Pagamenti elettronici integrati: in che modo stanno rivoluzionando la gestione documentale

Attirare, trattenere e fidelizzare i clienti: con questi obiettivi le aziende decidono di offrire l’opportunità dei pagamenti elettronici integrati nei processi di vendita online e, dunque, nelle piattaforme che li governano. Di pari passo, si innalzano le aspettative di user experience dei siti da parte dei consumatori finali.

In uno scenario di questo tipo predisporre la possibilità tecnologica di effettuare la transazione direttamente sul portale del venditore è strategicamente vincente per evitare che il potenziale cliente abbandoni il suo acquisto. Offrire questo vuol dire rivedere la propria infrastruttura applicativa in un’ottica di integrazione. La tecnologia è a portata di mano e si basa su piattaforme di gestione documentale dotate di tecniche avanzate. Vediamo dunque come e cosa fare.

Pagamenti elettronici integrati per migliorare il customer journey e l’efficienza aziendale

Con pagamenti elettronici integrati si fa riferimento alle soluzioni che consentono di completare il processo di acquisto direttamente all’interno del marketplace in cui si stanno facendo le proprie spese. Ciò significa che il cliente non è tenuto a passare, per esempio, sul sito della banca, per compiere operazioni di bonifico. Non solo.

Completare il customer journey con la transazione ha l’importante conseguenza di rendere il processo più fluido per l’interlocutore, ma anche più veloce internamente. Costruendo un flusso documentale è, infatti, possibile impostare per il cliente, e per l’azienda stessa, tutti i documenti che servono per stilare l’ordine prima e poi le ricevute da consegnare e archiviare. E tutto questo, potenzialmente, anche in automatico senza interventi di addetti umani. La piattaforma di gestione documentale, e il repository di documenti che essa genera e continuamente alimenta, diventa così protagonista nella relazione con il cliente, alleato prezioso per il personale, oltre a essere prerequisito per abilitare pagamenti elettronici integrati.

Avendo a che fare con un ecosistema fluido e integrato di applicazioni, che coinvolga sicuramente documentale ed ERP, il cliente si rende immediatamente conto di aver accesso facilmente a ciò che gli serve (informazioni di prodotto, listini, scontistica, date di consegna e poi i dati, la fattura) e fruisce di un servizio completo se ottiene anche le modalità di accesso al pagamento.

D’altra parte, l’azienda ha sempre aggiornati i suoi sistemi, sicuramente: l’ERP (sulla base degli ordini/ contratti arrivati) e la contabilità, per quanto riguarda i pagamenti ricevuti.

I vantaggi dei pagamenti elettronici integrati

Il beneficio più significativo riconducibile ai pagamenti elettronici integrati sta, come appena qui sopra accennato, nel velocizzare e semplificare le operazioni, siano esse d’acquisto per il cliente che di gestione dei processi per l’azienda venditrice.

Il cliente finale percepirà l’azienda come un attore innovativo e trasparente, capace di soddisfare le più elevate aspettative di gestione della relazione. Attingendo alle informazioni dell’hub documentale, il sistema sfrutta tutti i dati per offrire una esperienza personalizzata e sicura dell’intero percorso di acquisto.

D’altra parte, l’azienda potrà beneficiare di quanto segue.

• Aggiungere un tassello essenziale alla digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione documentale, con tutti i risparmi che questo comporta anche dal punto di vista ambientale.
• Rendere più efficienti e rapide le attività, anche quando si tratta di ingenti volumi di operazioni, di picchi stagionali e così via.
• Minimizzare il numero di errori (sia interni sia da parte del cliente che non deve più memorizzare dati e cifre nel passaggio alle piattaforme di pagamento).
• Miglioramento della liquidità e dei flussi di cassa con incassi garantiti in qualsiasi ora e giorno.
• Reportistica aggiornata in tempo reale sempre disponibile per analisi finanziarie.
• Incremento dell’automazione dei processi amministrativi.
• Possibilità di mandare in conservazione digitale tutti i documenti (fiscalmente rilevanti o meno) che si ritiene necessario salvare e tenere digitalmente nella piattaforma documentale per averli a disposizione nello svolgimento dei processi.

Come attuare il processo di integrazione delle transazioni nel documentale

I nodi tecnologici da sciogliere per abilitare i pagamenti elettronici integrati sono di due tipi.

1. Serve, prima di tutto, creare sinergia tra il sistema ERP e quello che gestisce documenti e fatturazione elettronica. I due applicativi devono essere sincronizzati e capaci di colloquiare tra loro in modo che quantità e qualità della merce ordinata e venduta (e le condizioni di vendita dedicate al particolare cliente) siano allineate con il corrispettivo in denaro da ottenere. Così facendo si può mandare al cliente un link o un QR Code per il pagamento di quanto dovuto, con estrema precisione e velocità.
2. D’altra parte, serve integrare la piattaforma documentale con gateway di pagamento sicuri e conformi agli standard PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security).

Best Practices per sfruttare appieno l’opportunità dei pagamenti elettronici integrati

Le organizzazioni devono fare in modo di assimilare il nuovo modus operandi per renderlo efficace. Formazione e consapevolezza da parte del personale sono imprescindibili perché tutti sfruttino i nuovi sistemi. D’altro canto, le aziende devono scrivere e trasferire policy organizzative e procedure per mettere al riparo i processi da malfunzionamenti o possibilità di compromissione delle informazioni.

Inoltre, è indispensabile porre attenzione alle policy di cybersecurity e monitoraggio. Tipicamente funzioni di protezione sono incluse nelle soluzioni di document management più evolute, è d’obbligo poi attuare strategie tese ad assicurare la data privacy, massima tracciabilità e trasparenza delle operazioni.

Infine, è fondamentale scegliere partner tecncologici con esperienza sia per ciò che concerne la piattaforma documentale, sia sul fronte dei servizi di pagamento, in maniera da poter contare su supporto specializzato per l’implementazione delle novità e in caso di problemi.