Gestione Ordini Elettronici NSO
Crea, invia, riceve e conserva a norma gli Ordini XML-UBL trasmessi verso NSO
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NSO: che cos'è il Nodo Smistamento Ordini
In evidenza – febbraio 2023
Sono state pubblicate le nuove regole tecniche da adottare per l’emissione e la trasmissione degli ordini e degli altri documenti elettronici mediante il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO). Approfondisci qui
Il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) è il sistema tramite il quale amministrazioni pubbliche e fornitori, anche avvalendosi di intermediari, si scambiano documenti elettronici attestanti l’ordinazione degli acquisti di beni e servizi.
Ne deriva che dovranno essere trasmessi al Nodo Smistamento Ordini quei documenti che attestano:
- L’acquisto di beni e prodotti necessari alla pubblica amministrazione: da una parte, trattandosi di enti del Servizio Sanitario Nazionale, avremo i beni prettamente utili per le attività medicali (si pensi ad esempio a una fornitura di rulli di carta per ricoprire i lettini di un ambulatorio, oppure una fornitura di bisturi usa e getta). Dall’altra, anche per beni non direttamente correlati all’attività sanitaria (in questo caso per esempio si può pensare a una fornitura di computer per gli uffici amministrativi di un ospedale).
- L’acquisto di servizi: questo aspetto riguarda i documenti per l’acquisto e, di conseguenza, il pagamento di svariate prestazioni. Per esempio, una consulenza in ambito privacy per capire come trattare i dati personali gestiti da un ospedale alla luce del GDPR.
- Da trasmettere al Nodo Smistamento Ordini anche i documenti attestanti l’esecuzione degli acquisti, come per esempio lo stato avanzamento lavori.
Quali sono i compiti del NSO?
Secondo la legge, le funzioni svolte dal NSO sinteticamente sono:
- la gestione dello scambio tra clienti e fornitori di documenti inerenti agli ordini di acquisto;
- il recapito corretto dei documenti; la verifica della correttezza dei documenti;
- la verifica della presenza nei documenti delle informazioni per il pagamento.
Precisamente, il Nodo smistamento ordini provvede alla gestione dello scambio di documenti relativi agli acquisti tra enti pubblici e fornitori, consentendo a questi soggetti anche di servirsi di intermediari.
A chi si rivolge
Obbligo di Ordine Elettronico con il Nodo Smistamento Ordini (NSO) in vigore per enti e fornitori del Servizio Sanitario Nazionale
Da quando
La data di decorrenza riferita al nuovo obbligo di gestione degli ordini via NSO, prevista dal decreto ministeriale del 27 dicembre 2019, è il 1° febbraio 2020 per la cessione di beni e dal 1° gennaio
Quali sono le novità?
Formato XML-UBL e il canale PEPPOL sono le novità rispetto alle regole della Fatturazione Elettronica. PEPPOL è il canale obbligatorio per la regione Emilia-Romagna.
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Quali sono i vantaggi della Gestione Ordini Elettronici NSO?
Ridotto rischio di errori, processi aziendali più veloci, impiego di meno risorse: i vantaggi dell’introduzione del NSO – Nodo Smistamento Ordini nella trasmissione dei documenti relativi a ordini ed esecuzione lavori, inciderà positivamente su diversi ambiti della quotidianità aziendale.
Se l’unico svantaggio è infatti quello di dover imparare a utilizzare un nuovo strumento digitale, l’introduzione del nuovo obbligo permetterà alle imprese di dematerializzare e innovarsi.
I vantaggi per le imprese private che si troveranno a dematerializzare un ulteriore aspetto della gestione documentale aziendale sono innegabili. Se già la fatturazione elettronica aveva portato, con i cicli attivo e passivo, a eliminare carta, lo stesso permetterà di fare l’introduzione del Nodo Smistamento Ordini.
Da evidenziare anche che i documenti che saranno trasmessi tramite Nodo Smistamento Ordini saranno realizzati obbligatoriamente in formato UBL XML: un particolare che si riaggancia al concetto di integrazione e interoperabilità dei sistemi, in quanto si tratta di un peculiare formato di file che può definirsi internazionale, in quanto è uno standard riconosciuto anche al di fuori dei confini nazionali italiani.
Quali sono i canali di comunicazione NSO?
L’invio e la ricezione dei documenti verso e da NSO potrà avvenire attraverso 4 canali di comunicazione analoghi a quelli utilizzati per la trasmissione delle fatture elettroniche, con aggiunta di PEPPOL: WebServices – FTP – PEC – Infrastruttura PEPPOL
Che cos'è il canale Peppol
Il canale PEPPOL, unica novità rispetto ai canali utilizzati per la Fattura Elettronica, è utilizzabile da tutti gli attori (Clienti, Fornitori, Intermediari) e può essere rappresentata come un’infrastruttura di trasporto gestita da una rete di Access Point (AP), ossia nodi che gestiscono lo smistamento e l’inoltro dei Messaggi.
PEPPOL è dotato di un sistema di indirizzamento che consente al Mittente di conoscere l’identificativo del Destinatario (endpoint) a cui deve essere recapitato il Messaggio. La trasmissione dei messaggi a NSO è eseguita dagli Access Point in modo trasparente per gli operatori.
Top Consult è Access Point Peppol certificato. Top Consult possiede un Access Point Peppol accreditato, permettendo la gestione e la trasmissione di documenti standardizzati nel linguaggio UBL.
Inoltre, possiede la certificazione SMP (Service Metadata Publisher), che gli consente di gestire la propria infrastruttura di identificatori sulla rete PEPPOL
La nostra soluzione integra il mondo PEPPOL nel portale TopMedia Social NED includendo la gestione, l’invio e la ricezione degli ordini, dei ddt e delle fatture elettroniche in modo totalmente automatizzato, transitando sull’infrastruttura PEPPOL.
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La Soluzione Top Consult per la Gestione Ordini Elettronici NSO
Basandosi sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED, è lo strumento ideale per la spedizione e la ricezione degli ordini, per la gestione dei flussi di interscambio e per la loro successiva conservazione a norma
Gestione Ordini in ingresso e in uscita attraverso tutti i canali: Web Service, PEC, Ftp e PEPPOL
Monitoraggio dello stato del documento
Workflow autorizzativi e di smistamento personalizzati
Creazione dell'ordine XML-UBL a partire da file di testo se ERP aziendale non fosse in grado di generarlo
Riconciliazione degli Ordini con ERP aziendale
Conservazione digitale in house o in outsourcing
Obblighi di legge
La legge di Bilancio 2018 al comma 411 dispone che “l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione dei documenti attestanti l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi devono essere effettuate in forma elettronica.”
L'opinione Top Consult
FAQ sulla Gestione Ordini Elettronici NSO
Il formato XML UBL è pensato con lungimiranza affinché in tutto il mondo le procedure di gestione documentale commerciale siano riconosciute, in nome dell’interoperabilità.
Internazionalizzazione, interoperabilità e maggiore comodità nella gestione documentale relativa al proprio business oltre i confini nazionali. Questi sono gli obiettivi per le aziende e le pubbliche amministrazioni che si prefigge lo standard XML UBL, il formato previsto per la realizzazione dei documenti d’ordine tra fornitori ed enti del Servizio Sanitario Nazionale che obbligatoriamente transitano dal NSO – Nodo Smistamento Ordini. L’adozione di tale formato va dunque interpretata come una possibilità per restare competitivi sul mercato: le scelte dei legislatori sembrano puntare a una gestione documentale sempre più standardizzata.
Per trasmettere e ricevere messaggi verso e dal NSO, imprese ed enti possono usare gli stessi sistemi utilizzati anche per la fatturazione elettronica, più PEPPOL, il progetto europeo per uno standard nello scambio dei documenti fiscali. Da specificare che, come chiarito nelle Linee guida al NSO messe a disposizione dalla Ragioneria di Stato, mittente e destinatario possono usare anche modalità diverse, per esempio il mittente può inviare con PEC e il destinatario può ricevere il messaggio tramite SDI.
Riepilogando, ci sono quattro sistemi selezionati dal Ministero dell’Economia e delle Finanze per trasmettere i messaggi al NSO – Nodo Smistamento Ordini: PEC – Posta elettronica certificata, Web service – SDICoop, Canale FTP – Servizio SDIFTP e PEPPOL.
Si può ritenere che gli impatti su enti e strutture sanitarie saranno di due generi:
- Da una parte, l’introduzione dell’obbligo di utilizzare l’NSO avrà conseguenze di natura pratica: per esempio, si presenterà la necessità di usare soluzioni tecnologiche e informatiche e di creare documenti in formato UBL XML.
- Dall’altra, gli impatti potrebbero avere la portata di un cambiamento nella cultura aziendale: il nuovo sistema potrà sospingere in avanti le imprese nel loro percorso di dematerializzazione.
Il NSO ha il vantaggio di rendere automatici molti passaggi della procedura di trasmissione dei documenti di ordine, situazione che per le aziende comporta un risparmio in termini di tempo e di risorse.
Il sistema ha il vantaggio di rendere automatici molti passaggi della procedura di trasmissione dei documenti di ordine, situazione che per le aziende comporterà un risparmio in termini di tempo e di risorse. Non meno importante, i processi di trasmissione degli ordini tramite Nodo Smistamento Ordini sono stati pensati per garantire maggiore trasparenza negli acquisti della pubblica amministrazione sanitaria, proprio grazie all’automatizzazione e alle caratteristiche descrittive dei documenti trasmessi in modo digitale.
Un progetto pensato per trovare uno strumento internazionale di gestione delle attività di e-procurement. Questo è PEPPOL, servizio utile da conoscere anche per le aziende italiane che si trovano alle prese con il NSO – Nodo Smistamento Ordini. Infatti, PEPPOL rappresenta uno dei sistemi di comunicazione tra i soggetti coinvolti nello scambio di documenti e il Nodo Smistamento Ordini. Servirsi di PEPPOL in questo contesto rappresenta un’occasione per porre la propria gestione documentale a un livello europeo, assumendo valore sul mercato.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
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