La trasformazione digitale delle aziende ha generato un crescente interesse per l’integrazione di soluzioni in cloud. In un mercato in costante evoluzione, l’adozione di servizi cloud come quelli offerti da Top Consult ha dimostrato vantaggi significativi per migliorare l’efficienza operativa e l’integrazione tra sistemi gestionali.
Il valore generato dal mercato del cloud in Italia è in continua crescita, arrivando a superare i 4,5 miliardi di euro a fine 2022 (+18% rispetto all’anno precedente). Questo quanto rilevato dall’Osservatorio Cloud Transformation che ha rivelato come oltre la metà delle aziende di piccole e medie dimensioni sfruttava almeno un servizio in cloud e le aziende di questo particolare sottogruppo ha aumentato la propria spesa per sfruttare tecnologia dalla nuvola del 24%.
Top Consult propone da anni la propria suite software TopMedia Social NED sia in cloud sia on premise, per agevolare il più possibile le imprese nel proprio percorso di digitalizzazione, lasciandole libere di optare per la soluzione più confacente ai loro bisogni. TopMedia Social NED è una piattaforma per la gestione elettronica dell’intero ciclo di vita dei documenti facilmente integrabile con gli altri applicativi che si occupano del business aziendale.
Le priorità di investimento per i prossimi 12 mesi delle aziende italiane nel settore Digital B2B si concentrano principalmente sulla gestione elettronica dei documenti (GED), il Cloud e i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Secondo l’ultima ricerca della School of Management del Politecnico di Milano, presentata al convegno dell’Osservatorio Digital B2B nel giugno 2024, i dati mostrano che il 35% delle imprese si focalizzerà sulla GED, il 22% sul Cloud e il 19% sui sistemi ERP.
La GED rappresenta la principale priorità per le aziende italiane nel Digital B2B, con il 35% degli investimenti destinati a questo ambito. L’obiettivo è la completa digitalizzazione dei documenti di filiera, come la fatturazione elettronica, l’ordine elettronico e il documento di trasporto (ddt). L’81% delle imprese ha già introdotto la fatturazione elettronica, mentre l’adozione di altri documenti chiave del ciclo dell’ordine è in crescita. Digitalizzare questi processi permette di ottenere risparmi significativi e migliorare l’efficienza operativa.
L’adozione del Cloud è una delle priorità emergenti, con il 22% delle imprese che intende investire in questo settore. Negli ultimi anni, l’adozione del Cloud è aumentata significativamente, soprattutto tra le PMI, passando dal 45% nel 2021 al 52% nel 2023. Questo incremento è attribuibile alla maggiore consapevolezza dei benefici del Cloud, che ora viene utilizzato per progetti complessi e di lunga durata. Le aziende riconoscono il valore del Cloud non solo in termini di riduzione dei costi, ma anche come strumento per l’innovazione e la gestione efficiente dei processi aziendali.
I sistemi ERP rappresentano il 19% degli investimenti previsti per i prossimi 12 mesi. L’integrazione dei sistemi ERP è cruciale per migliorare la gestione dei dati e dei processi aziendali, facilitando una visione integrata delle operazioni e una migliore gestione delle risorse. L’adozione di soluzioni ERP aiuta le aziende a ottimizzare i processi, migliorare la produttività e ottenere una maggiore visibilità sulle attività operative.
Questi dati evidenziano come le aziende italiane stiano puntando sempre più sulla digitalizzazione dei processi documentali e sull’adozione di soluzioni Cloud ed ERP per migliorare l’efficienza operativa e favorire l’innovazione. La digitalizzazione nel B2B rappresenta una leva strategica per trasformare le imprese, consentendo loro di rimanere competitive nel mercato globale e di cogliere nuove opportunità di crescita e sviluppo.
I vantaggi di un gestionale documentale in cloud
Le aziende scelgono il sistema di approvvigionamento di risorse in cloud per varie ragioni, prime fra tutte la convenienza e la flessibilità del sistema che possono configurare grazie a questa tecnologia. Qui di seguito, i principali benefici generati dall’adozione del cloud:
- riduzione dei costi di infrastruttura e sicurezza grazie al cloud e, nello specifico, alla responsabilità del cloud provider a questi propositi;
- scalabilità delle risorse in base alle effettive necessità;
- aggiornamenti automatici delle soluzioni tecnologiche;
- opportunità di accedere da remoto ad applicazioni e dati;
- continuità operativa anche in momenti di problemi alla propria infrastruttura IT.
Creando un sistema integrato in cloud che permetta la collaborazione tra piattaforma documentale e gestionali è possibile dare vita a un archivio digitale centralizzato, completo e facilmente accessibile da persone e dispositivi diversi. I vantaggi ottenibili da un ambiente di questo tipo sono:
- immediatezza di condivisione e reperibilità in tempo reale ai documenti;
- maggior collaborazione;
- possibilità di automatizzazione dei processi facilitata dal dialogo tra applicativi;
- agevolazione nell’analisi dei dati e quindi nella produzione di report su cui basare le decisioni.
L’importanza dei Connettori tra l’ERP SAP e un documentale
Top Consult pone particolare attenzione al tema integrazione e si impegna a fornire ai propri clienti connettori software che permettono lo scambio di informazioni tra app diverse. In particolare, è attiva sul fronte dell’integrazione con SAP e Microsoft.
A livello operativo, Top Consult collabora con partner specializzati per lo sviluppo e l’aggiornamento dei connettori personalizzati, garantendo un costante allineamento con l’evoluzione dei programmi. Ciò significa che non sono necessarie migrazioni quando si installa una nuova versione o si cambia il sistema gestionale dell’utente finale. I connettori assicurano un aggiornamento puntuale dei dati, in modo efficiente e senza interruzioni.
TopMedia Social NED: la soluzione per integrare il sistema ERP SAP con il documentale
TopMedia Social NED è la piattaforma documentale enterprise proposta da Top Consult e rappresenta un potente motore in grado di avviare una gestione documentale efficace e innovativa.
La soluzione, totalmente virtualizzata, si configura come una suite software composta da tutti i moduli necessari per gestire in digitale qualsiasi documento, dalla sua produzione o recepimento alla conservazione digitale a norma.
Tra le caratteristiche che contraddistinguono TopMedia Social NED nella platea dei gestionali documentali vi è il suo approccio innovativo dal punto di vista dell’interfaccia e delle modalità di coinvolgimento degli addetti. La soluzione applica, infatti, la modalità social per facilitare il lavoro dei team aumentandone la collaborazione. Sistemi di coinvolgimento più smart basati su una dashboard che riporta lo status dei documenti e degli interventi necessari e da notifiche dirette, immediate e personali per sollecitare gli interventi del singolo.
In particolare, Social Flow è la soluzione che integra le funzioni dei moduli Case Flow e Workflow. Grazie al primo si può instaurare in azienda una gestione collaborativa delle pratiche, facilitando il recupero dei vari documenti che vi appartengono ed essendo sempre certi di averne le versioni complete e aggiornate.
Mediante workflow si predefiniscono flussi documentali fluidi e quanto più possibile automatizzati per semplificare lo svolgimento delle attività.
Per esempio, si può stabilire che una volta compilato e siglato un determinato file venga automaticamente mandato in conservazione e, magari, contemporaneamente, in visione a un certo ufficio, o se si desidera a un partner, ferma restando, ovviamente la sicurezza dei dati.
Costruendo un repository unico di documenti, capace di colloquiare con il gestionale, l’archivio stesso sarà sempre più ricco e aggiornato, e, a sua volta, il gestionale potrà lavorare su un’ampia gamma di documenti coinvolgendo più uffici, potenzialmente tutti.
Ciò significa avere una preziosa opportunità di ottimizzare i processi, il che conduce a un aumento della produttività e della redditività dell’organizzazione.
In conclusione, l’integrazione di un sistema documentale in cloud, come proposto da Top Consult con la sua soluzione TopMedia Social NED, rappresenta un passo determinante per ottimizzare i processi aziendali. La collaborazione sinergica tra gestionale e archivio documentale crea un ambiente dinamico, permettendo un’agevole gestione dei documenti e un notevole incremento dell’efficienza operativa, contribuendo in modo tangibile alla crescita e alla competitività delle imprese nell’era digitale.
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “10 cose da sapere per un’efficace gestione documentale“ e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell’azienda, con capacità evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attività senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.
