Sistemi di gestione documentale: come guidare al cambiamento e dematerializzare i processi

Perché adottare sistemi di gestione documentale? Questa la prima domanda che le aziende devono porsi per poi affrontare con efficienza il proprio percorso di innovazione del modo di lavorare, ma più in generale, di fare business. Sfruttare piattaforme per il document management e, cioè, digitalizzare i documenti, pone, infatti, le basi per dematerializzare i processi.

Infatti, la dematerializzazione dei documenti mette le aziende di fronte alla sfida dell’abbandono dei documenti cartacei. Allo stesso tempo, offre la preziosa possibilità di semplificare i processi e di renderli più collaborativi e innovativi.

Dalla carta ai sistemi di gestione documentale digitali

Archivi fisici e classificazione manuale, carta e stampa. Prima del digitale le organizzazioni erano tenute ad agire in tali contesti, dovendo confrontarsi con problemi di spazio, difficoltà di recupero delle informazioni e i vari rischi di smarrimento e danneggiamento dei fogli.

I software di document management, inizialmente repository di file nativi digitali e derivanti da scansioni, hanno reso evidenti i benefici di una migliore accessibilità delle informazioni. Inoltre, hanno permesso di ottenere risparmi significativi grazie all’eliminazione della carta.

Un’evoluzione di digital transformation da attuare?

Grazie all’aumento di funzionalità delle piattaforme, con la loro integrabilità con gli altri applicativi aziendali, è stato possibile digitalizzare interi workflow documentali.

Con l’introduzione della firma elettronica e le regolamentazioni inerenti alla conservazione a norma, oggi è possibile dematerializzare interi processi e, addirittura, automatizzarli (del tutto o in parte) mediante tecniche di intelligenza artificiale e machine learning. Il tutto ovviamente, in piena sicurezza.

Benefici della dematerializzazione dei processi

I vantaggi derivati dalla dematerializzazione dei processi e, cioè, i motivi per cui è ormai d’obbligo rivoluzionare le metodologie di svolgimento delle attività sono, principalmente, i seguenti.

• Efficienza. I processi aziendali che possono contare su un hub centralizzato di documenti e su tecniche evolute di gestione dei flussi di lavoro vantano maggiore velocità di esecuzione. Questo permette anche un aggiornamento immediato dei vari addetti, un maggior coinvolgimento e quindi maggiore tempestività nel gestire le criticità.
• Accessibilità in sicurezza. I sistemi di gestione documentale facilitano la condivisione di contenuti garantendo, allo stesso tempo, protezione delle informazioni. Ogni documento potrà essere impostato per essere visibile (e modificabile) da alcune persone (e funzioni), a seconda del tipo di processo che si sta svolgendo. Inoltre, accessi e lavorazioni sui file sono tracciabili e quindi è sempre possibile risalire a cosa stia succedendo.
• Riduzioni dei costi. Dematerializzando i processi vi sono risparmi da vari punti di vista: da quelli sperimentabili immediatamente (carta e stampa) a quelli che concernono l’automazione di alcuni passaggi. È il caso, per esempio, della digitalizzazione dei cicli attivo e passivo, della gestione degli ordini e delle approvazioni.

Implementazione di un sistema di gestione documentale, ecco cosa fare

I sistemi di gestione documentale si occupano di protocollare, classificare, coinvolgere chi deve aggiungere dati e/o eventualmente firmare, e poi conservare a norma i vari documenti. Quanto più i sistemi di gestione documentale sono evoluti tanto più sono capaci di recepire qualsiasi formato di contenuto e gestirlo. Per fare tutto questo, i software devono però essere istruiti sulla tipologia di documenti che circolano in azienda, sul loro ruolo, sulle persone che li trattano.

I passaggi chiave per massimizzarne il potenziale

Vediamo, dunque, quali sono i passaggi fondamentali per l’implementazione dei sistemi di gestione documentale. Una volta scelto il partner tecnologico con cui collaborare, questi sistemi possono esprimere nell’organizzazione tutte le loro potenzialità.

• Analisi dei requisiti. Ciascuna azienda svolge più o meno gli stessi processi (gestione ordini, contratti d’assunzione, fatturazione) ma ognuna ha le sue peculiarità. È giusto quindi monitorare i processi documentali ed evidenziare le esigenze specifiche.
  Identificazione di tag e criteri di organizzazione dei documenti e di opportunità di automazione nello svolgimento delle operazioni.
• Pianificazione del progetto, preparazione delle fasi, dalla migrazione dei dati, all’integrazione con altri applicativi all’attuazione di un eventuale progetto pilota (per esempio, per un determinato workflow) e alla sua graduale estensione. Tutti gli step implementativi vanno stabiliti e poi condivisi in maniera da rendere poi il nuovo sistema davvero utile e utilizzato.
• Implementazione effettiva con predisposizione anche di sistemi di feedback per verificare il concreto coinvolgimento e la reale efficacia delle innovazioni. In tale fase, per salvaguardare la data privacy, è importante anche fissare i vari privilegi di accesso e modifica dei documenti a seconda degli utenti che lavorano sul processo specifico.
• Formazione e supporto. Ogni potenziale utente dei sistemi di gestione documentale deve saper sfruttare il sistema ed essere supportato in caso di problemi. Piena collaborazione con il partner tecnologico serve, anche, per promuovere l’aggiornamento dei sistemi stessi e la loro diffusione in azienda.

Nuove strategie per l’implementazione di Sistemi di Gestione Documentale

Introdurre una nuova tecnologia capace di ottimizzare interi processi o parte di essi significa scontrarsi con le naturali resistenze al cambiamento. Questo avviene anche con l’ingresso in azienda di sistemi di gestione documentale. È, dunque, importante concentrarsi su strategie di change management che implichino una chiara focalizzazione sulle nuove attività e che agevolino il cambiamento culturale, prima, e operativo, poi.
Tali strategie devono coinvolgere tutti gli stakeholder, dai decisori ai collaboratori. Per rendere pervasivo il cambiamento occorre, infine, utilizzare tecniche di comunicazione efficaci.