Conservazione Digitale LEX

Il sistema di conservazione digitale, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero: natura e funzione del sistema.
Le nuove “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione”, emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti (aggregazione di più documenti informatici); i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilità del Responsabile della Conservazione, che deve agire in collaborazione con altre figure aziendali quali il responsabile Sistemi Informativi, il Responsabile del trattamento dei dati personali, il Responsabile della Sicurezza e il Responsabile della Gestione Documentale.Tra i doveri del Responsabile Conservazione ci sono la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, che ora è diventato obbligatorio ed è la conseguenza di un lavoro spesso collegiale: descrive il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione digitale. Inoltre i cambiamenti introdotti dalle nuove regole non sono solo informatici, ma soprattutto organizzativi, richiedono quindi una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.