Fatturazione elettronica per gestire in sicurezza le fatture digitali
Gestisce in sicurezza le fatture PA e B2B e tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo
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Service
Soluzioni per la Fatturazione Elettronica
Il processo di fatturazione elettronica consiste nella creazione, emissione, invio, organizzazione e conservazione delle fatture totalmente in digitale, cioè senza fare ricorso alla carta in alcuno di questi passaggi. Tale processo in Italia si è reso obbligatorio, secondo specifiche procedure tecniche, prima per la Pubblica amministrazione, e dal 2019 in poi per tutte le aziende e gli enti, inclusi i professionisti.
Top Consult offre una soluzione completa (in cloud e on premise, facilmente integrabile negli ecosistemi IT) che gestisce l’intero flusso della fatturazione elettronica, ossia di tutto il processo che va dalla creazione (o dal recepimento) delle fatture elettroniche, sino alla conservazione a norma delle stesse, passando per il loro interscambio con il sistema predisposto. Si tratta di TopMedia Social NED.
Dietro alla Fatturazione Elettronica il vero obbligo per le aziende è quello della Gestione Documentale. La fattura è infatti solo uno dei documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda e diventa più significativa quando è inserita nel contesto dei documenti che la precedono e che la seguono (ordini, bolle, pagamenti, estratti conto, solleciti, PEC, ecc.).
La soluzione più corretta è quindi quella di introdurre la Gestione Documentale per dematerializzare e “correlare” tutti i documenti della filiera, adottando una soluzione ampia e completa che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi.
FATTURAZIONE ELETTRONICA PA
Dal 6 giugno 2014, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA che intrattengono rapporti commerciali con le PA.
FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B
Dal 1 gennaio 2019, la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per i rapporti B2B. A partire dal 2024, anche le ultime categorie di aziende che erano esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica in Italia dovranno aderirvi, compresi i soggetti con ricavi inferiori a 25mila euro.
FATTURAZIONE ELETTRONICA EUROPEA PA
Dal 18 aprile 2020 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per le aziende che lavorano con le PA di tutti gli stati membri dell’Unione Europea.
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Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
Ottimizza il ciclo attivo
Ciclo attivo spedisci con il Social NED l'XML creato dal tuo gestionale o fornisci solo i dati; Il Social NED creerà XML e lo spedirà allo SDI.
Ottimizza il ciclo passivo
Ricevi la fattura fornitore dallo SDI, gestisci con il Social Flow il flusso di controllo della fattura emettendo e inviando allo SDI le notifiche di scarto o di accettazione ottimizzando così il Ciclo Passivo che funziona per tutti i tipi di Fatture (FE XML o PDF)
Firma digitale massiva
Firma digitalmente le fatture elettroniche verso la PA in maniera massiva direttamente con la piattaforma documentale
Conservazione digitale a norma di legge
Conserva digitalmente a norma di legge le fatture elettroniche clienti e fornitori e le notifiche correlate in House o affidando in outsourcing a Top Consult la responsabilità del servizio per tutto il periodo obbligatorio.
Come funziona il processo di fatturazione elettronica
Secondo quanto stabilito dalla normativa italiana, per creare una fattura elettronica è necessario produrre un file XML (eXtensible Markup Language). Tale file deve essere scambiato solo, ed esclusivamente, mediante lo SdI, il Sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate.. Nel primo caso si fa riferimento alla creazione delle fatture (tipicamente nel ciclo attivo) e nel secondo alla ricezione (ciclo passivo).
Ciclo attivo
- Produzione della Fattura Digitale – utilizzo di un software di fatturazione per creare la fattura
- Generazione del file in formato XML – convertire la fattura in un formato XML conforme alle norme.
- Firma Elettronica del documento fiscale – apporre una firma elettronica per garantire l’autenticità.
- Invio allo SdI ((Sistema di Interscambio) – compiuti i controlli per individuare errori formali (che, nel caso, comportano l’invio da parte del sistema di una Notifica di scarto), recapita le fatture digitali ai destinatari.
- Ricezione della Ricevuta di Consegna (RC) – attendere la conferma di consegna o la notifica di errore (se dopo vari tentativi SdI non riesce a mandare il documento, invierà la segnalazione di Mancata Consegna.)
- Archiviazione nel sistema documentale – preservare la copia della fattura nel sistema.
- Conservazione digitale – conservare digitalmente la fattura per il periodo richiesto dalla legge.
Ciclo passivo
- Ricezione – ricevere la fattura tramite il canale accreditato o la PEC – Posta Elettronica Certificata.
- Verifica della sua corrispondenza – confrontare la fattura con ordini e documenti di trasporto e consegna.
- Integrazione nella piattaforma documentale
- Registrazione dei Dati della Fattura: registrare i dati della fattura (sia per fini gestionali sia fiscali).
- Conservazione digitale – conservare digitalmente la fattura per la conformità legale.
La soluzione per la Fatturazione Elettronica di TopMedia Social NED
La piattaforma documentale TopMedia Social NED è lo strumento ideale per la spedizione e la ricezione delle fatture elettroniche, per la gestione dei flussi di interscambio e per la loro successiva conservazione a norma. Inoltre le fatture elettroniche vengono firmate digitalmente da TopMedia Social NED in maniera massiva.
Normativa sulla fatturazione elettronica
Obblighi di legge
La Conservazione Digitale delle Fatture Elettroniche è obbligatoria!
Lo sapevi che la Conservazione digitale è obbligatoria per le Fatture Elettroniche, e rappresenta inoltre una grossa opportunità per l’azienda?
Con TopMedia Social NED il cliente può decidere di conservare i documenti in house con il software e i servizi progettati da Top Consult, oppure di affidarla a Top Consult stessa in outsourcing. In entrambi i casi si otterrà la totale dematerializzazione degli archivi fiscali, risparmi di spazi, di tempo e, nel caso dell’outsourcing, la sicurezza di un servizio esterno affidabile e consolidato da lunghi anni di esperienza.
Il processo di fatturazione elettronica è regolato dal decreto legislativo n. 127/2015 (Gazzetta Ufficiale del 18 agosto) in attuazione dell’articolo 9, comma 1, lettere d, g, legge 23/2014 (delega di Riforma Fiscale). Le sanzioni per coloro che non rispettano l’obbligo di fare fatturazione elettronica sono stabilite in base all’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97 che indica un importo compreso “tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato”. In merito alla conformità legale della fattura digitale, l’Agenzia delle Entrate che, con Provvedimento n. 89757/2018 del 30 aprile 2018 quanto segue:
Formato e trasmissione del documento
La fattura deve essere scambiata solamente in formato XML - eXtensible Markup Language. La trasmissione del file deve avvenire tramite canali sicuri che prevedono le notifiche di ricezione avvenuta da parte del destinatario.
Contenuto
Ciascun documento fiscale deve riportare tutti i dati richiesti dalle autorità fiscali (i dati del cliente, la descrizione dei prodotti/servizi, le aliquote applicate eccetera).
Integrità
La fattura elettronica non deve includere codici eseguibili per modificare i contenuti della fattura stessa.
Conservazione
Le fatture digitali devono essere conservate (mediante il processo stabilito nella legislazione inerente alla Conservazione a norma) per un certo periodo di tempo prestabilito e in modo che siano in un qualsiasi momento di tale periodo presentate alle Autorità.
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L'opinione
La Fatturazione Elettronica Europea PA
“A partire dal 18 aprile 2020 scatterà l’obbligo di Fatturazione Elettronica per tutte le aziende che lavorano con le PA di tutti gli stati membri dell’Unione Europea.
Il formato sarà XML UBL tra i canali di comunicazione per la trasmissione sarà PEPPOL, già utilizzato per la gestione degli ordini elettronici via Nodo Smistamento Ordini (NSO).
Top Consult è diventato Access Point Peppol accreditato, e sta studiando le normative dei paesi europei, è in grado quindi di gestire e trasmettere anche gli altri documenti standardizzati nel linguaggio UBL.”
Matteo Zaffagnini
Direttore Marketing Top Consult
FAQ sulla fatturazione elettronica
Con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1 gennaio 2019, non solo i soggetti IVA si sono preoccupati dell’impatto che avrebbe potuto avere questa innovazione. Anche i destinatari della fattura, i clienti, si sono fatti domande su che cosa sarebbe cambiato per loro.
La fattura elettronica per molti si è rivelata una novità, perché non rientranti nelle categorie soggette all’obbligo già da luglio 2018 (professionisti delle filiere dei carburanti e dei subappalti) o perché non dovessero fatturare alle pubbliche amministrazioni.
Come ogni nuova tecnologia dunque ha portato con sé dubbi e preoccupazioni, anche in materia di come mettere in pratica il procedimento.
La conservazione digitale rappresenta l’epilogo di un efficace processo di gestione documentale, ma non solo, in alcuni casi essa è obbligatoria. Le aziende che dematerializzano i propri archivi documentali beneficiano, indubbiamente, di molteplici vantaggi a partire dalla riduzione dei costi operativi per arrivare a una migliore efficienza complessiva. D’altra parte, con l’introduzione di varie normative che sempre più spingono verso la digitalizzazione (da quella sulla fatturazione elettronica in poi), qualsiasi organizzazione non può più evitare di occuparsi di questa materia.
Dematerializzazione, comodità e risparmio di tempo sono i motivi principali per cui un’azienda dovrebbe dotarsi di un software professionale per la gestione del servizio di fatturazione elettronica. L’entrata in vigore dell’obbligo di produrre fattura elettronica e, di conseguenza, la necessità di usare un software idoneo allo scopo, deve essere visto come un’opportunità per digitalizzare il processo ed eliminare la carta in eccesso in azienda, con la comodità di avere in un’unica soluzione il trattamento completo del ciclo di fatturazione, senza scordare le garanzie in materia di security.
L’entrata in vigore dell’obbligo a partire dal 1 gennaio 2019 era previsto nella Legge di Bilancio 2018 (legge numero 205/2017). La normativa prevedeva che a partire da quella data le fatture emesse per la cessione di prestazioni e beni tra soggetti stabiliti in Italia dovessero essere solo elettroniche. Tale circostanza è stata attuata ed è valida sia che la cessione avvenga per operazioni B2B, quindi tra due soggetti che dispongono di partita IVA, sia B2C, cioè nei confronti di un cliente non soggetto IVA. Per professionisti e imprese appartenenti alle filiere dei carburanti e dei subappalti inoltre, l’obbligo di fatturazione elettronica è scattato già dal 1 luglio 2018.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
