Nel panorama sempre più digitale delle attività aziendali, l’integrazione tra Microsoft Dynamics, un potente sistema gestionale, e una piattaforma documentale evoluta è diventata cruciale per ottimizzare l’efficienza operativa e favorire un ambiente collaborativo. Esploriamo l’impatto di questa sinergia, che promuove l’accessibilità ai dati, l’automazione dei processi e una gestione più intelligente delle risorse aziendali.
Un gestionale come Microsoft Dynamics è un importante alleato nello svolgimento dei processi. Consiste in un suite software che favorisce ottimizzazione delle attività e maggior efficienza. Per creare un sistema completo, mirato all’aumento della produttività personale e dell’organizzazione nel suo complesso, l’ideale è integrare il gestionale con una piattaforma documentale evoluta.
È in questo ambito che si viene a integrare l’ERP, attraverso il quale si può accedere direttamente a un repository unico e trasversale rispetto a tutti i dipartimenti aziendali sia per attingere documenti sia per introdurre (e mandare in conservazione digitale a norma) quelli che si generano o acquisiscono nel corso dei lavori.
I vantaggi generati da questa integrazione possono essere riassunti così:
- migliore qualità dei dati dell’azienda andando a pescare anche quelli presenti sui documenti;
- automatizzazione dello scambio di informazioni, riducendo eventuali errori
Il ruolo di Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics è una suite di applicazioni gestionali realizzata per accrescere l’efficacia delle azioni di business delle aziende, ridurre i loro costi e promuovere processi decisionali maggiormente basati sui dati. È un sistema prezioso per tutte le business unit a partire dai reparti marketing e vendite, servizio clienti ma anche per le operations, il finance, le risorse umane.
Perché integrare un sistema di document management system e gestionale
Nelle aziende esistono varie tipologie di documenti. Alcuni sono obbligatoriamente prodotti in digitale: è il caso della fattura elettronica come degli ordini inerenti al mondo della sanità che devono passare attraverso NSO – Nodo Smistamento Ordini. Altri arrivano dall’esterno in vari formati, basti pensare agli ordini di prodotti e servizi, altri ancora spesso vengono ancora stampati come nel caso dei DDT – Documenti di Trasporto tradizionali accompagnano le merci.
Si tratta di documenti che nel loro ciclo di vita si muovono tra varie business unit, per avere approvazioni, correzioni e così via.
Avere un repository centralizzato, dove confluiscono tutti i documenti qualsiasi formato abbiano in origine, significa avere facilmente accessibile tutta la conoscenza aziendale. Tale conoscenza può essere organizzata logicamente, mediante i metadati (le informazioni che connotano in maniera univoca un documento) affinché tutti i file che afferiscono a una pratica possano essere inseriti in veri e propri fascicoli digitali (velocemente recuperabili) sempre completi e aggiornati, oltre che ovunque disponibili.
Alla fine del loro ciclo di vita inoltre potrò mandarli automaticamente in conservazione garantendo nel tempo la loro autenticità e permettendo al contempo la loro dematerializzazione. Non si deve poi trascurare il fatto che, il processo di conservazione digitale (che rispetti, naturalmente, la legislazione in materia) rende le aziende più protette da furti o perdite di informazioni, da manomissioni di dati più o meno accidentali eccetera.
L’integrazione tra Microsoft Dynamics e la piattaforma documentale
Integrare una soluzione come Microsoft Dynamics con una piattaforma di gestione documentale (operazione possibile grazie all’uso di connettori ad hoc, cioè software specifici che consentono il dialogo tra diverse applicazioni) vuole dire poter mettere a fattore comune tutti i documenti e associarli con i dati gestiti da Microsoft Dynamics. In dettaglio, i principali benefici frutto dell’integrazione.
Documenti sempre e ovunque
Grazie a una piattaforma documentale caratterizzata dalle più avanzate funzionalità, tutto l’insieme di informazioni è condivisibile e gestibile mediante qualsiasi dispositivo e facilita l’implementazione di politiche di smart e remote working. Non si rende più necessario, così, dover andare in sede a recuperare manualmente i documenti che invece sono (esattamente conforme agli originali e con l’identico valore legale) disponibili a qualsiasi ora e da qualunque device a disposizione.
Più collaborazione tra uomini e macchine
Ordini d’acquisto, contratti, fatture, documenti inerenti alla logistica: tutto può essere correlato per capire come e quando sono stati creati i documenti, in base a quali attività compiute e da chi. Ciascun documento evidenzierà le informazioni mancanti perché non ci siano mai interruzioni di processo o rischi di dimenticanze. Il sistema può essere importato in modo da inviare alert e messaggi alle persone più opportune che sappiano aggiungere quel che manca per avere sempre un archivio digitale esaustivo.
Si tratta di opportunità molto interessanti per le aziende che vedranno aumentare la collaborazione tra reparti diversi. Grazie alle dashboard presenti nelle piattaforme documentali è immediatamente evidente capire se ci sono ritardi nelle approvazioni o risposte. Questo significa individuare colli di bottiglia nello svolgimento delle pratiche, inefficienze di una certa business unit e così via. Il processo potrà quindi essere affinato per offrire un elevato livello di performance.
Un maggior livello di automazione determina la possibilità di costruire nuovi servizi sia per sveltire il back end sia per offrire una miglior customer experience ai clienti finali. Avendo piena visibilità della situazione aziendale e la possibilità di redigere documenti informatici, un contratto può essere scritto dall’inizio alla fine, includendo tutte le specifiche (ed eventuali personalizzazioni autorizzate), comprese le firme elettroniche, direttamente davanti al cliente su un tablet.
L’integrazione tra Microsoft Dynamics e una piattaforma documentale non solo facilita l’accesso e l’automazione dei processi, ma può essere ulteriormente potenziata dall’intelligenza artificiale (AI). Attraverso l’AI, infatti, è possibile analizzare e classificare automaticamente i documenti, riconoscere pattern ricorrenti, e suggerire decisioni basate sui dati in tempo reale. L’AI aiuta a prevedere necessità e trend, creando una gestione documentale proattiva, più efficiente e sicura. Questa innovazione non solo accelera il ciclo di vita dei documenti, ma aumenta anche la precisione, riducendo l’intervento manuale e liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto.
Sicurezza e compliance
Le tecniche di sicurezza e protezione dei dati adottate dai software che si occupano della gestione dell’intero ciclo di vita del documento mettono al riparo le aziende sul fronte della conformità alle normative sulla data privacy di dati più o meno sensibili.
L’integrazione dell’intero patrimonio di conoscenza aziendale permette di recuperare velocemente tutto quel che occorre in caso di verifiche e audit.
In sintesi, l’integrazione tra i gestionali Microsoft Dynamics e una piattaforma documentale rappresenta un passo fondamentale verso l’innovazione aziendale. Questa sinergia non solo consolida l’accesso ai dati e l’efficienza operativa, ma offre anche un’elevata sicurezza e conformità normativa, garantendo alle aziende la capacità di adattarsi e crescere in un ambiente commerciale in continua evoluzione.
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