Al cuore del sistema di gestione documentale di Top Consult vi è TopMedia Social NED, la piattaforma dotata di una serie di moduli che la rende completa, capace di rispondere alle esigenze degli addetti di qualsiasi dipartimento aziendale. Essa vanta funzionalità di base, quali quelle per la gestione della fatturazione elettronica degli ordini mediante NSO (Nodo Smistamento Ordini), ma anche capacità evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attività.
Gestione documentale: più controllo ed efficienza con una piattaforma documentale enterprise a servizio delle aziende
Top Consult, azienda torinese con esperienza ultradecennale, più di 35 anni di attività, ha realizzato una soluzione robusta, potente e pensata per rispondere interamente ai bisogni di digitalizzazione dei documenti, dalla loro produzione (o acquisizione) alla conservazione a norma.
TopMedia Social NED è dunque una piattaforma italiana, scritta per il mondo enterprise nel pieno rispetto della normativa nazionale.
La soluzione, disponibile anche in cloud, è scalabile in modo che possa accompagnare le crescite del business e il coinvolgimento degli addetti di ciascuna organizzazione, rispettando l’ambiente IT preesistente e offrendo così la possibilità di sfruttare tutte le potenzialità del digitale, senza penalizzare gli investimenti pregressi. Garantisce elevati livelli di sicurezza, business continuity, disaster recovery e si contraddistingue per l’elevata affidabilità nel trattare più archivi documentali e imponenti carichi di lavoro, grazie a funzioni native di load balancing e fault tolerance.
TopMedia Social NED è modulare, affinché l’impresa man mano ampli il proprio perimetro di innovazione, adottando soluzioni che le consentano di procedere nel suo percorso di digital transformation.
Come controllare i processi con la piattaforma documentale TopMedia Social NED
La soluzione per la gestione documentale fornita da Top Consult propone le funzionalità tipiche di gestione documentale elettronica e molto di più. Arriva, infatti, a occuparsi di tutti i file riguardanti il ciclo attivo e passivo, così come di quelli che servono per la gestione della documentazione inerente alla logistica, come DDT (Documenti di Trasporto) o bolle di accompagnamento, fino ai documenti dagli uffici risorse umane.
Così facendo, le aziende, oltre a sperimentare l’immediatezza della gestione digitale, possono fruire della preziosa opportunità di monitorare in tempo reale lo svolgimento dei processi. Grazie a dashboard personalizzabili, è possibile verificare cosa sta accadendo in azienda, se vi sono inefficienze, interruzioni di processo, colli di bottiglia o momenti in cui è necessario un intervento per ristabilire il flusso corretto delle attività.
TopMedia Social NED è facilmente integrabile con gli altri applicativi aziendali, a partire dall’ERP, in modo da instaurare un circolo virtuoso che alimenta e valorizza il patrimonio informativo aziendale. Il sistema documentale raccoglie e omogeneizza tutti i dati presenti nei documenti (dati strutturati e destrutturati) e li fornisce al resto dei sistemi da cui, a sua volta, attinge per aiutare a impostare modelli di processi ottimizzati.
Questo significa innalzare il livello di interoperabilità all’interno dell’azienda. Tale interoperabilità si può estendere anche ai partner di filiera, grazie a integrazioni e scambi di dati in piena sicurezza.
Per esempio, guardando agli ambienti SAP, grazie al modulo SAP Aligner è possibile trasferire le chiavi indice da SAP a TopMedia Social NED per agevolare la ricerca dei documenti dall’ERP, ma anche dai client Surfer e dalle Web App sfruttabili su qualunque dispositivo (da pc a mobile), a prescindere dal sistema operativo utilizzato.
Perché e come aumentare l’efficienza mediante un sistema di gestione documentale
Gestione documentale: più controllo ed efficienza si ottiene con l’implementazione di TopMedia Social NED, rendendo possibile l’adozione con facilità di nuove procedure di lavoro. Si pensi, per fare un solo esempio, alla realizzazione e digitalizzazione dei contratti digitali.
In particolare, grazie a Easy Contract, il modulo di sottoscrizione digitale dei documenti offerto da Top Consult, è facile comporre contratti digitali mediante browser sfruttabile su qualsiasi device, qualunque sistema operativo esso abbia. In pratica, grazie a questa componente della piattaforma enterprise TopMedia Social NED, si può procedere digitalmente dallo start up del documento sino alla sua conservazione digitale, passando per tutte le approvazioni e le firme necessarie. Il tutto senza mai dover ricorrere a carta e inchiostro.
La conformità alla normativa italiana e non solo
Tra le caratteristiche specifiche della soluzione Top Consult, costruita per gestire i documenti a norma di legge, vi è il pieno rispetto delle normative vigenti. Tra queste il Regolamento EiDAS- Electronic IDentification Authentication and Signature, che garantisce che la firma apposta sui documenti abbia lo stesso valore probatorio di quella autografa.
Inoltre, tra le funzioni del prodotto Top Consult vi è Social NED GDPR, volta a facilitare l’azienda nella sua costruzione di un ambiente uniforme in cui sia garantita la sicurezza dei dati, secondo il Regolamento europeo.
Alcune funzioni dei moduli della piattaforma, denominati SocialFlow e Groupware, possono essere usate per definire workflow automatici al fine di monitorare l’ambiente, tenere traccia dei processi ed eventualmente segnalare correttamente un data breach.
Top Consult consente di supportare le aziende anche dal punto di vista della conservazione a norma dei documenti. L’azienda offre sia la tecnologia che la consulenza per far fronte alla necessità di una corretta archiviazione della conoscenza aziendale. La piattaforma, infatti, da un lato aiuta le aziende a rispettare le varie leggi che regolano la gestione dei contenuti (siano essi ordini, contratti, messaggi di posta elettronica certificata eccetera) e dall’altro agevola la fruibilità delle informazioni tra uffici e geografie diverse, a seconda dei processi in cui sono necessarie.
Il valore della collaboration con la gestione documentale: più controllo ed efficienza
Tra i plus di TopMedia Social NED vi è la focalizzazione sulla collaboration. Il software, oltre a organizzare e ottimizzare la gestione dei documenti, applica le metodologie di comunicazione che caratterizzano i social media, per agevolare il dialogo e il coinvolgimento tra gli addetti a un determinato flusso documentale.
In particolare, offre funzioni per collaborare in modo immediato sfruttando anche i dispositivi mobile e strumenti che si ispirano alle logiche di instant messaging, notifiche e alert tipiche dei social.
Non solo, la piattaforma consente di impostare workflow che includano automatismi per rendere gli utenti il più possibile partecipi e informati sullo svolgimento delle attività e sulla realizzazione dei processi, facendo sì che tutti facciano la propria parte al momento opportuno e si possa intervenire tempestivamente in caso di problemi.
Nello specifico, il modulo Case Flow favorisce la gestione collaborativa delle pratiche affinché esse siano sempre complete e aggiornate. Workflow promuove l’automazione collaborativa dei flussi documentali, in modo che alcuni passaggi siano svolti in autonomia dal sistema.
Per ottimizzare ulteriormente i processi e le tempistiche di svolgimento delle attività, la soluzione Top Consult prevede anche il modulo TopMedia PAY che offre la possibilità di attuare pagamenti digitali in modo facile e intuitivo, senza necessità di passare dal website aziendale ai siti di banche e altre istituzioni finanziarie. Tale opportunità, oltre a garantire una migliore payment experience ai clienti, promuove un notevole efficientamento interno. È il sistema, infatti, a richiedere, inviare e poi conservare tutti i dati utili al pagamento di un prodotto/servizio, in piena autonomia.
I servizi degli esperti Top Consult
A corredo della soluzione software, Top Consult pone il bagaglio di esperienza dei propri consulenti e quanto acquisito sul campo, nella propria attività a fianco delle aziende.
La sua leadership nasce dall’impegno pionieristico (che risale agli albori della legislazione digitale), dalla conoscenza approfondita delle problematiche tecniche, legali e organizzative, dal costante aggiornamento sulle nuove normative, dal numero record di referenze in aziende di ogni tipo e dimensione e dalla capacità di inquadrare gli archivi digitali in un progetto più ampio di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella cioè che fornisce i vantaggi più rilevanti a livello di processi di lavoro.
Top Consult è inoltre in grado di evolvere assieme alle tecnologie, garantendo così la continuità del servizio e degli archivi digitali a norma, anche oltre il minimo obbligatorio di 10 anni.
Tra i servizi offerti, in particolare sul fronte della conservazione, vi sono ConLex 2.0 e ManLex 2.0 che contribuiscono ad assicurare il mantenimento degli archivi a norma di legge.
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “10 cose da sapere per un’efficace gestione documentale“ e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell’azienda, con capacità evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attività senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.
