Protocollo informatico

La gestione dei flussi documentali prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano essere conservati. Il protocollo informatico è un insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale. Le regole tecniche per il protocollo informatico definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.
Il documento informatico deve prima di tutto avere caratteristiche di integrità e immodificabilità e ciò viene garantito mediante l’attribuzione di un codice identificativo, l’assegnazione di una segnatura di protocollo (che identifichi l’amministrazione o l’area dell’organizzazione che ha prodotto il documento stesso) e la classificazione in modo che possa essere associato ai fascicoli e ai processi di riferimento. A questo punto documenti, fascicoli e/aggregazioni documentali così redatti sono inviati all’archivio. Precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione deve avvenire ogni giorno, generando quindi il registro giornaliero di protocollo.
Il sistema di protocollo informatico, a questo proposito, oltre all’invio in conservazione giornaliero del registro, prevede requisiti minimi di sicurezza quali: identificazione e autenticazione degli utenti, controllo degli accessi, tracciamento degli eventi di modifica, protezione delle registrazioni, rispetto delle regole di gestione dei dati personali.