regolamentazioni – consente di avere la certezza di essere compliant alle normative e garantisce protezione delle informazioni e data privacy.
Oltre a questo, il servizio realizzato da Top Consult si caratterizza per:
Ricezione automatica, la soluzione è infatti in grado di acquisire rapidamente i contenuti
Organizzazione delle informazioni, grazie a tecniche di riconoscimento il software estrae i dati che caratterizzano i messaggi
Trasmissione automatica e in tempo reale di tali messaggi alle persone che devono visionarli
Richiesta tempestiva di intervento dei collaboratori che devono trattare eventuali richieste
Invio di notifiche, secondo specifici workflow, in modo che ciascuna attività sia presa in carico velocemente
Organizzazione di un intero flusso di lavoro automatizzato, cioè una sequenza di attività che deve riguardare un determinato documento
Possibilità di monitoraggio e reportistica dello svolgimento dei processi che richiedono scambio di mail certificata
Conservazione a norma
A valle di tutto questo, naturalmente, il vantaggio immediatamente verificabile dalle aziende che adottano TopMedia Social NED è un significativo risparmio di tempo che si traduce nella possibilità di impegnarsi in lavori che generano più valore aggiunto e rendono le persone più soddisfatte.
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Come funziona il software per la gestione delle PEC
Il mercato offre varie soluzioni per la gestione delle PEC. Esse possono caratterizzarsi per funzionalità aggiuntive studiate in risposta a richieste specifiche delle imprese.
In generale, però, una piattaforma software per la gestione delle PEC funziona svolgendo i seguenti task:
- Ricezione/invio in conformità con la legislazione, usando connessioni sicure
- Apposizione della firma digitale per autenticare l’integrità dei contenuti
- Categorizzazione dei messaggi
- Gestione degli allegati
- Uso di tecniche crittografiche per porre al sicuro i dati
- Disponibilità di raffinate tecniche di gestione e recupero delle informazioni
- Conservazione a norma
- Integrazione dei dati con altri applicativi dell’ecosistema IT
- Automatizzazione di fasi di processo che includono la PEC.
Scopri i Servizi PEC gestiti con la piattaforma documentale
Grazie alle funzionalità evolute di un sistema documentale, le aziende possono contare su un valido collaboratore a cui delegare le attività ripetitive, routinarie, a basso valore aggiunto.
In particolare, una piattaforma documentale come TopMedia Social NED consente di centralizzare tutta la corrispondenza, o altri documenti, in un unico database che in automatico verrà sempre arricchito e aggiornato in modo da risultare un prezioso strumento da utilizzare per accedere ai dati.
Guardando, nello specifico alla PEC, i principali servizi gestiti riguardano:
- Una maggiore sofisticazione nella ricezione delle comunicazioni PEC. Il sistema si occupa di svuotare la casella (senza dunque correre rischi di sovraccaricarla) e di smistare correttamente i messaggi in modo che nessuna informazione resti in attesa
- Classificazione automatica dei documenti secondo i contenuti
- Assegnazione in automatico delle attività da svolgere. Il software di gestione PEC valuta autonomamente gli elementi rilevati nelle comunicazioni PEC arrivate
- Invio in conservazione a norma di tutti quei contenuti ritenuti dall’azienda importanti dal punto di vista legale
- Le aziende possono delineare dei workflow documentali in cui solleciti e richieste di intervento sono spedite in autonomia dal software di gestione PEC
- Funzioni evolute di workflow documentali, consentono di confrontare gli esiti delle attività (valutando reportistiche automatiche) in modo da evidenziare eventuali situazioni critiche ed evitare rallentamenti nei processi.
In quali ambiti utilizzare il software per le PEC aziendali
Un software per la gestione PEC è utilissimo in qualsiasi dipartimento delle organizzazioni pubbliche e private per gestire comunicazioni, dallo scambio di dati sensibili ai documenti legali.
Seguono alcuni degli ambiti aziendali in cui tali sistemi sono sicuramente utilizzabili e già attualmente usati da tante realtà:
Amministrazione e finanza
La PEC è uno dei canali utilizzabili per le fatture elettroniche, per inviare dichiarazioni e comunicazioni varie alle autorità fiscali, alla Ragioneria di Stato e al MEF – Ministero delle Economia e Finanze. Data la natura di questi messaggi, è importantissimo dotarsi di software che li conservino in maniera corretta.
Interscambio di dati con la PA
Incluso invio di ordini mediante NSO – Nodo smistamento ordini, per lavorare con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (nello specifico, i documenti relativi agli ODA – Ordini di Acquisto e alla loro esecuzione).
Risorse umane
Mediante un software per la gestione delle PEC è possibile inviare contratti di lavoro così come informazioni su ricezione ed esiti di candidature o avvisi di licenziamento, comunicazioni sindacali e previdenziali e così via.
Business unit tecniche
Anche i documenti inerenti alle specifiche di prodotto, disegni eccetera possono essere organizzati con soluzioni per la gestione PEC.
Area marketing e vendite
Tutte le transazioni che tipicamente si effettuano con i clienti (invio delle offerte, di promozioni, personalizzazioni e poi conferme eccetera) sono più efficacemente gestibili con un software per la gestione PEC che ottimizza l’organizzazione dei documenti, la tracciabilità degli scambi eccetera.
Uffici acquisti
Le comunicazioni in merito ad approvvigionamenti e supply chain possono essere gestite con una soluzione per la gestione elettronica delle PEC.
Legale. Contratti, avvisi, comunicazioni ufficiali: tutti questi documenti sono gestibili via PEC.
La soluzione TopMedia Social NED per la gestione della corrispondenza, protocollo e PEC
Aziende Private
Ottimizzata sulle esigenze dei privati
Integrazione completa:
Corrispondenza - Social Flow - Conservazione digitale
Automazione dei processi
Aumento della sicurezza
Acquisizione di velocità
Conforme alla normativa
L’utilizzo degli automatismi in una piattaforma di gestione documentale migliora l’efficienza, riduce gli errori umani e accelera i processi aziendali legati alla corrispondenza, protocollo e alla PEC. I workflow documentali automatizzano le attività ripetitive e routine, consentendo al personale di concentrarsi su compiti ad alto valore aggiunto e migliorando la produttività complessiva dell’azienda.
La normativa
Conservazione PEC a norma di legge
Il CAD – Codice dell’Amministrazione digitale definisce il documento informatico quale “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Anche un messaggio PEC è da considerarsi un documento informatico a tutti gli effetti.
Nelle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici si stabilisce che “l’obbligo di conservazione dei documenti d’archivio è inteso a salvaguardare diritti soggettivi, interessi legittimi, il diritto d’acceso, la ricerca a fini storici, culturali e scientifici ed è finalizzato alla fruizione dei documenti per finalità amministrative e per interesse storico”.
Nell’art. 2220 del Codice Civile si aggiunge, poi che i documenti e le scritture contabili, devono essere conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
In più, l’art 2214 del C.C. obbliga le aziende a “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” si può interpretare tale obbligo anche in relazione alle mail rilevanti per l’impresa.
Ma cosa fare per rispettare correttamente l’obbligo di conservazione PEC?
Bisogna seguire delle indicazioni tecniche semplici ma precise.
La conservazione a norma di legge delle PEC prevede che sia conservata la Ricevuta di consegna completa, cioè contenente tutti gli elementi che la caratterizzano: il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutti i dati necessari (identificativo id del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).
Una piattaforma di gestione documentale può agevolare le aziende nel rispettare tali imposizioni, centralizzando tra l’altro tutte le comunicazioni (per esempio, anche nel caso serva unificare messaggi derivanti da varie caselle PEC che spesso vengono aperte presso uffici differenti).
FAQ sulla gestione della PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta un’innovazione nel mondo delle comunicazioni aziendali, tuttavia spesso si sottovaluta l’importanza della sua corretta conservazione a norma. Questo obbligo di legge, poco conosciuto, richiede un’attenzione particolare affinché i messaggi scambiati abbiano valore giuridico nel tempo, sottolineando l’importanza di una gestione accurata e integrata.
Tuttavia, non tutte le aziende sono consapevoli che la normativa che regola l’uso della PEC (affinché sia giuridicamente valida) impone la conservazione digitale a norma dei messaggi per un certo periodo di tempo e secondo un processo e misure tecniche specificate dalla legislazione vigente.
La REM – Registered Electronic Mail – rappresenta il nuovo standard europeo che sostituirà la PEC – Posta Elettronica Certificata attualmente utilizzata in Italia. Con la REM si attua un importante cambiamento che indica uno step significativo in direzione dell’armonizzazione della posta elettronica digitale all’interno dell’Unione e della sicurezza dello scambio di comunicazioni e contenuti via mail tra attori residenti nei vari Paesi.
Per trasmettere e ricevere messaggi verso e dal NSO, imprese ed enti possono usare gli stessi sistemi utilizzati anche per la fatturazione elettronica, più PEPPOL, il progetto europeo per uno standard nello scambio dei documenti fiscali. Da specificare che, come chiarito nelle Linee guida al NSO messe a disposizione dalla Ragioneria di Stato, mittente e destinatario possono usare anche modalità diverse, per esempio il mittente può inviare con PEC e il destinatario può ricevere il messaggio tramite SDI.
L’implementazione di un efficace sistema di conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata (PEC) all’interno di un robusto sistema documentale rappresenta un pilastro imprescindibile per le aziende nel contesto digitale contemporaneo. Esploriamo i molteplici benefici che derivano dall’aderire a tali regolamentazioni, non solo come obbligo legale, ma come fonte di vantaggio strategico per la gestione dei documenti aziendali.
La conservazione digitale rappresenta l’epilogo di un efficace processo di gestione documentale, ma non solo, in alcuni casi essa è obbligatoria. Le aziende che dematerializzano i propri archivi documentali beneficiano, indubbiamente, di molteplici vantaggi a partire dalla riduzione dei costi operativi per arrivare a una migliore efficienza complessiva inclusa la gestione della PEC.
Dal punto di vista pratico, fare una completa ed efficace gestione documentale (compreso l’utilizzo di un software per la gestione PEC) garantisce il trattamento dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro produzione (o acquisizione da fonti esterne) alla loro conservazione. Tutto questo presuppone che vi siano le premesse tecniche e organizzative per facilitare l’interscambio di dati e agevolare la fruizione dei documenti da parte di tutti coloro che sono coinvolti nel trattamento, ovunque essi siano e qualunque sia il dispositivo che stanno utilizzando.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
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