Responsabile della Conservazione

Il responsabile della conservazione digitale dei documenti interno all’organizzazione può decidere di affidare il processo di conservazione, o parte di esso, in outsourcing a realtà pubbliche o private che offrano tutte le garanzie organizzative e tecnologiche necessarie.
Il responsabile della conservazione esterno fa però diretto riferimento alla figura interna la quale formalizza un vero e proprio contratto, che entra nel dettaglio di funzioni e competenze delegate, e che ha il compito di vigilare sulla corretta realizzazione del processo di conservazione. 
Il responsabile della conservazione digitale dei documenti è colui che definisce e attua tutte le politiche relative al sistema di conservazione, lo governa con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato, e fornisce poi agli utenti ciò di cui hanno bisogno. Si tratta quindi di una figura fondamentale che, per legge, deve essere presente in tutte le pubbliche amministrazioni, nelle aziende private così come negli studi professionali, il responsabile della conservazione digitale si deve dedicare ai flussi in entrata e in uscita dei documenti e ne garantisce la conservazione digitale stessa al fine che essi mantengano la loro validità giuridica e probatoria.