Gestione documentale e conservazione a norma integrata con SAP

La sinergia tra un sistema di gestione documentale e il potente ERP come SAP rappresenta un pilastro fondamentale per l’efficienza aziendale. L’integrazione di queste piattaforme offre benefici significativi, trasformando il flusso di lavoro e la gestione dei documenti in un’esperienza senza soluzione di continuità.

Un sistema di gestione documentale che includa la possibilità di conservazione a norma permette di realizzare un repository trasversale di tutti i documenti dell’intera azienda. Ciò significa che qualsiasi file può essere dato in carico al document management system per essere omogeneizzato (cioè reso strutturato e condivisibile qualsiasi fosse la sua origine), archiviato e messo a disposizione di tutti gli addetti e collaboratori.

Integrare la piattaforma di gestione documentale con il gestionale SAP è un’opportunità che determina molteplici benefici in azienda. Vantaggi che possono sintetizzarsi in 3 fattori principali:

• snellimento dei processi grazie alla possibilità di correlare più dati /documenti provenienti da uffici diversi
• controllo e tracciabilità dei flussi documentali
• garanzia di poter lavorare anche da remoto in piena sicurezza.

In pratica, il sistema documentale funge da potenziatore delle capacità di un gestionale come SAP, grazie anche agli automatismi dei workflow documentali che svolgono un ruolo fondamentale nelle integrazioni con SAP, facilitando le operazioni di controllo e revisione.

Perché integrare il sistema di gestione documentale con SAP

Integrare il document management system con l’ERP SAP vuol dire rendere completamente permeabile l’ambiente IT che si viene a creare. Le informazioni presenti sui documenti sono reperibili da entrambi gli applicativi in totale trasparenza, sfruttando interfacce già conosciute.

Questa integrazione offre numerosi vantaggi in termini di efficienza dei processi, specialmente per quanto riguarda l’accelerazione delle procedure di approvazione basate sui documenti. I reparti amministrazione, produzione, logistica non trovano ostacoli nell’interscambio di informazioni, eliminando la necessità di telefonate o email. Al contrario, possono accedere direttamente ai dati presenti sui documenti e organizzato in base alle priorità e alle gerarchie definite per soddisfare le specifiche esigenze.

I vantaggi di centralizzare documenti e dati aziendali

Con la centralizzazione dei documenti realizzata grazie a un sistema documentale integrato con il gestionale, sia i lavoratori sia il management potranno facilmente avere accesso a tutto il patrimonio di conoscenza aziendale in un archivio virtuale accessibile sempre e ovunque.

In particolare, grazie a un sistema integrato, che cattura informazioni anche dal gestionale (e a sua volta lo alimenta con nuovi dati) coloro che svolgono e monitorano i processi aziendali:

• resteranno sempre aggiornati sullo stato dei lavori e sulla presa visione, o meno, delle comunicazioni;
• non dovranno occuparsi di procedere a scambi manuali di informazioni, ma verranno guidati nella trasmissione dei dati necessari per procedere nel workflow;
• saranno in ogni momento certi di avere sottomano la versione più aggiornata dei documenti;
• potranno contare su un sistema che coinvolge chi di dovere per apportare modifiche ai documenti e inserirvi informazioni aggiuntive.

Gestione documentale con SAP: come vengono migliorati i processi aziendali

Le aziende si trovano quotidianamente di fronte a una grande quantità di dati, e l’utilizzo di un applicativo come SAP continua a generarne ulteriori. Mettere insieme e correlare questi dati per ottenere valore è diventata una sfida sempre più rilevante. In questo contesto, un sistema di gestione documentale assume un ruolo cruciale: standardizza anche i documenti non strutturati, cioè quelli disponibili in diversi formati, al fine di renderli utili per consultazioni e analisi.

Nello specifico, i metadati assegnati a ciascun documento dal gestionale permette un veloce recupero, così come il suo inserimento in veri e propri fascicoli digitali. Si tratta, infatti, di informazioni precise che identificano inequivocabilmente un file e rendono evidenti le sue relazioni con altri documenti.

Connettori ad hoc consentono a un documentale di dialogare costantemente con il repository SAP per prelevare, recuperare, modificare, aggiornare i documenti e conservarli in modo sicuro (tenendo traccia di chi li ha modificati, quando, come). Proprio la tracciabilità delle informazioni è una delle prerogative più apprezzate di un ecosistema applicativo integrato.

Compliance normativa: come garantirla nella conservazione a norma integrata con SAP

In tutti i comparti, ma soprattutto in settori molto regolamentati come il finance o l’healthcare, vi sono molteplici legislazioni a cui conformarsi dal punto di vista della privacy di dati sensibili. Integrando un documentale e SAP è possibile conservare digitalmente tutti i file facendo attenzione a rispettare le normative.

Per esempio, qualsiasi dato potrà essere protetto grazie all’impostazione di livelli di accesso differenziati, così come mediante funzioni di autorizzazioni di visione e modifica regolati a seconda del dipartimento di appartenenza o singolo utente.

Un’analisi approfondita di questi dati permette di monitorare i processi. In particolare, funzionalità di business intelligence applicate alle informazioni consentono di estrapolarvi report e analisi per la valutazione delle prestazioni, per evidenziare eventuali colli di bottiglia o rallentamenti e quindi adottare strategie di miglioramento dell’efficienza di ogni task e di tutto il processo nel suo insieme.

Grazie a integrazione e valorizzazione delle informazioni è possibile abilitare workflow intelligenti. È il caso della digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine (dalla sua acquisizione all’emissione della fattura elettronica per procedere al pagamento) e di tutti i documenti inerenti alla logistica, includendovi i DDT – Documenti di Trasporto.

In queste situazioni, come in tante altre dove l’integrazione può essere protagonista, si favorisce un approccio al lavoro più consapevole e organizzato, oltre che più innovativo dal punto di vista delle modalità e anche delle nuove opportunità, primo fra tutti lo smart working.

In conclusione, l’integrazione tra la gestione documentale e SAP non solo ottimizza i processi aziendali, ma crea un ecosistema informativo dinamico e conforme alle normative. Questo connubio tecnologico non solo migliora l’efficienza, ma inaugura nuovi orizzonti, supportando un ambiente di lavoro agile e innovativo, indispensabile nell’attuale panorama del business.