RPA "Cassetto Doganale" - automazione Doganale per Importazioni
Semplifica e accelera il processo di sdoganamento delle merci per l'importazione, rispettando le normative dell'ADM
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"Cassetto Doganale"
RPA “Cassetto Doganale” è la soluzione ideale per semplificare il processo di recupero automatico dei documenti doganali dal portale dell’ADM (Agenzia delle Dogane e dei Monopoli) per le importazioni. Questa innovativa procedura è stata progettata per rendere lo sdoganamento delle merci più rapido, efficiente e competitivo, seguendo le direttive del progetto europeo Aida 2.0 e promuovendo la digitalizzazione nel contesto del nuovo codice doganale.
Top Consult con un team dedicato segue costantemente le evoluzioni che ADM ha in progetto e che giorno per giorno porteranno alla piena automazione del processo di sdoganamento andando ad implementare al meglio la soluzione.
Automazione delle procedure doganali per l'importazione con RPA "Cassetto Doganale"
Il Ruolo Cruciale della Dogana nell'Importazione
L'importazione di merci è una parte fondamentale del commercio internazionale, ma può essere complessa a causa delle numerose normative doganali e degli adempimenti richiesti. Prima dell'introduzione di RPA "Cassetto Doganale", molte aziende erano costrette a gestire manualmente la documentazione doganale, il che richiedeva tempo, risorse e comportava il rischio di errori umani. Tuttavia, grazie a questa soluzione, il processo diventa più rapido e competitivo.
La Nuova Normativa ADM e Automazione Integrata Dogana Accise (Aida 2.0)
L'ADM ha introdotto una nuova normativa sulle importazioni da Paesi extra europei, che è entrata in vigore dal giugno scorso. Questa normativa è stata sviluppata per recepire le direttive del progetto europeo di Automazione Integrata Dogana Accise (Aida 2.0). Questo progetto fa parte di un più ampio processo di digitalizzazione promosso dal nuovo codice doganale.
Il Codice MRN: Identificazione Unica dei Movimenti Doganali
Ogni movimento doganale è identificato in modo univoco da un codice alfanumerico di lunghezza 18 denominato MRN (Movement Reference Number). Questo codice è essenziale per tracciare e gestire ogni fase del processo doganale.
L'Automazione del Recupero Documenti
Una volta impostato il Tipo Documento contenente gli MRN ottenuti dal sito dell'ADM o forniti dallo spedizioniere, RPA "Cassetto Doganale" effettua una chiamata verso l'ADM utilizzando un accesso dedicato. Durante questa chiamata, è possibile impostare i tipi di documento doganali che si desidera recuperare per ciascun MRN. I documenti PDF risultanti saranno scaricati in una cartella del file system o in un'area di appoggio dedicata.
Archiviazione dei Documenti Doganali
Al momento l’ADM non mette ancora a disposizione un formato XML dei documenti. Dopo il recupero dei documenti, RPA "Cassetto Doganale" estrae automaticamente dai PDF i metadati necessari all’archiviazione dei documenti sulla piattaforma documentale. Gli stessi metadati possono poi essere passati ai gestionali/ERP del cliente per la fase di registrazione contabile. Questo processo di archiviazione è fondamentale per garantire la corretta gestione dei documenti doganali e la tracciabilità delle operazioni.
Conservazione Digitale Conforme alle Normative
È importante notare che i documenti doganali sono soggetti a Conservazione Digitale. In dettaglio: I PDF di tipo "Prospetto di Sintesi" e "Prospetto di Riepilogo Contabile" potrebbero non essere nativamente a norma poiché utilizzano il font non incorporato MyriadPro. Tuttavia, RPA "Cassetto Doganale" è in grado di convertirli in PDF/A senza problemi. I PDF di tipo "Prospetto di Svincolo" risultano già nativamente a norma, garantendo la conformità alle normative vigenti.
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Documenti Doganali Recuperabili
Con RPA “Cassetto Doganale,” è possibile recuperare automaticamente diversi documenti doganali, tutti in formato PDF:
Prospetto di Riepilogo Contabile (ex bolla doganale)
Questo documento viene generato alla conclusione della fase di svincolo delle merci ed è utilizzato per gli adempimenti previsti dalla Normativa Iva. È finalizzato alla dichiarazione dell'imposta pagata all'atto dell'importazione.
Prospetto di Sintesi
Questo documento è una dichiarazione di importazione che riepiloga tutti i dati inerenti alle informazioni sullo sdoganamento. Fornisce una visione chiara delle informazioni chiave.
Prospetto di Svincolo
Questo documento prova l'assolvimento delle formalità doganali ed è fondamentale per dimostrare la conformità con le normative doganali.
Accreditamento sul Portale ADM e Certificato Massivo di Firma Remota
Per garantire una comunicazione corretta con le WEBAPI dell’ADM, è necessario che il cliente si accrediti sul portale dell’ADM. Offriamo servizi di consulenza per assistere i clienti attraverso tutti i passaggi necessari per ottenere l’accreditamento. Questa fase è fondamentale per garantire la sicurezza e la corretta interazione con l’ADM.
Al termine di questa procedura, il cliente otterrà un certificato SSL che dovrà essere installato per garantire una connessione sicura con l’ADM.
Inoltre, per firmare le richieste in formato XML da inviare all’ADM, i clienti dovranno essere dotati di un certificato massivo di firma remota, utilizzando la modalità XADES. Questo certificato è essenziale per garantire l’integrità e l’autenticità delle richieste inviate all’ADM.
Detailer
Il plus del modulo "Detailer": maggiore completezza e efficienza
Fino ad oggi, ADM metteva a disposizione solo documenti in formato PDF, senza un tracciato XML strutturato. Per colmare questa lacuna e consentire ai nostri clienti di gestire in autonomia il processo di contabilizzazione, abbiamo sviluppato il modulo “Detailer”. Questo modulo personalizzato è progettato per estrarre i dati di dettaglio dai documenti PDF, specificamente quelli relativi al prospetto di riepilogo contabile. Mentre i dati di testata sono identificati e archiviati con precisione dal PDF Archiver, il “Detailer” elabora i dati di dettaglio in modo efficiente.
Grazie al modulo “Detailer”, siamo in grado di offrire ai nostri clienti un servizio completo che va dalla conservazione dei documenti alla contabilizzazione. Questa integrazione senza soluzione di continuità migliora l’efficienza e la praticità del processo di gestione dei documenti doganali, garantendo un servizio completo e soddisfacente per le esigenze dei nostri clienti.
Il “Detailer” rappresenta un vantaggio significativo che rende la soluzione RPA Cassetto Doganale ancora più completa e utile per le operazioni aziendali.
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Scopri come il nostro modulo ‘Detailer’ può ottimizzare il tuo processo di sdoganamento, offrendoti una soluzione completa che va dall’archiviazione dei documenti alla contabilizzazione. Siamo pronti a mostrarti come questo strumento personalizzato può migliorare l’efficienza e la completezza delle tue operazioni doganali. Contattaci oggi per una dimostrazione dettagliata e per sfruttare appieno i vantaggi della nostra soluzione RPA Cassetto Doganale con il modulo ‘Detailer’.
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Vantaggi RPA "Cassetto Doganale"
L’implementazione di RPA “Cassetto Doganale” comporta una serie di vantaggi significativi per le aziende coinvolte nel processo di importazione. Questa soluzione avanzata è stata progettata per semplificare e automatizzare le operazioni doganali, migliorando l’efficienza e la conformità normativa.
Di seguito sono elencati alcuni dei principali vantaggi che RPA “Cassetto Doganale” offre:
Sdoganamento Rapido ed Efficiente
Uno dei vantaggi più evidenti di "RPA Cassetto Doganale" è la capacità di accelerare il processo di sdoganamento delle merci. Grazie all'automazione delle chiamate alle WEBAPI dell'ADM e al recupero automatico dei documenti doganali, è possibile ridurre notevolmente i tempi necessari per completare le operazioni doganali.
Riduzione degli Errori Umani
La gestione manuale dei documenti doganali comporta il rischio di errori umani, che possono avere gravi conseguenze finanziarie e legali. "RPA Cassetto Doganale" elimina questo rischio, garantendo un recupero accurato e coerente dei documenti, riducendo al minimo gli errori.
Conformità Normativa
La normativa doganale è complessa e in continua evoluzione. "RPA Cassetto Doganale" è progettato per adattarsi alle normative più recenti e assicurare la conformità alle leggi vigenti. I documenti doganali generati sono in linea con le richieste delle autorità doganali e fiscali.
Archiviazione Sicura e Organizzata
La soluzione utilizza il modulo PDFArchiver per l'archiviazione dei documenti doganali in modo sicuro e organizzato. Questo garantisce la tracciabilità delle operazioni e semplifica la gestione della documentazione per scopi di registrazione contabile e conservazione digitale
Risparmio di Tempo e Risorse
L'automazione del processo doganale consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse preziose. I dipendenti possono concentrarsi su compiti più strategici, mentre "RPA Cassetto Doganale" si occupa dell'aspetto operativo.
Maggiore Competitività
Grazie all'efficienza migliorata e ai tempi di sdoganamento più brevi, le aziende diventano più competitive sul mercato internazionale. La capacità di importare merci in modo più rapido consente di soddisfare le esigenze dei clienti in modo più efficiente.
Supporto Specializzato
Offriamo consulenza e assistenza per l'accreditamento sul portale dell'ADM e per l'ottenimento del certificato massivo di firma remota. Il nostro team di esperti è a vostra disposizione per guidarvi attraverso tutti i passaggi necessari.
RPA "Cassetto Doganale" rappresenta una soluzione completa per l'automazione delle operazioni doganali, offrendo benefici tangibili in termini di efficienza, precisione e conformità. Se siete interessati a migliorare le vostre operazioni di importazione, non esitate a contattarci per ulteriori informazioni su come "RPA Cassetto Doganale" può essere personalizzato per le vostre esigenze specifiche.
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Sdoganamento Veloce con RPA "Cassetto Doganale"
Per capire meglio come funziona RPA “Cassetto Doganale” nella pratica, consideriamo un esempio:
Esempio Pratico:
Supponiamo che la tua azienda importi una partita di merci da un Paese extraeuropeo. Ricevi un elenco di MRN, ognuno dei quali rappresenta un movimento doganale unico. I codici MRN possono essere ottenuti dal sito dell'ADM o forniti dal tuo spedizioniere. Con RPA "Cassetto Doganale", puoi inserire questi MRN nel sistema e selezionare i documenti doganali di interesse, come il Prospetto di Sintesi, il Prospetto di Riepilogo Contabile e il Prospetto di Svincolo. Il sistema effettuerà automaticamente le chiamate necessarie alle WEBAPI dell'ADM utilizzando file XML e recupererà i documenti richiesti. Una volta ottenuti i documenti, vengono archiviati in modo sicuro e organizzati per la registrazione contabile. Il processo è rapido, accurato e consente di risparmiare tempo prezioso.
L'opinione
FAQ su RPA
secondo la definizione di RPA data da IRPA AI (Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence), la Robotic Process Automation afferisce a tutte le tecnologie, prodotti e processi coinvolti nell’automazione dei processi lavorativi e utilizza software, i cosiddetti “software robot”, che possono eseguire in modo automatico attività ripetitive imitando il comportamento degli operatori e interagendo con gli applicativi informatici esattamente come fanno gli esseri umani.
Nell’implementazione di un software per la RPA è importante anche la scelta del system integrator a cui rivolgersi che, prima di tutto, deve essere fatta in base alle necessità di ottimizzazione e miglioramento e al settore industriale di appartenenza, optando per fornitori di tool e servizi che vantino esperienze specifiche. A questo, naturalmente si aggiunga l’importanza del numero e della preparazione delle risorse che il partner può mettere a disposizione in modo che l’azienda possa contare su un valido supporto anche a livello di know how.
Secondo una ricerca McKinsey Global Institute, già oggi è possibile automatizzare con i software RPA più del 30% dei compiti svolti nel 60% circa dei lavori che si compiono nei vari settori di business. E la tecnologia è matura per diffondersi ulteriormente e in fretta, perché prerogativa della Robotic Process Automation è occuparsi di attività semplici che i robot possono, quindi, portare a termine senza difficoltà.
Sempre McKinsey sottolinea che il ritorno di un investimento compiuto in RPA può andare dal 30 al 200%.
I software RPA utilizzano le stesse interfacce applicative che usano gli operatori umani, cioè significa che essi sono in grado di scambiare dati con gli altri sistemi informatici ed è possibile creare flussi di lavoro personalizzati complessi.
Per esempio, la Robotic Process Automation è in grado di automatizzare l’inserimento dati negli applicativi ERP e CRM il che prevede la scelta di quali sono le informazioni utili, la loro trascrizione e poi l’invio di una mail che comunichi la fine del processo. Lo stesso può accadere con i sistemi per gli help desk, le applicazioni di reclamo, le riconciliazioni finanziarie, il pagamento dei fornitori e così via.
Il RPA Ciclo Passivo parte dal ricevimento della fattura XML alla sua registrazione all’interno dell’ERP del cliente definendo un Workflow approvativo ed una verifica del contenuto della fattura stessa confrontandolo con le informazioni degli Ordini e delle DDT cui la fattura fa riferimento presenti nell’ERP.
Gli agenti virtuali, veri e propri robot che consentono a dipendenti e collaboratori di un’azienda di evitare di svolgere lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto, sono sempre più diffusi. Ogni organizzazione deve, però, procedere con attenzione nella delicata operazione di valutare quale sia il miglior software per la Robotic Process Automation (RPA) per soddisfare le proprie specifiche esigenze. I vantaggi generati dall’uso di queste soluzioni sono infatti molteplici, ma ci sono alcune importanti considerazioni da fare per non vanificare gli investimenti.
Top Consult, all’interno della propria piattaforma completa per la digitalizzazione dei processi TopMedia Social NED, offre sistemi che rispondono a tutte le necessità in ambito RPA.
La procedura Cassetto Fiscale può essere utilizzata nello scenario Fatturazione Elettronica per compiere operazioni di quadratura tra l’insieme dei documenti presenti all’interno di una soluzione TopMedia Social NED e quelli in possesso del SdI; risulta essere una soluzione particolarmente efficace per quanto riguarda il recupero delle Fatture dei Fornitori di una azienda.
La soluzione permette di recuperare dal Cassetto Fiscale di una azienda i documenti consegnati e ricevuti dal SdI e archiviarli all’interno della piattaforma documentale TopMedia Social Ned.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
Per ulteriori informazioni su come RPA “Cassetto Doganale” può migliorare le vostre operazioni doganali e semplificare la gestione della documentazione, non esitate a contattarci. Siamo pronti ad assistervi nella transizione verso un processo di importazione più fluido e competitivo.
