Pagamento elettronico integrato: il sistema che semplifica il flusso documentale
Rende il flusso di pagamento documentale più intuitivo ed efficiente.
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Pagamento integrato: il sistema che semplifica il flusso documentale
Nel contesto professionale e negli acquisti personali, l’utilizzo dei pagamenti digitali sta diventando sempre più diffuso. Secondo l’Osservatorio Innovative Payment, il volume globale dei pagamenti digitali ha raggiunto quasi i 400 miliardi di euro, corrispondenti al 40% del totale delle spese. Questa cifra è principalmente composta da transazioni effettuate tramite carte di credito, portafogli digitali e pagamenti basati su conto corrente. Tuttavia, sta emergendo anche la tendenza dei pagamenti integrati direttamente all’interno dei processi aziendali. Questo significa che le transazioni vengono avviate e completate direttamente dall’applicazione aziendale con cui si sta interagendo, senza la necessità di effettuare bonifici o passare attraverso l’app della propria banca.
Fornire questa opzione consente agli utenti di godere di un’esperienza di acquisto semplice, eliminando la necessità di ricordare e inserire manualmente dati e cifre per effettuare un bonifico o fare affidamento sui pagamenti tradizionali.
In questo modo, l’azienda potrà beneficiare della comodità offerta al cliente, riducendo il rischio di abbandono del proprio portale e, di conseguenza, minimizzando la perdita di fatturato. Inoltre, l’azienda si presenterà come un’entità innovativa e orientata all’utente, contribuendo a creare un’immagine innovativa e user friendly.
Come funziona il sistema di pagamento elettronico all’interno dei processi documentali
Le piattaforme software per la gestione documentale enterprise offrono una vasta gamma di strumenti e funzionalità, tra cui la possibilità di integrare un sistema di pagamento. Così facendo, il customer journey si concluderà all’interno dello stesso portale, garantendo un flusso continuo di scambio di informazioni e documenti.
Ciò è possibile in quanto il sistema documentale, per sua natura, rappresenta un grande repository di tutti i dati aziendali. Questo include informazioni sui prodotti, dati delle diverse unità di business e informazioni generate durante le attività e la collaborazione tra i dipendenti, estendendosi fino al momento della transazione finanziaria.
Utilizzando una piattaforma documentale completa con integrazione dei pagamenti, il processo di acquisto può quindi svolgersi come segue.
- Raccolta di informazioni in merito al prodotto/servizio di interesse da parte del cliente
- Richiesta di dettagli sulle varie soluzioni o eventuali personalizzazioni
- Applicazione di eventuali scontistiche legate a promozioni da parte dell’azienda
- Configurazione di un’offerta
- Predisposizione di un ordine e richiesta di accettazione di quest’ultimo che includa il link che indirizza al pagamento
- Firma del contratto di acquisto
- Invio di tutte le notifiche che sanciscono l’avvenuto pagamento sia per il cliente sia per uso interno negli uffici amministrativi
Tutte queste fasi possono essere svolte all’interno del sistema aziendale che accompagnerà il cliente nei passaggi sino al digital payment, in piena sicurezza, e nell’assoluto rispetto delle norme sulla data privacy.
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Sicurezza e protezione dei pagamenti elettronici all’interno dei flussi documentali
Ogni movimento crea tracce digitali che possono essere monitorate e risultare utili su più fronti, per scopi amministrativi interni, per mantenere trasparente il rapporto con il cliente e, se necessario, in caso di dispute inerenti ai pagamenti stessi. A ciò si aggiunga la possibilità di impostare solidi meccanismi di autenticazione e autorizzazione, dalla richiesta di password complesse all’autenticazione a 2 fattori sino al riconoscimento biometrico, che ostacolino l’accesso alle informazioni da parte di terzi non autorizzati.
Infine, tecniche software consentono di controllare continuamente i movimenti per identificare e segnalare anomalie nell’uso degli strumenti.
Vantaggi dell’integrazione del pagamento elettronico nei flussi documentali
Processi di pagamento più facili e veloci per una payment experience intuitiva e che non comporti l’abbandono del portale aziendale da parte del cliente finale: questo è il principale vantaggio che deriva dall’integrare il pagamento elettronico nei flussi documentali.
Ma per osservare più nello specifico i benefici che possono essere determinati da questa strategia di integrazione, risulta utile porsi sotto due punti di vista differenti: quello dell’azienda e quello del consumatore.
L’azienda che inserisce il pagamento nel flusso documentale sfruttando automatismi e modelli di file pre-impostati avrà il vantaggio di:
Digitalizzare alcuni processi,
per esempio quelli legati alla vendita, al procurement e così via
Riduzione di tempi e costi
inerenti alla produzione e gestione dei vari documenti che servono per scambiare comunicazioni, mediante la creazione di workflow automatici che coinvolgano anche i gestionali ERP e la contabilità
Miglioramento di liquidità
e flussi di cassa
Gestione di volumi maggiori di pagamenti,
senza impattare sulla produttività del personale
Raccogliere ordini e incassi
a qualsiasi ora e 365 giorni l’anno
Predisporre di processi completamente paperless
che, in generale, contribuisce a raggiungere i propri obiettivi di sostenibilità
Dal punto di vista dei consumatori, avranno il vantaggio di:
Vivere un’esperienza di acquisto comoda e semplice
che non li espone a rischi di errori nel trascrivere le cifre da pagare o i riferimenti bancari
Beneficiare di una maggiore garanzia
di tutela dei dati, grazie ai sistemi di sicurezza del proprio interlocutore nell’effettuare digital payment
Impostare il loro rapporto con l’azienda
in modo completamente digitale, apprezzandone la modernità e le capacità innovative
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TopMedia PAY
la soluzione Top Consult per integrare i pagamenti digitali nei flussi documentali
TopMedia PAY è la soluzione offerta nel contesto della piattaforma per la gestione documentale TopMedia Social NED. Si tratta di un tool studiato per innalzare il livello di semplicità e qualità della payment experience dei clienti finali, oltre che delle aziende che offrono il servizio.
Da un lato, infatti, gli utenti finali una volta gestito il loro acquisto o contratto, possono ottenere facilmente un link cui fare riferimento per realizzare il pagamento. Ciò significa non dover mai abbandonare il portale con cui si sta interagendo e semplificare notevolmente le operazioni di acquisto, avvalendosi di un unico strumento efficiente e integrato.
Inoltre, l’azienda che sfrutta la piattaforma documentale di Top Consult può contare su un valido supporto che, oltre a elaborare il link e tutte le ricevute necessarie, dialoga direttamente con i sistemi interni, arrivando a mandare autonomamente tutti i documenti necessari al sistema di conservazione.
Garantiamo, naturalmente, il rispetto di tutti i criteri di privacy e protezione dei dati sfruttando evolute tecniche di crittografia e sicurezza informatica.
Scopri come Area Broker, affidandosi alla tecnologia Top Consult, ha potuto compiere un ulteriore passo verso la completa digitalizzazione documentale!
Semplificazione dei processi aziendali grazie al pagamento elettronico integrato
L’integrazione del pagamento elettronico nel flusso documentale non rappresenta un vantaggio solo sul fronte dell’interazione con il cliente finale. Si tratta di un’occasione per l’azienda di rivedere i propri processi in un’ottica di completa digitalizzazione, oltre che, ove possibile, di automazione.
Evitare di gestire manualmente i processi usando un software documentale integrato con tutti gli applicativi che gestiscono il business (ERP e CRM) serve per eliminare i rischi di distrazione umana nello scambio di dati, ma è anche tra le principali fondamenta su cui basare la propria digitalizzazione interna per innalzare il livello di competitività complessiva. In tale prospettiva, la minimizzazione dei tempi di pagamento consente una maggiore velocità e capacità di recepire le sfide del mercato.
È possibile configurare il flusso documentale in modo che una volta che un contratto digitale viene firmato, e il cliente effettua un pagamento o un anticipo, le procedure interne si avviano automaticamente per gestire la richiesta. Saranno coinvolti diversi reparti come il magazzino, la produzione, la logistica, ognuno apportando il proprio contributo al processo di elaborazione di un ordine confermato e con pagamento dovuto. In questo modo, verranno segnalate le tempistiche effettive di consegna.
Poter contare su processi aziendali completamente integrati determina un incremento del livello di tracciabilità dei processi stessi. Seguendo un flusso documentale sarà sempre possibile capire dove vi sono incoerenze, colli di bottiglia, necessità di intervento per la redistribuzione di risorse.
Esempi pratici di gestione di integrated payment nei flussi documentali
L’integrated payment elettronico consente, in definitiva, di chiudere il processo di vendita completamente in digitale. La soluzione è adottabile in qualsiasi settore. Ecco qui di seguito alcuni esempi.
Settore turistico
L'evoluzione del settore turistico ha portato ad un aumento dell'uso delle soluzioni digitali da parte degli utenti. La comparazione delle offerte di viaggio e la selezione delle tariffe più convenienti sono diventati parte integrante del percorso del cliente. L'integrazione del pagamento all'interno di un flusso documentale, che può coinvolgere anche la collaborazione tra più tour operator o vettori e l'aggiunta di servizi extra come il noleggio di un'auto, semplifica notevolmente l'esperienza del cliente, consentendo di gestire tutte le proprie esigenze in un unico contesto.
Settore assicurativo
Il settore assicurativo può trarre notevoli vantaggi dall'offrire proposte con il pagamento integrato. La possibilità di effettuare pagamenti elettronici in modo semplice e immediato consente di snellire completamente il processo e di attivare la copertura in tempi molto rapidi. Utilizzando una piattaforma documentale avanzata, sarà facile redigere il contratto, personalizzarlo attraverso l'integrazione dei sistemi aziendali e coinvolgere i vari dipartimenti per la firma delle parti coinvolte nella polizza. Con l'aggiunta del pagamento integrato, la polizza può essere attivata in automatico. Sia il cliente che la compagnia riceveranno le conferme di pagamento e tutta la pratica verrà inviata all'assicurato e all'amministrazione interna dell'organizzazione, che gestirà il nuovo riferimento o il rinnovo.
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I contratti digitali del pagamento integrato
L’integrazione del pagamento elettronico nel flusso documentale è un passo fondamentale per la completa digitalizzazione dei contratti, soprattutto nel caso dei contratti di vendita. Un processo efficiente e moderno consente al cliente di gestire tutte le attività legate alla preparazione, redazione e modifica del contratto senza mai dover utilizzare documenti cartacei. Se il pagamento viene integrato nel flusso documentale, non sarà mai necessario interrompere il contatto virtuale con l’azienda. La presenza di un sistema integrato semplifica la gestione e la tracciabilità delle notifiche e dei documenti generati durante le transazioni, garantendo che siano correttamente archiviati sia per l’azienda che per il cliente.
FAQ sul pagamento elettronico integrato
Permettere alla propria clientela di concludere acquisto e pagamento direttamente da un solo sistema, senza dover mandare bonifici dalla app della propria banca, evitando di dover saltare da una piattaforma all’altra, senza perdite di tempo o rischi di errori. Questo è possibile grazie al pagamento elettronico integrato nei flussi documentali: i pagamenti, di fatto, si basano sui documenti aziendali, siano essi contratti, compravendite o abbonamenti. Se il sistema di gestione documentale si integra con quelli di pagamento, il digital payment è realizzabile.
Secondo i più recenti dati dell’Osservatorio Fintech & Insurtech, i consumatori italiani sono sempre più interessati all’embedded finance o embedded insurance, ossia alla possibilità di fruire di un customer journey che includa il pagamento elettronico durante acquisti effettuati anche presso attori non finanziari. D’altra parte, ormai ci si aspetta di poter corrispondere la quietanza di una polizza direttamente dal sito della propria compagnia senza dover svolgere operazioni finanziarie presso altri gestori. Poter contare su un software documentale che permetta il pagamento elettronico significa semplificare l’ecommerce e tutte le operazioni legate al digital payment, sia lato cliente sia in azienda.
I consumatori digitali sono sempre più esigenti, le loro aspettative di un customer journey immediato, intuitivo, semplice da portare a termine e senza intoppi rappresentano una sfida significativa per i gestori di siti che propongono prodotti e servizi online. Di conseguenza, Top Consult, da decenni a fianco delle aziende per facilitarne gestione e ottimizzazione dei processi, fa evolvere costantemente la sua piattaforma enterprise TopMedia Social NED. In particolare, TopMedia PAY è la funzionalità per integrare i processi di pagamento nei flussi documentali.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
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