4Sign: La Rivoluzione della Firma Elettronica e della Gestione Documentale
Publiredazionale Top Consult sulla rivista Office Automation, luglio/agosto 2023, Soiel International
Questo articolo esplora in dettaglio 4Sign, una soluzione cloud avanzata per la firma elettronica e la gestione documentale. Imparerai come 4Sign semplifica il processo di firma elettronica, migliorando la conservazione digitale dei documenti e offrendo vantaggi significativi per le aziende.
Nell’era digitale in cui viviamo, l’efficienza e la sicurezza della firma elettronica e della gestione documentale sono diventate essenziali per qualsiasi azienda. La conservazione digitale a norma dei documenti è una priorità, e l‘integrazione delle soluzioni documentali con altri sistemi aziendali è fondamentale per garantire una gestione senza intoppi dei processi aziendali. In questo contesto, 4Sign di Top Consult si afferma come una soluzione all’avanguardia per risolvere queste sfide in modo efficiente ed efficace.
4Sign: Firma Elettronica e Gestione Documentale, una visione d’innovazione
4Sign è un libro firma elettronico basato su piattaforma cloud, che si distingue per la sua flessibilità e facilità d’uso. Disponibile come servizio “pay per use”, questa soluzione offre la possibilità di firmare i documenti in diverse modalità, tra cui Firma Elettronica Semplice (FES) e Firma Elettronica Qualificata (FEQ), oltre a modalità come CADES con FEQ. Ciò significa che hai la libertà di scegliere la modalità di firma che meglio si adatta alle tue esigenze specifiche.
Uno dei vantaggi distintivi di 4Sign è la sua capacità di conservare automaticamente tutti i documenti firmati in conformità con le normative vigenti. Questo elimina il bisogno di gestire manualmente la conservazione dei documenti e garantisce che essi siano pronti per essere presentati a terzi quando necessario.
Semplificazione della Firma Elettronica e della Gestione Documentale con 4Sign
4Sign di Top Consult è la soluzione ideale per completare la digitalizzazione di documenti aziendali, evitando la necessità di stampare e firmare manualmente i documenti. Questa soluzione consente di distribuire e recuperare rapidamente i documenti che richiedono una firma, garantendo al contempo sicurezza, validità legale ed efficacia probatoria durante tutto il processo.
L’interfaccia web intuitiva di 4Sign è accessibile da qualsiasi dispositivo e semplifica notevolmente la gestione dei documenti da mettere in firma, mentre il firmatario può usufruire di un’esperienza altrettanto intuitiva. 4Sign offre un servizio completo che include l’invio, la firma e la conservazione dei documenti, oltre al loro recupero, il tutto in un’unica piattaforma. E il modello di canone unico “pay per use” rende questa soluzione economicamente vantaggiosa per le aziende di qualsiasi dimensione.
4Sign: significa integrazione Seamless
Una caratteristica fondamentale di 4Sign è la sua facilità di integrazione con i sistemi aziendali esistenti. Grazie a connettori dedicati o chiamate REST, 4Sign può essere facilmente integrato con le infrastrutture IT preesistenti. Ciò significa che puoi incorporare la firma elettronica e la gestione documentale in modo fluido nelle tue operazioni aziendali senza temere interruzioni o complicazioni.
Aumento dell’Efficacia Probatoria
Per garantire un alto livello di efficacia probatoria nella firma elettronica, 4Sign fa affidamento sull’Audit Trail. Ad ogni documento firmato con FES, 4Sign allega una pagina che riassume il processo di firma, inclusi i dati principali del documento, i dettagli del firmatario e la cronologia completa di tutto il processo. Inoltre, il documento così composto viene sigillato con un sigillo (FEQ aziendale) da Top Consult per certificare l’integrità di tutto il processo. Questo approccio consolida ulteriormente la validità legale dei documenti firmati con 4Sign.
Conservazione Digitale a Norma
La conservazione digitale a norma è fondamentale per garantire l’opponibilità dei documenti nel tempo. 4Sign si occupa automaticamente di conservare i documenti firmati elettronicamente secondo le regole indicate dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Questo garantisce che i tuoi documenti saranno sempre in regola con le leggi vigenti, assicurando la loro validità e accessibilità.
Adatto a una Vasta Gamma di Utilizzi
4Sign è altamente versatile e adatto a una vasta gamma di utilizzi aziendali. Puoi utilizzarlo come libro firma per dirigenti o amministratori per la firma di contratti, gare d’appalto o documenti aziendali che richiedono validità legale ed efficacia probatoria. È inoltre perfetto per la firma di documenti del personale, documenti sulla privacy, assunzioni di responsabilità, rimborsi spese e altro ancora. Puoi persino far firmare gli ordini ai tuoi clienti in modo rapido e conveniente.
Scegli 4Sign di Top Consult per semplificare la firma elettronica in modo semplice, sicuro e conforme alle normative vigenti. Questa soluzione all’avanguardia offre una serie di vantaggi che migliorano notevolmente la gestione documentale aziendale e l’efficienza operativa complessiva.
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