L’impatto della Gestione documentale nel Cloud: tendenze e previsioni

La gestione documentale si è evoluta nel tempo diventando negli anni sempre più potente e naturale pensarla all’interno delle aziende come Gestione Documentale nel Cloud. Da un’organizzazione prettamente cartacea dei documenti si sta sempre più andando verso la gestione digitale. Le imposizioni legislative come quelle legate a fatturazione elettronica, invio degli ordini NSO o il diffondersi di strumenti come la PEC (e nel breve futuro la REM – Registered Electronic Mail) stanno abituando gli utenti a nuovi modi di lavorare.

In questi scenari la gestione documentale deve proseguire nel proprio percorso di rinnovamento e sfruttare le potenzialità della tecnologia. Ricevere, produrre, condividere, raccogliere, classificare e archiviare i documenti sono attività protagoniste in qualsiasi azienda. Ottimizzare queste funzioni con il cloud è possibile, promuovendo efficienza e rinnovamento dei processi e il rivoluzionamento della strategia aziendale in quell’ottica “data driven” di cui tanto si parla.

Per applicare completamente tale strategia i dati contenuti nei documenti devono, infatti, essere facilmente reperibili e accessibili sempre e ovunque. Il cloud ha un ruolo di primo piano in questa trasformazione.

I vantaggi ottenibili da una soluzione in cloud

Gestione e conservazione documentale sono attività che riguardano lo svolgimento di qualsiasi business e il funzionamento di qualunque ufficio, dalle risorse umane all’amministrazione, dal marketing e vendite al procurement. Fare gestione documentale elettronica significa rendere più efficiente il lavoro di addetti e collaboratori.

I benefici sperimentati da un’azienda che adotta un sistema di gestione documentale sono maggiori se il sistema stesso è erogabile in cloud. Infatti, il cloud è un paradigma di erogazione di servizi software e infrastrutturali che offre vantaggi economici, organizzativi e di sicurezza dei dati.

Le aziende stanno approcciando sempre più questa modalità di approvvigionamento. Durante l’evento di presentazione dei risultati del 2023 dell’Osservatorio Cloud Transformation, gestito dalla School of Management del Politecnico di Milano, è stata evidenziata una svolta significativa: il modello di distribuzione software basato sul cloud ha ormai superato quello tradizionale basato sulla vendita di licenze. Sorprendentemente, il 51% delle applicazioni utilizzate dalle aziende che partecipano allo studio proviene dal cloud.

Di seguito, un elenco dei vantaggi chiave che le organizzazioni possono trarre dall’utilizzo di piattaforme di gestione documentale basate su cloud:

• Riduzione dei costi: usare software in cloud significa non dover investire nell’acquisto di un prodotto, ma pagarlo a consumo in base all’effettivo utilizzo dei vari servizi.
• Flessibilità e scalabilità: grazie alla sua natura on demand, il cloud è in grado di accompagnare la crescita del business, la sua stagionalità.
• Incremento della produttività: possono essere ridisegnati i processi in una logica di maggiore efficienza. Nello specifico, l’accesso immediato ai documenti promuove tantissime opportunità di ottimizzazione delle attività, da quelle delle vendite in poi.
• Miglioramento della collaborazione: abbattere i limiti di condivisione dei documenti inevitabilmente determinati dagli archivi installati in locale e, al contrario, rendere accessibile sempre e ovunque qualsiasi contenuto digitale grazie al cloud innalza il livello di collaboration.
• Tecnologia all’avanguardia e affidabilità: le tecnologie di gestione documentale erogate in cloud sono sempre allo stato dell’arte, aggiornate in base alle più recenti innovazioni realizzate dal produttore, anche dal punto di vista dell’hardware utilizzato per gestire i sistemi.
• Compliance normativa: le infrastrutture cloud, gestite da provider tenuti a rispettare specifici requisiti di legge, mettono al riparo le aziende dalla compromissione delle informazioni contenute nei documenti.
• Security e data privacy: il fornitore di servizio in cloud ha anche la responsabilità di mettere al sicuro server e data center su cui transitano le informazioni su cui lavorano le applicazioni.

Sfide e opportunità nel passaggio alla gestione documentale in cloud

Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio sopra citato, ancora circa il 63% delle aziende, stanno valutando le configurazioni in cloud rispetto all’on premise, pone particolare importanza soprattutto sul risparmio dei costi. Tra le principali sfide da raccogliere vi è quindi quella dell’uso del cloud come acceleratore per la digitalizzazione, intesa come una concreta trasformazione del business all’insegna dell’agilità e della capacità di rispondere velocemente alla domanda del mercato.

Nonostante la crescente adozione del cloud e la consapevolezza dei suoi benefici, le aziende si trovano ancora di fronte a diverse sfide nell’abbracciare appieno questa tecnologia. Una delle principali risiede nella gestione della resistenza al cambiamento. Sebbene i vantaggi del cloud siano ampiamente riconosciuti, esiste una naturale inclinazione umana a mantenere lo status quo, rendendo talvolta arduo il passaggio a nuove soluzioni tecnologiche.

Un altro ostacolo significativo è legato alla sicurezza nel cloud. La cloud security, che comprende l’insieme di procedure e tecnologie volte a proteggere i sistemi cloud, richiede una responsabilità condivisa tra le aziende e i fornitori di servizi cloud. Collaborare strettamente con i partner tecnologici permette di ottenere configurazioni sicure e su misura, riducendo al minimo le vulnerabilità.

Infine, la compatibilità e l’integrazione con i sistemi esistenti rappresentano una sfida non trascurabile. L’introduzione di soluzioni cloud in un’infrastruttura IT preesistente necessita di un’attenta valutazione per garantire che le nuove e le vecchie tecnologie possano coesistere e comunicare efficacemente. I fornitori di software sono consapevoli di questa esigenza e lavorano allo sviluppo di connettori e strumenti che facilitino l’integrazione, offrendo al contempo l’expertise necessaria per un funzionamento ottimale dei sistemi.