Firma digitale dei documenti: guida completa a strumenti, vantaggi e soluzioni per aziende

La digitalizzazione ha rapidamente cambiato il modo di lavorare all’interno delle aziende e le maniere di rapportarsi tra le persone e le organizzazioni pubbliche e private. La possibilità di firmare digitalmente un documento va, infatti, a inserirsi e a completare flussi documentali digitali ben più ampi che rispondono a esigenze di lavorare internamente e di interfacciarsi con la clientela (o i cittadini) sfruttando modalità innovative, senza necessariamente vedersi di persona. Basti pensare alla possibilità di realizzare un intero processo di assunzione (dai primi scambi informativi, alle varie verifiche, sino alla firma del contratto completamente da remoto) così come all’attivazione di una polizza assicurativa solo svolgendo un processo digitale.

Firmare digitalmente un documento è un processo delicato, regolato da specifiche normative e soggetto a una serie di obblighi da parte dell’organizzazione che si serve dello strumento firma digitale. Questa guida ti fornirà tutte le informazioni necessarie per capire come firmare digitalmente un documento, quali strumenti utilizzare e i vari vantaggi.

Piattaforme software evolute realizzate appositamente per la gestione documentale offrono tool per supportare gli utenti nell’offerta della firma digitale e della opportunità di creare digitalmente i contratti. È il caso di TopMedia Social NED che ha tra le sue soluzioni, in particolare, Easy Contract, il servizio sviluppato da Top Consult per integrare la firma nei flussi documentali digitalizzati.

Cos’è la firma digitale e come funziona?

La firma digitale è lo strumento indispensabile per siglare un documento senza ricorrere a carta e penna.

Con firma digitale si intende un servizio che garantisce l’autenticità del documento, convalida senza equivoci l’identità del firmatario e assicura l’integrità dei contenuti. Solo salvaguardando questi aspetti firmare digitalmente un documento significa dargli lo stesso valore legale di quando vi si appone la firma autografa.

Nello specifico legale in Italia, la firma digitale fa riferimento a quanto espresso dal CAD – Codice dell’amministrazione digitale perché si abbia validità probatoria dei documenti, In tale regolamento si legge che la firma digitale è concepita come un particolare tipo di firma elettronica qualificata e si basa su un certificato qualificato e su un sistema di doppia chiave crittografata, una pubblica e l’altra privata.

Si configura così un sistema di crittografia asimmetrica in cui la chiave privata è conosciuta solo dal firmatario a cui serve per creare la firma digitale e contestualmente cifrare il documento.

La chiave pubblica è disponibile per chiunque ed è necessaria per verificare la firma digitale e, in particolare, l’identità del firmatario, oltre che per essere certi che il documento non sia stato alterato.

Tipologie di Firma Digitale e la normativa di riferimento

In Italia la normativa sulla firma digitale è illustrata nel Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n.82, ossia nel CAD. La norma è stata aggiornata nel tempo e quella in vigore è di inizio 2018.

I vari cambiamenti sono stati influenzati dal regolamento europeo eIdas – electronic IDentification, Authentication and trust Services e proprio a questo proposito ci aspetta un ulteriore adeguamento in seguito alle recenti novità introdotte con eIdas 2. Quest’ultimo prevede, a livello continentale, requisiti di sicurezza e sanzioni per i servizi fiduciari non qualificati, tra cui è inclusa la firma FEA (acronimo per firma elettronica avanzata) sulla quale è costruita la firma digitale. E questo fa emergere il fatto che alcune regole tecniche ormai sono obsolete.

Gli esperti del settore si aspettano che il legislatore italiano intervenga, per esempio, sull’interoperabilità delle sottoscrizioni, guardando al fatto che a breve soggetti non professionali potranno disporre della firma qualificata sfruttando il Portafoglio Europeo di Identità Digitale.

Tipologie di firme elettroniche

Vi sono diverse tipologie di firme elettroniche che si caratterizzano per livelli di sicurezza differenti. Ciascun tipo, come si vedrà, risponde a bisogni specifici.

• Firma Elettronica Semplice. È la forma più basilare di firma elettronica. Dal punto di vista tecnico, consiste in dati elettronici che sono associati ad altri affinché il firmatario possa apporre la firma. Non garantisce un alto livello di sicurezza e autenticazione, ma è utilizzata per operazioni che non richiedono verifica forte dell’identità.
• Firma Elettronica Avanzata. In questo caso, il livello di sicurezza è superiore rispetto al precedente, in quanto con la firma elettronica avanzata si assicura che al contenuto non sono state apportate modifiche. Questa firma è univocamente collegata al firmatario e creata con dati che il firmatario può mantenere sotto il proprio controllo esclusivo.
• Firma Elettronica Grafometrica. Questa tipologia di firma elettronica avanzata viene apposta tramite un dispositivo che cattura i movimenti della mano del firmatario, come con tablet e stilo. È particolarmente utilizzata per la firma di documenti in contesti in cui è necessaria una firma manuale, ma in formato digitale.
• Firma Elettronica Qualificata. È un altro tipo di firma elettronica avanzata. Si basa su un certificato qualificato e viene creata utilizzando un dispositivo ad hoc. Questa tipologia di firma ha lo stesso valore legale di una firma autografa e offre il livello di sicurezza e autenticazione massimo, il più elevato tra tutte queste elencate.

Cosa è necessario per firmare digitalmente un documento

La scelta degli strumenti per firmare digitalmente un documento è essenziale per garantire sicurezza e facilità d’uso nei processi aziendali. Per quanto concerne quel che occorre per firmare digitalmente un documento, dal punto di vista hardware è sufficiente dotarsi di un kit per la firma digitale che include una smart card (con relativo lettore) o una chiavetta USB. Serve, infatti, un device che contenga il certificato di sottoscrizione dato dall’ente certificatore.

Oltre a questi, come anticipato, per la firma grafometrica servono i dispositivi capaci di catturare i dati biometrici del firmatario.

Il software necessario può essere dato a corredo di tale kit per la firma digitale oppure si può dotare di un applicativo ad hoc. Esistono sul mercato varie applicazioni Mobile/Web.

Esiste anche la possibilità di firmare digitalmente un documento con soluzioni totalmente remote, senza supporti fisici, che offrono l’opportunità di firmare in cloud, dunque virtualmente, con un accesso sicuro.

Piattaforme realizzate per ottimizzare la gestione documentale solitamente includono soluzioni per la firma digitale. L’ideale è dotarsi di una applicazione che sia usabile, appunto, anche in cloud in modo da poter essere usata più semplicemente (per esempio, nel caso il titolare di firma sia fuori sede, non abbia con sé l’hardware e così via).

Come firmare digitalmente un documento: guida passo-passo

Firmare digitalmente un documento è semplice e intuitivo. Il processo è il seguente:

1. Creazione del documento. Il documento informatico può essere generato tramite acquisizione, memorizzazione o raggruppamento di dati.
2. Approvazione. Una soluzione efficace facilita la collaborazione tra i partecipanti, notificando attività e avanzamenti.
3. Firma elettronica. Garantisce autenticità e integrità, associando al documento un numero univoco e dati giuridici rilevanti.
4. Gestione dei documenti firmati. Una gestione ben strutturata rende contratti, procedure e atti facilmente accessibili e condivisibili.
5. Conservazione digitale. Il software scelto deve supportare l’intero ciclo di vita del documento, garantendo una conservazione a norma e un archivio sostitutivo.

Firma Elettronica e Conservazione Digitale

Sia che si lavori con documenti cartacei dematerializzati, sia, a maggior ragione, che si tratti di file nativi digitali e come tali correttamente siglati, per tutti si pone il problema della conservazione digitale. Non ha, infatti, senso procedere alla stampa per ottemperare gli obblighi di legge inerenti all’archiviazione per determinati periodi temporali.

I documenti, quali per esempio i contratti, sono ovviamente soggetti a obbligo di firma digitale ma devono anche essere tenuti a disposizione in azienda per diversi anni. Nel caso essi siano digitali, il legislatore impone che ne venga tecnologicamente impedita la distruzione, preservata l’autenticità e integrità e che sia previsto un accesso controllato.

I vari documenti digitali possono essere conservati in house (rispettando le regole tecniche pubblicate nelle Linee Guida del CAD – Codice dell’amministrazione digitale) o dati in outsourcing, cioè a soggetti terzi che si occupino della conservazione a norma. Vi sono varie realtà qualificate dall’AgID come conservatori accreditati che hanno le capacità tecniche e consulenziali di gestire tutto il processo documentale, inclusa quindi, la conservazione.

Top Consult, conservatore qualificato presente sul marketplace AgID, mette a disposizione le proprie capacità tecniche e consulenziali (quale documento gestire con firma digitale e quale no, come e quanto conservarlo e impostare il processo correttamente) anche per coloro che adottano una soluzione in house, proponendo servizi di formazione e verifica su questi temi.

Conservare digitalmente un documento significa assicurarne l’integrità e la disponibilità per tutto il tempo necessario. I documenti digitali, se conservati correttamente, non rischiano di deteriorarsi o di andare persi come i documenti cartacei. Inoltre, il processo di conservazione digitale è completamente tracciabile e conforme alle normative, assicurando che ogni documento possa essere recuperato, verificato e, se necessario, utilizzato in sede legale.

Contare su un archivio di documenti conservati digitalmente vuol dire fruire di una serie di vantaggi tra cui i principali sono:

• minimizzazione dei costi legati agli archivi fisici e alla stampa;
• maggior efficienza organizzativa e gestionale;
• facilità nella reperibilità dei documenti;
• incremento della sicurezza e della data privacy;
• compliance alle normative;
• sostenibilità.

Applicazioni e utilizzo della firma digitale

Come anticipato, la firma digitale è utilizzata per garantire autenticazione, integrità e impossibilità di ripudio di un documento. Gli scopi per cui si ricorre a questa tecnologia sono perciò i più disparati sia in ambito pubblico che privato.

Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione, molteplici documenti ufficiali sono ormai gestibili digitalmente. Anche richieste di contributi e visure camerali sono stati semplificate grazie al digitale.

D’altro canto, poter firmare digitalmente un documento agevola la stesura di dichiarazioni e autocertificazioni.

La firma digitale ha poi spalancato alle aziende la grande opportunità di gestire da remoto in modo sicuro i contratti, oltre che di creare archivi digitali al posto dei più dispendiosi e complicati archivi cartacei tradizionali.

Come l’integrazione della Firma Digitale con la Gestione Documentale migliora il flusso di lavoro?

Integrare la firma digitale nella gestione documentale e, conseguentemente, avere la possibilità di integrare e digitalizzare le attività permette di ottimizzare i flussi di lavoro.

In primo luogo, sono ridotte le possibilità di compiere errori in quanto si minimizzano gli interventi umani sui dati e pertanto i rischi inerenti a distrazione, incomprensioni eccetera. Inoltre, sono rese possibili automazioni che velocizzano i workflow.

I processi poi possono essere più facilmente tracciati per evidenziare se e dove si verifichino criticità sulle quali intervenire. In generale, così facendo si innalza significativamente l’efficienza operativa e quindi la produttività.

Diverse aziende hanno già applicato con successo processi innovativi basati sull’integrazione dei processi e sull’uso della firma digitale.

Le soluzioni di Firma Elettronica di Top Consult: 4Sign e Easy Contract

4Sign, così è più facile firmare digitalmente un documento in cloud

4Sign è la soluzione Top Consult che consente di firmare digitalmente un documento in cloud.

Si tratta di un vero e proprio servizio di libro firma elettronico realizzato appositamente da Top Consult per semplificare il processo di firma elettronica e, più in generale, digitalizzare l’intero flusso documentale che prevede la firma e poi la conservazione di quanto correttamente siglato.

Il servizio 4Sign consente di raccogliere e distribuire velocemente i documenti cui serve la firma in modo da non creare ritardi. È accessibile da qualsiasi dispositivo e offre un’interfaccia utente intuitiva.

Il medesimo servizio automaticamente si occupa poi di mandare in conservazione i documenti firmati.

Firmare digitalmente un documento con Easy Contract

Il business aziendale si basa sui contratti, siano essi di vendita, di acquisto, di assunzione e così via. Easy Contract, basato sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED, permette alle organizzazioni di digitalizzare l’intero flusso documentale che riguarda qualsiasi contratto.

Si tratta di una applicazione molto flessibile che consente di utilizzare le tipologie di firme elettroniche più adatte per ciascuna tipologia di contratto nazionale ed europeo. Non solo. Essendo integrata nell’ecosistema software dell’azienda essa favorisce la possibilità di instaurare un percorso che guidi l’utente nella sottoscrizione e pertanto alla firma del contratto. Questo è vero per le attività interne alle aziende, ma anche per fornire innovative possibilità di gestire le relazioni con i clienti finali.

Si accennava più sopra, per esempio, a una polizza assicurativa. In tal caso, mediante questa tecnologia, una volta scambiate tutte le informazioni necessarie, per attivare concretamente il servizio, è sufficiente inviare una mail con il link al documento da firmare e in tempo reale si avrà la controfirma della compagnia.

Vantaggi della firma digitale con Easy Contract

I principali benefici immediatamente riscontrabili usando il servizio per la firma digitale di documenti Easy Contract sono:

• sicurezza, il sistema assicura autenticità e integrità dei documenti firmati e impedisce di apportarvi modifiche;
• validità legale pari a quelli firmati in modo tradizionale;
• flessibilità nel poter utilizzare le varie tipologie di firma in modo da rispondere a tutte le esigenze;
• facilità d’uso via browser;
• semplicità nell’integrazione nei flussi documentali digitalizzati (che si completano con la conservazione) per innalzare l’efficienza.

Perché adottare la Firma Digitale con Top Consult

La firma digitale rappresenta un’opportunità unica per le aziende che desiderano migliorare la gestione documentale e la sicurezza. Le soluzioni integrate di Top Consult consentono di firmare e archiviare i documenti in modo efficiente, rispettando le normative e migliorando la produttività aziendale.

La piattaforma enterprise TopMedia Social NED per la gestione documentale di Top Consult consente di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. I software sono facilmente integrabili nei flussi di lavoro pre esistenti introducendovi efficienza. Efficienza immediatamente riscontrabile da una riduzione dei costi e dei tempi di esecuzione.

Per quanto riguarda nello specifico la firma digitale, le soluzioni Top Consult garantiscono sicurezza basata su tecniche avanzate di crittografia.

Pur vantando tecnologia all’avanguardia, i prodotti si caratterizzano per facilità di fruizione e immediatezza di utilizzo anche da remoto.

I consulenti dell’azienda sono a disposizione per aiutare gli utenti finali a implementare le soluzioni nelle loro realtà e danno supporto completo, dall’assistenza tecnica in poi.

Sintesi dei vantaggi per la firma digitale per le aziende

Dare facoltà di sfruttare la firma digitale all’interno dei processi delle aziende e ai clienti finali offre numerosi benefici:

• risparmiare tempo e costi nello svolgimento delle attività e per attivare nuovi servizi;
• aumentare la produttività rendendo più veloci e, ove possibile, automatizzati approvazioni e flussi di lavoro;
• mantenere autentici, inalterati e protetti i documenti da manomissioni accidentali o intenzionali;
• rendere valido legalmente quanto firmato digitalmente in qualsiasi sede;
• innalzare i livelli di accessibilità e condivisione dei documenti per promuovere mobilità;
• incrementare la sostenibilità complessiva dell’azienda, grazie alla riduzione di carta ma anche alla promozione di pratiche più rispettose dell’ambiente.

Best practices per una Firma Digitale sicura

Alcuni consigli pratici per essere certi di avere correttamente impostato il servizio di firma digitale.

• Scegliere un ente certificatore qualificato accreditato che garantisca una soluzione conforme alle normative.
• Mettere al sicuro la chiave privata (per esempio, proteggendola con l’uso di password o PIN).
• Usare l’autenticazione a due fattori per innalzare i livelli di protezione.
• Aggiornare il software adottato o servirsi di un servizio cloud di un fornitore specializzato e che dia garanzie nel tempo (per non esporsi a vulnerabilità e rischi).
• Formare addetti e collaboratori sull’importanza della firma digitale e sulle dinamiche operative e di sicurezza a essa legate.

FAQ sulla Firma Digitale

Cos’è la firma digitale?
La firma digitale è un processo di autenticazione elettronica di un documento che garantisce integrità, inalterabilità e autenticità del documento stesso, che è protetto con un sistema di crittografia asimmetrica.

Quali sono i tipi di firma digitale?
I principali tipi di firma digitale sono: firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata, firma elettronica grafometrica e firma elettronica qualificata. Ognuna di queste si differenzia dall’altra per i diversi livelli di sicurezza, per i mezzi utilizzati e per la validità legale che garantisce.

Come posso ottenere una firma digitale?
Per poter fruire del servizio di firma digitale, è necessario rivolgersi a un ente certificatore accreditato che emette il certificato di firma. Si deve poi disporre di hardware e software necessari a seconda della tipologia di firma che si vuole usare.

La firma digitale ha valore legale?
Sì, la firma digitale ha lo stesso valore legale di una firma autografa, a condizione che sia compliant alle normative vigenti. In Europa, la firma elettronica qualificata è legalmente vincolante in tutti i Paesi membri.

Quali documenti possono essere firmati digitalmente?
La firma digitale è utilizzabile per contratti, accordi, autorizzazioni, e altri documenti ufficiali.

Quali sono i vantaggi della firma digitale?
I principali vantaggi sono: protezione e validità legale dei documenti, aumento dell’efficienza operativa e dunque della produttività, riduzione dei costi, sostenibilità ambientale dell’organizzazione.