Software gestione documentale: come implementarlo al meglio anche da mobile

Estendere la possibilità di sfruttare il software per la gestione documentale sempre e ovunque: questa è la fondamentale prerogativa di una piattaforma per il document management accessibile anche da mobile.

La gestione documentale elettronica e, ancor di più, i software di document management accessibili da mobile, garantiscono efficienza e flessibilità a praticamente tutti i dipartimenti aziendali. Con applicazioni di questo tipo, infatti, è possibile consultare, modificare e condividere in piena sicurezza i documenti necessari per il lavoro attraverso qualsiasi dispositivo, dallo smartphone ai tablet, passando ovviamente per i PC.

Contare sulla gestione documentale da mobile significa sapere di avere sempre a disposizione l’intero ufficio con tutto ciò che in esso è contenuto. Grazie alla gestione documentale accessibile in mobilità è possibile avere tutte le informazioni su un determinato cliente mentre lo si ha di fronte. I collaboratori hanno facoltà di creare e/o modificare i documenti sui propri dispositivi e sincronizzarli con il sistema principale, senza neanche il bisogno di fare ritorno in azienda.

I benefici ottenibili con un software per la gestione documentale da mobile

I sistemi digitali per il document management sfruttabili anche da remoto offrono i seguenti vantaggi.

• Accessibilità e flessibilità. Le informazioni contenute nei documenti sono sempre disponibili, senza bisogno di essere a una scrivania. Tanto più il software usato è evoluto quanto più sarà potente il suo motore di ricerca capace di rispondere velocemente alle richieste degli utilizzatori che ogni volta differiscono in base al loro ruolo.
• Collaborazione in tempo reale. I file possono essere creati, aggiornati, condivisi e sincronizzati sempre e ovunque. Ciò significa che tutti gli interessati a un processo sanno ciò che sta accadendo; così facendo i flussi di lavoro scorrono più velocemente, senza subire i ritardi dovuti a spostamenti, apposizione di firme e così via.
• Risparmio di tempo e aumento della produttività. Per raccogliere le informazioni e verificare che siano le più aggiornate, per ottenere le approvazioni e così via occorre tempo. Accedere e contribuire al flusso di lavoro anche in mobilità si traduce nell’opportunità di incrementare il proprio livello di produttività.
• Sicurezza delle informazioni. Utilizzando applicazioni avanzate (dotate di tecniche di data protection – quali quelle crittografiche – e di chiare policy di valutazione e accettazione del rischio e dei processi e delle infrastrutture) si è certi che solo gli utenti con i diritti di accesso possono consultare le informazioni.

Quali caratteristiche deve avere un software per la gestione documentale da mobile

Velocità, accessibilità, fruibilità e condivisione. Questi sono i 4 principi sulla base dei quali è costruito il software di gestione documentale ideale. Ma vediamo più nel dettaglio quali sono le caratteristiche che lo devono contraddistinguere per essere certi di avere scelto una soluzione tecnologicamente avanzata.

• disponibilità sia in house che in cloud;
• interfaccia smart per caricare e scaricare dati in modo intuitivo;
• basato su architettura enterprise con funzionalità di fault tolerance e load balancing per rispondere alle necessità;
• possibilità di archiviare i file con tag personalizzati;
• opportunità di disegnare workflow collaborativi, rimuovendo le rigidità;
• integrazione di strumenti di condivisione e aggiornamento immediati;
• gestione di fatturazione elettronica e conservazione nel pieno rispetto delle più recenti normative

Implementazione di un software di gestione documentale da mobile

Adottare una soluzione per la gestione documentale da mobile, comporta una serie di passaggi che non implicano solo rinnovamenti tecnologici. Una piattaforma documentale introduce nuove modalità operative e, inevitabilmente, comporta attività di change management.

È, perciò, importante poter contare su un partner tecnologico che abbia anche competenze consulenziali e possa portare la propria esperienza. Un sistema di document management, di per sé, è semplice, ma svolge un ruolo delicato nell’organizzazione perché va a innestarsi in tantissimi aspetti di quest’ultima.

Ecco, quindi, i passi specifici da compiere per porsi al riparo dal rischio di non ottenere tutti i benefici possibili o di rallentare il percorso di innovazione.

• Analisi dei processi documentali precedentemente all’introduzione della nuova tecnologia.
• Coinvolgimento degli stakeholder (che, oltre naturalmente all’IT, includono specialisti del partner).
• Predisposizione degli obiettivi.
• Pianificazione del progetto e disegno della strategia.
• Personalizzazione e configurazione del software prescelto.
• Creazione dei requisiti che devono caratterizzare i documenti.
• Implementazione dei nuovi processi.
• Configurazione delle web app e sincronizzazione.
• Istruzione sulle policy di accesso.
• Formazione del personale.
• Raccolta dei feedback degli utenti per innescare un circolo virtuoso di aggiornamenti.
• Monitoraggio delle performance del sistema.
• Gestione degli aggiornamenti software.
• Supporto tecnico per la risoluzione di eventuali criticità.