Nei processi strutturati il workflow tradizionale, gestito dal software gestionale, automatizza l’utente ingabbiandolo in una serie di passi precodificati attivati via email che irrigidiscono il lavoro.
In questa realtà abbiamo pensato di creare una soluzione innovativa, dove diciamo Sì alle regole ma anche alla flessibilità, creando il “Workflow Collaborativo”, che fa lavorare l’utente in modo “smart” ed evoluto nei processi aziendali strutturati. Nell’articolo andremmo a capire come un workflow collaborativo può semplificare i processi strutturati e approfondiremo le differenze e le peculiarità rispetto ai workflow tradizionali. Quali sono i vantaggi veri e propri nell’utilizzo del workflow collaborativo.
Workflow Collaborativo: come può semplificare i processi strutturati
Il nuovo workflow gestisce in modo collaborativo i processi strutturati anche complessi, che coinvolgono più utenti e interagiscono con altri processi e consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività tipiche delle funzioni collaborative del sistema: niente email, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Rimuovendo la rigidità dei processi è il sistema a diventare “collaborativo”.
Cosa significa un Sistema Collaborativo? Esiste realmente?
Esiste e va! Con le nuove funzionalità il sistema mantiene gli automatismi mettendo al centro delle soluzioni l’utente, che rimane sempre attivo, partecipe e informato, sia in ufficio che in mobilità. Il raggiungimento di questo traguardo si traduce in due parole essenziali: smart working!
L’obiettivo del workflow collaborativo è quello di automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi: ad esempio il processo di acquisto.
fig. Esempio di workflow di un processo di acquisto
Vediamo come:
- Un Designer Grafico definisce e visualizza azioni, regole e partecipanti;
- L’utente segue e interviene nel workflow attraverso la home page dei client Windows o Web, oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto;
- Le funzioni di approvazione guidano l’utente nei vari passaggi in modo automatico, per bloccare o inoltrare un documento, navigare, firmare digitalmente
- Il controllo Workflow è il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto.
Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i passaggi che ha eseguito e, inoltre, tutti quelli delle persone che gli riferiscono; può controllare assenze e anomalie, redistribuire lavori o approvarli direttamente.
Nel WorkFlow Collaborativo quale è la posizione dell’utente?
- Sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi aggiornato in tempo reale;
- Interagisce in modo attivo, non subisce i processi e ha sempre la visione d’insieme di quelli che lo riguardano.
Nel frattempo il sistema che fa?
- Traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e telefonate, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati.
Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le email, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi a sé stanti. E inoltre anche il modo di lavorare è più sicuro: senza email si abbattono infatti i rischi di intrusioni, attacchi e malware.
Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa leggi l’articolo “Che cos’è la Gestione Documentale Collaborativa?”
Quali sono le funzionalità del workflow collaborativo? (le differenze e le peculiarità)
Il WorkFlow Collaborativo è un modo molto efficace di superare le rigidità dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali con i propri moduli e con le regole prefissate.
Confronto:
Workflow tradizionali:
- non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un’annotazione importante di un fornitore sulla fattura non può essere letta e conservata dal sistema)
- usano l’e-mail per avvisi ed allerte agli utenti
- le e-mail devono essere gestite e archiviate
- crea silos informativi a sé stanti
Esempio di inefficienza:
Se un manager ha un dubbio nell’approvazione di un acquisto cosa fa?
Chiama il buyer al telefono o via e-mail → questo passaggio decisivo non è tracciato nel sistema.
Workflow Collaborativo:
- usa strumenti documentali: Form, Controllo, Attività
- usa strumenti social: Bacheca e Notifiche
- non usa la e-mail
- traccia e archivia tutto (notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati)
- l’utente è sempre collegato, anche quando è in mobilità
- l’utente è aggiornato in tempo reale
I vantaggi del workflow collaborativo: semplificare e automatizzare
In conclusione:
Il Workflow Collaborativo consente l’automazione di tutto o di una parte di un processo di business, durante il quale documenti, informazioni o attività passano da un utente all’altro per essere elaborati in accordo ad un insieme di regole procedurali precedentemente definite dall’amministratore del sistema per ogni specifico flusso. Ogni fase di lavoro viene attivata da un input iniziale (richiesta) da parte di un utente o di un processo del sistema e produce come risultato un’informazione da restituire all’utente richiedente o da trasferire alle fasi successive del flusso. Le Notifiche garantiscono la condivisione di queste informazioni ed ognuna delle attività individuate può essere eseguita non appena si rendono disponibili i dati necessari per il suo svolgimento. I documenti sottoposti a flusso possono dover essere elaborati come singoli documenti oppure far parte di pratiche strutturate.
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