La PEC – Posta Elettronica Certificata, ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento, per questo ai fini civilistici (art. 2220 del Codice Civile), le aziende sono tenute a conservare la corrispondenza commerciale (e quindi la PEC) in entrata ed uscita per un periodo minimo di 10 anni.
La Conservazione Digitale a norma deve essere considerato un servizio obbligatorio che le aziende devono attivare, non necessariamente è compreso nell’acquisto di una casella PEC da un provider autorizzato. Il provider PEC, infatti, è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC.
Va da sé che, passati i 30 mesi, i provider avranno facoltà di eliminare tutto con il rischio reale che, in fase di contradditorio, la parti non saranno in grado di portare ad evidenza le PEC come prove esaustive.
È quindi importante per ogni realtà aziendale gestire in forma ordinata l’archiviazione in automatico di tutta la corrispondenza in entrata ed uscita, PEC compresa, di protocollarla, conservarla digitalmente e distribuirla internamente attivando tutti gli RPA necessari.
Non tutte le aziende considerano che i messaggi di posta elettronica, come tutta la corrispondenza aziendale, sono da conservare per 10 anni (art.2220 C.C.); la PEC per sua natura è una mail molto speciale.
Scopriamo insieme il funzionamento del nuovo standard europeo per la posta elettronica, la REM (Registered Electronic Mail), destinata a soppiantare la PEC.
Un software gestionale documentale per PEC è oggi fondamentale per qualsiasi azienda. Ecco perché e come scegliere quello ideale.
Innalzare il livello di sicurezza della posta elettronica certificata ed estenderne l’utilizzo a tutti i Paesi membri della UE: con questa doppia finalità nasce l’esigenza di utilizzare la REM al posto della PEC.
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La digitalizzazione dei processi aziendali continua nel 2021. Abbiamo cominciato con la fatturazione elettronica nel 2019, e continuiamo con gli altri documenti, ecco di seguito una breve sintesi delle scadenze del 2020 e del 2021.
Il 27 ottobre 2020 la Corte Suprema di Cassazione ha siglato con il Consiglio Nazionale Forense, la Procura Generale e l’Avvocatura dello Stato, il Protocollo d’intesa per la digitalizzazione degli atti nei processi civili davanti alla Corte di Cassazione.
Il Decreto Semplificazioni (art. 37 del D.L. 76/2020) prevede l’obbligo per tutte le imprese di comunicare telematicamente al registro imprese il proprio domicilio digitale, quindi la PEC, entro il 1° ottobre 2020.
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