Il cloud computing è ormai parte integrante delle strategie IT aziendali. I dati dell’Osservatorio Cloud Transformation del Politecnico di Milano 2024 confermano una continua crescita del valore del mercato cloud. L’anno scorso è stato rilevato l’incremento più alto degli ultimi 6 anni, ossia un +24% rispetto ai 12 mesi precedenti, per un valore totale in numeri assoluti pari a 6,8 miliardi di euro.
In tale scenario, Top Consult offre la propria piattaforma di gestione documentale TopMedia Social NED sia on premise sia in cloud, lasciando piena libertà di scelta ai propri clienti. L’azienda è ben consapevole dei pro e dei contro di entrambe le soluzioni e quindi propone la doppia soluzione. Allo stesso tempo, sta indirizzando sempre più gli utenti a un cambiamento che vede nel paradigma cloud due grandi opportunità ossia la flessibilità e un modello di costo prevedibile.
Da dove partire per scegliere la soluzione di gestione documentale ideale per la propria azienda
Una rapida premessa. Ogni azienda ha esigenze diverse che dipendono dall’infrastruttura IT esistente, dal business nel quale opera e dalla normativa che lo regola. Una approfondita valutazione della situazione dell’organizzazione è quindi indispensabile per prendere la decisione migliore tra cloud e non cloud. In tale valutazione è importante includere considerazioni su quelle che si prevedono possano essere le necessità future. Inoltre, è basilare avere visibilità sui budget, in modo da poter meglio effettuare la propria scelta quando ci si trova a confrontare i costi di proprietà del software rispetto a quelli delle soluzioni in cloud.
Perché scegliere un document management system in cloud
Le ragioni per cui conviene scegliere un cloud DMS sono le seguenti.
- Costi bassi e calcolati sull’effettivo utilizzo dell’applicazione. Le aziende non sono tenute a investire risorse nell’acquisto delle licenze, ma pagano per utilizzare il prodotto a seconda di moduli e funzioni in uso oltre che del numero di utenti.
- Scalabilità, una soluzione in cloud è più facilmente adattabile alla crescita dell’impresa, non richiede un nuovo acquisto nel caso serva abilitare all’uso altre persone.
- Flessibilità, l’accesso ai documenti può essere eseguito sempre e da dovunque.
- Aggiornamento e manutenzione assicurati. In generale, il fornitore delle risorse in cloud deve garantire continuità di servizio e si occupa di offrire tecnologia all’avanguardia sollevando il reparto IT da qualsiasi incombenza.
- Non servono quindi competenze specifiche in merito alla gestione documentale, né a livello tecnico, sistemistico e di integrazione nell’ecosistema applicativo, né dal punto di vista legale e della compliance alle normative su sicurezza e privacy dei dati.
Top Consult offre una soluzione basata sull’infrastruttura del Global Cloud Data Center di Aruba, vicino Bergamo, che assicura hardware completamente dedicato e un ambiente estremamente flessibile che vanta elevate capacità di risposta alle aziende clienti. Top Consult ha anche realizzato un progetto di Disaster Revcovery per i propri software documentali e servizi di conservazione digitale nel sito di Arezzo, sempre di Aruba, in modo da offrire massima sicurezza.
Quando serve un documentale on premise
Pur considerando l’impegno di Top Consult sul fronte della sicurezza e il fatto che i dati inevitabilmente scambiati in cloud restano in Europa, più precisamente, in Italia, vi sono situazioni in cui il cloud non può essere un’opzione. Il problema, in questi casi, è rappresentato proprio dai requisiti legislativi di privacy e conservazione dei dati. Vi sono realtà che sono tenute a mantenere i dati all’interno dell’azienda per esigenze normative. Le aziende finance e legal, del mondo sanitario e del settore della Difesa hanno rigorose policy di security e privacy a cui conformarsi. Naturalmente, la soluzione on premise non genera problemi in merito e assicura pieno controllo sulle informazioni.
È altresì fondamentale ricordare che l’uso del cloud è subordinato alla connettività. Applicazioni critiche che non possono permettersi interruzioni di servizio necessitano inevitabilmente di soluzioni ad hoc.
In qualsiasi caso, Top Consult ha soluzioni on premise che rispondono a queste esigenze e comunque è in grado di fornire supporto ai propri clienti grazie alla propria squadra di consulenti e ai servizi a corredo della propria proposta. Ciò significa che Top Consult, oltre a fornire la tecnologia supportando l’IT nell’implementazione in loco, ha predisposto servizi ad hoc per aiutare le organizzazioni a seguire tutte le procedure di gestione.
Basti pensare alla conservazione. Le aziende sono soggette a regole ben precise, non basta adottare il software ma servono competenze specifiche. Top Consult offre quindi consulenza legale e applicativa sia per la creazione iniziale degli archivi digitali, sia per il mantenimento negli anni degli archivi stessi secondo le normative.
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “10 cose da sapere per un’efficace gestione documentale“ e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell’azienda, con capacità evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attività senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.
