“Immagina un’azienda senza email” – 14 giugno 2016 a Milano, ore 9:30 – 12.30
Un incontro per fare il punto sulla Business Collaboration e le sue applicazioni
Con la partecipazione di Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano
Ogni giorno centinaia, migliaia di email arrivano ed escono dai server aziendali. Ma lo strumento email sta mostrando ormai tutti i suoi limiti e non è più sufficiente. Nello stesso tempo la diffusione dei social network e l’utilizzo di smartphone e tablet nel tempo libero ha insegnato agli utenti ad utilizzare nuove forme di collaboration, molto più flessibili e partecipative degli strumenti informatici aziendali. Per dibattere il tema delle nuove applicazioni collaborative e del lavoro di gruppo condotto senza email (punti di forza innovativi delle proprie soluzioni documentali) Top Consult ha organizzato assieme a Digital4 Executive, il 14 giugno a Milano, l’evento “Immagina un’azienda senza email”, che ha riscosso notevole partecipazione ed interesse nel mondo delle imprese. Agli interventi di Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano e di Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult, ha fatto seguito la presentazione dei risultati della survey congiunta su condivisione e collaborazione nelle imprese italiane e l’esperienza concreta di Smart Collaboration vissuta da 2 aziende di diverse dimensioni: GEA e Digilan.
Il 99% delle imprese usa le email per scambiare informazioni. Ma il 45% vorrebbe ridurle drasticamente a favore di soluzioni più evolute di collaborazione e partecipazione.
Cambiamento irrimandabile
Per Mainetti in azienda il modo di lavorare sta cambiando rapidamente, il business è sempre più veloce. Le problematiche più sentite sono la scarsa comunicazione fra uffici e settori, l’eccessivo carico di email, il difficile controllo dell’avanzamento dei processi, le riunioni eccessive, il lavoro in mobilità sempre più pervasivo. In questo quadro stanno quindi emergendo le applicazioni di business collaboration, che rendono meno rigido e più produttivo il lavoro delle persone; queste utilizzano strumenti e attività social (oggi noti a tutti – millenials e non – per l’uso di smartphone e tablet nel tempo libero) senza necessità di formazione, scompaiono le email e gli utenti sono sempre coinvolti e informati, in ufficio e in mobilità. Questo processo di trasformazione per le aziende, comprese le piccole, può essere lungo ma è irrimandabile, altrimenti perdono in competitività. Le tecnologie a disposizione ci sono già: nell’offerta ci sono 4 mondi, nati in modi diversi e separati, che hanno sviluppato anche funzionalità di tipo collaborativo: i gestionali ERP, l’office automation, i sistemi di communication & collaboration e naturalmente i sistemi documentali.
L’Utente Collaborativo nei processi aziendali
“Con la nostra piattaforma documentale e collaborativa TopMedia Social NED – ha spiegato Zaffagnini – nasce l’Utente Collaborativo, che utilizza cioè strumenti collaborativi nei processi aziendali strutturati e non; si crea un social network aziendale, sicuro e protetto, non si usano email ma form, bacheca e notifiche. Per i processi non strutturati si usa il Groupware, per essere sempre in riunione con gli altri utenti del gruppo; per i processi strutturati con CaseFlow si gestiscono le pratiche collaborative e i workflow fra utenti, con WorkFlow invece i flussi nei workflow di processo, ad esempio gli acquisti. Le nostre soluzioni collaborative mettono al centro l’utente, sempre attivo e partecipe, quindi in grado di reagire immediatamente, stimolando anche i contributi dell’intelligenza collettiva. Mediante la Home Page del sistema, l’utente si può integrare con le altre tecnologie del sistema informativo e tiene sotto controllo costante tutti gli ambienti in cui è coinvolto: gruppi, pratiche e workflow. E quando un gruppo, una pratica o un flusso si chiudono la loro “storia” è salvata in automatico senza costi addizionali”.
Survey: Condivisione e Collaborazione nelle aziende italiane.
Rispondono i CIO
Lo scambio di informazioni e documenti avviene in qualsiasi azienda per il 99% via email; ma il 45% delle aziende è interessato a valutare soluzioni alternative di collaboration. Lo rivela un’indagine condotta da Network Digital4 in collaborazione con Top Consult su un panel di 80 aziende di medie e grandi dimensioni operanti in tutti i settori di industria. Per lo scambio di contenuti, dopo l’email troviamo file sharing (43%) e We Transfer (35%), solo il 9% usa soluzioni social. L’accesso in multicanalità è ancora un miraggio: solo il 17% ha libertà di accesso alla gestione documentale sia da pc, che da notebook, smartphone e tablet. Integrazione fra gestione documentale e piattaforma di collaboration: ne può fruire solo il 29% delle aziende intervistate. Più in dettaglio, interrogate sull’esigenza di rimuovere la rigidità dei workflow aziendali nei processi strutturati e non, sostituendoli con soluzioni collaborative senza email, il 34% delle imprese risponde in modo affermativo, a fronte di un 53% che non ha un’opinione.
Alla domanda “le piacerebbe ridurre drasticamente le email scambiate con colleghi, clienti e fornitori a favore di un’unica soluzione di condivisione e collaboration dove le informazioni sono sempre aggiornate, consolidate e accessibili a qualunque dispositivo?” il 45% delle aziende risponde sì, il 40% non ha mai valutato l’opzione e solo il 15% risponde di no. L’interesse o la curiosità verso la piattaforma di collaboration inizia a farsi strada fra i CIO. Alla domanda “sarebbe disposto a valutare un’unica soluzione collaborativa che le permettesse di creare gruppi di lavoro tramite cui indicizzare, tracciare, storicizzare tutto quanto viene scritto e condiviso dai vari utenti in multicanalità” il 29% del panel risponde sì, a fronte di un 33% che risponde no e il 38% che non ha ancora un’opinione in merito. Insomma, non a caso, quasi la metà del campione inizia a immaginare un’azienda senza email a favore di modelli più evoluti.
PERCHE’ PARTECIPARE:
– In che modo la collaboration sta sostituendo l’uso della e-mail?
– Come l’impiego di strumenti collaborativi rende più semplice la stessa gestione documentale?
– Come si usano le soluzioni collaborative per gestire i processi non strutturati e strutturati?
– Si possono superare con la collaboration le rigidità dei workflow aziendali?
AGENDA:
– 9.30 – Registrazione e Welcome Coffee
– 10.00 – Apertura dei lavori
Alessandra Zamarra, giornalista, Digital4Executive
– 10.10 – Cos’è la Business Collaboration e lo stato di adozione nelle aziende italiane
Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano
– 10.40 – Immagina un’azienda senza e-mail
Ing. Pier Luigi Zaffagnini, CEO, Top Consult
– 11.10 – Condivisione delle informazioni: ma quante ne sanno le aziende italiane?
Presentazione risultati della survey condotta da NetworkDigital4 su un Panel di 80 aziende di medie e grandi dimensioni
Presenta: Laura Zanotti, giornalista, Digital4Executive
– 11.30 – Tavola Rotonda: Smart Collaboration, l’innovazione vissuta sul campo. L’esperienza di Digilan e GEA
Modera: Alessandra Zamarra, giornalista, Digital4Executive
– 12.00 – Q&A
– 12.30 – Lunch
