L’evoluzione delle pratiche aziendali richiede un’analisi approfondita dei benefici che derivano dall’integrazione di sistemi fondamentali come l’ERP e la gestione documentale. In questo contesto dinamico e competitivo, emerge la necessità di comprendere le nuove prospettive che tale convergenza offre alle organizzazioni.
I software ERP – Enterprise Resource Planning – nascono come applicazioni estese, integrate per loro natura, ovvero inserite nei flussi organizzativi dell’azienda. D’altro canto, una piattaforma documentale ha il compito di digitalizzare e poi gestire tutti i documenti aziendali prodotti internamente o ricevuti: si occupa della loro condivisione e conservazione e, in generale, dell’ottimizzazione dei flussi documentali.
Integrando i due applicativi, tutte le informazioni possono essere messe a fattor comune, inserite in documenti che vanno a formare pratiche che raccontano, governano e alimentano i processi delle aziende.
Il sistema documentale diventa così un hub di dati, organizza i documenti e riduce la possibilità di ridondanze ed errori generati da attività manuali. Tutto questo patrimonio, a sua volta, rappresenta il materiale con cui l’ERP lavora quotidianamente e ragiona per semplificare le attività e guidare i decisori a scelte di ottimizzazione della produttività, che siano di maggior efficacia sul mercato e promuovano una migliore relazione con il cliente finale.
7 motivi per cui le aziende dovrebbero integrare l’ERP con il sistema di gestione documentale
L’integrazione tra ERP e Document system management è una scelta strategica tesa a creare un unico repository per documenti in continua evoluzione, che sta al passo con l’attività dell’azienda. Analizziamo nel dettaglio quali sono i principali motivi per cui tale scelta risulta concretamente funzionale a un miglioramento dei risultati di business.
1. Centralizzazione dei dati aziendali
I documenti aziendali sono di molteplice natura, tendenzialmente di carattere destrutturato perché provengono da varie fonti (ovvero non hanno formati tali da poter essere identificati univocamente). Omogeneizzare tutte le informazioni, indicizzandole e archiviandole con metadati, che ne facilitino il recupero in base a specifiche esigenze, si traduce nella possibilità di avere un database personalizzato completo e sempre aggiornato. La piattaforma documentale è capace di creare, cioè, un bagaglio di dati cui l’ERP può fare riferimento e che da quest’ultimo viene arricchito senza correre rischi di sovrapposizioni, di mantenere versioni superate dei documenti o di perdita delle informazioni.
2. Collaboration
Tra i più grandi benefici riconducibili a un sistema integrato ERP / documentale vi è l’abbattimento di silos di dati/documenti tradizionalmente sempre appartenuti ai vari dipartimenti. È il sistema stesso a provvedere all’abbinamento dei documenti tra loro e alle pratiche in base ai vari processi.
Scegliendo di integrare soluzioni in cloud si annullano completamente le distanze geografiche e sono favoriti:
- collaborazione virtuale,
- accesso alle informazioni in qualsiasi momento della giornata (con qualsiasi dispositivo) senza necessità di richieste,
- tempi di attesa brevi
3. Tempestivo coinvolgimento
Mediante un sistema integrato la consultazione delle informazioni è rapida e intuitiva. Non solo. È anche possibile agevolare l’interscambio di dati automatizzando l’invio di notifiche quando servono azioni su determinati documenti.
Nel caso di un team di lavoro, il sistema può essere impostato affinché comunichi mediante notifiche l’arrivo di nuove informazioni importanti che altrimenti rischierebbero di restare confuse con le altre, in modo da non ritardare l’iter produttivo.
A tal proposito, per esempio, un’azienda di servizi tenuta a intervenire nel minor tempo possibile per la manutenzione di un impianto beneficerà della possibilità di reperire in tempo reale tutte le specifiche tecniche e, parallelamente, di coinvolgere le persone più opportune per fornire consigli, suggerimenti operativi.
4. Opportunità di monitoraggio dei processi
In un sistema integrato incongruenze tra i dati vengono immediatamente evidenziati e sollecitate le correzioni. È, inoltre, possibile predisporre di procedure che facilitino l’intervento per la risoluzione di problemi.
Qualsiasi modifica e aggiornamento dei documenti viene descritta (chi ne è stato l’autore, quando è stata eseguita, da quale postazione) quindi si può immediatamente risalire, ad esempio, a ritardi di approvazione o slittamento delle date di scadenza e così via.
5. Compliance alle normative
L’integrazione di ERP e documentale offre benefici anche dal punto di vista della conformità alle normative. Essa, infatti, facilita la produzione di documentazione specifica e consente una rapida risposta in caso di audit e verifiche, in quanto sono drasticamente ridotti i tempi di gestione delle pratiche.
Tecnologie integrate consentono di conservare una cronologia completa aggiornata di tutte le variazioni effettuate nel tempo. E questo è particolarmente utile, per esempio, quando ci si deve conformare a standard di settore come ISO.
Sono poi semplificate le attività di revisione grazie al fatto di poter sempre contare su documenti identificati e archiviati correttamente.
6. Maggiore sicurezza
Funzioni tecniche per la protezione dei dati coniugate alla possibilità di tracciabilità e monitoraggio degli accessi, rese disponibili dalle applicazioni digitali integrate, garantiscono un significativo beneficio anche sul fronte della sicurezza.
Ciascun collaboratore (a qualsivoglia business unit appartenga, dalla produzione al finance) può infatti produrre, condividere documenti e mandarli in conservazione, avendo la certezza che siano protetti e che ne avranno accesso solo le persone autorizzate.
7. Impostazione di nuovi modelli di business
Qualsiasi attività in azienda parte da un documento. Digitalizzare tutti i documenti cartacei che riportano determinati dati e integrarli con l’ERP in modo che questo catturi le informazioni in automatico favorisce nuovi modelli operativi. Possono essere connessi tra loro bolle, ordini, fatture, ma anche corrispondenza, e schede prodotto.
In conclusione, l’integrazione sinergica tra un ERP efficiente e un sistema di gestione documentale non è semplicemente un connubio tecnologico, ma piuttosto un’opportunità strategica. Questo connubio offre solide basi per ottimizzare le operazioni aziendali, migliorare l’efficienza operativa e costruire una struttura flessibile in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato, promuovendo così un futuro di successo e di crescita sostenibile.
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