Con archiviazione elettronica si intende la metodologia tecnica e procedurale usata per conservare documenti in formato digitale. Tra i principali fattori che determinano la compliance legislativa del processo di archiviazione elettronica vi è l’utilizzo di piattaforme software che supportino la conformità a eIDAS – Electronic Identification, Authentication, and Trust Services.
Secondo quanto stabilito con il recente eIDAS 2.0, soluzioni che soddisfano tale requisito devono integrare funzionalità di marcatura temporale, firma elettronica e consegna certificata, così come permettere la verifica dell’identità degli utenti.
Alla luce di tutto questo risulta evidente il fatto che per essere certi di realizzare archiviazione elettronica a norma è necessario entrare in merito all’intera organizzazione del processo.
Come l’archiviazione elettronica sta trasformando la gestione documentale aziendale secondo eIDAS
Con la progressiva digitalizzazione delle attività si sta rendendo sempre più indispensabile poter contare su un archivio digitale, centralizzato, aggiornato, non ridondante, sempre disponibile. Le aziende stanno quindi via via abbandonando i documenti cartacei (con tutti gli sprechi di tempo e risorse che essi comportano) preferendo loro l’uso di file digitali, che non hanno bisogno di spazi fisici, sono velocemente organizzabili e condivisibili.
Per costruire un hub di documenti digitali caratterizzati da validità legale e fare correttamente archiviazione elettronica, le aziende italiane devono necessariamente rifarsi ai principi legislativi di conservazione a norma, sanciti dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Anche la legislazione europea con il regolamento eIDAS ha deciso di disciplinare l’archiviazione elettronica al fine di stabilire regole e standard obbligatori per tutti. È, in particolare, con eIDAS 2.0 che si introducono interessanti novità pensate per superare le normative nazionali.
In base a quanto stabilito nell’ultima versione di eIDAS, l’archiviazione elettronica, o meglio, il servizio e-Archiving è inserito tra i servizi fiduciari. Esso, nello specifico, è definito “un servizio che garantisce la ricezione, l’archiviazione, il recupero e la cancellazione di dati e documenti elettronici al fine di garantirne la durabilità e la leggibilità nonché di preservarne l’integrità, la riservatezza e la prova dell’origine durante tutto il periodo di conservazione”.
Con eIDAS 2.0 il legislatore europeo ha voluto promuovere l’interoperabilità tra Paesi, agevolando la possibilità di sfruttare i benefici della conservazione a norma.
L’utilità del Regolamento europeo eIDAS
La Commissione europea pone tra i propri obbiettivi quello di sostenere le dinamiche di mercato e, in tale contesto, si è resa conto della necessità di regolamentare la produzione e conservazione dei documenti elettronici. E questo anche perché in alcuni Paesi (quali l’Italia) esistevano, prima che in altri, normative a questo proposito.
Con la prima versione di eIDAS (in vigore dal 2016) è stata istituita una lista di servizi fiduciari qualificati tra cui la conservazione qualificata delle firme e dei sigilli qualificati (art 34 e 40 del primo regolamento eIDAS).
Il servizio di archiviazione elettronica, con eIDAS 2.0, si va ad affiancare a questi.
Fine ultimo di questa novità è:
- facilitare a tutti i cittadini dell’Unione l’accesso ai servizi pubblici e la possibilità di effettuare transazioni sicure tra i cittadini stessi e le imprese e le Pubbliche amministrazioni,
- contribuire a creare le basi per costruire l’European digital market.
Sistemi di archiviazione elettronica, i vantaggi di processo che si possono ottenere
Essere compliance alle normative non significa solo porsi al riparo da rischi di sanzioni. Come spesso è capitato (basti pensare all’obbligo di fatturazione elettronica e alle opportunità di digitalizzazione che esso ha aperto) le novità che si sono dovute introdurre nei propri processi hanno generato vantaggi.
Anche con l’affermazione a livello continentale del servizio di archiviazione elettronica succederà la stessa cosa. In particolar modo in Italia, che vanta un primato per presenza di Qualified Trust Service provider, per le aziende che rimodelleranno i processi alla luce della nuova normativa, sarà più facile poter godere dei seguenti benefici.
- Garanzia di autenticità e integrità dell’archivio digitale che man mano si costruisce.
- Piena validità legale in tutti i Paesi membri di quanto conservato.
- Riduzione del rischio di frodi, falsificazione di identità e firme digitali.
- Minimizzazione dei pericoli di accessi non autorizzati ai documenti.
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