Estratto intervista ad un Application specialist di Top Consult
Quali sono le difficoltà nell’installare la vostra piattaforma in aziende già dotate di workflow per la gestione dei flussi documentali?
Sicuramente ogni volta che si fa un passaggio di software, si introduce un qualcosa di nuovo, si riscontra sempre una difficoltà da parte degli utenti per poter cambiare.
Il cambiamento spaventa sempre molto.
Noi cerchiamo di capire insieme agli utenti quali sono i flussi documentali, che cosa usano, cosa fanno. Se partono da un processo cartaceo quindi come pensano, come organizzano il lavoro con il documento cartaceo per poi arrivare ad impostare e passare il tutto dal punto di vista digitalizzato.
Quando esiste già un qualcosa di parzialmente digitalizzato magari si riscontra la difficoltà di ad insegnare agli utenti ad usare un nuovo modulo, un nuovo prodotto.
Le novità spaventano sempre molto.
In realtà poi accompagnando e cercando di capire, analizzando con loro. Anche durante la fase di analisi, magari all’inizio pensano ad un’invasione perché noi facciamo delle domande, chiediamo, cerchiamo di capire il flusso quindi lo vivono un po come un’invasione del loro mondo nel loro nel loro ambiente.
Implementando però insieme la soluzione poi, come dire, si riprendono e nasce la curiosità, la novità, la voglia magari di provare ad implementare qualcosa di nuovo e quindi poi questo ostacolo iniziale viene superato. Ci capita poi dopo giorni, magari siamo partiti con “non riusciremo mai a lavorare in questo modo”, successivamente dobbiamo fare degli interventi, dobbiamo fermare per qualche ora anche solo la procedura e sembra togliere loro la terra sotto i piedi.
Quanto incide la consulenza nella gestione dei progetti nei quali siete coinvolti?
Allora è fondamentale la parte di consulenza nella gestione documentale.
Le aziende sanno bene come lavorano con i documenti, con i documenti cartacei. Ma la fase di implementazione aiuta a capire come è possibile usare uno strumento, lo strumento informatico, quindi usare i tool al meglio.
In passato abbiamo usato la tecnica del vengo da te cliente, ti insegno ad usare lo strumento e poi sei in grado di implementare tutte le soluzioni che ti vengono in mente. Ma ci siamo resi conto che questa non era la strada ideale, che i clienti si fermavano, non implementano mai altro e quindi ci siamo resi conto che la fase della nostra consulenza è assolutamente fondamentale nell’implementazione di una soluzione completa e magari aiuta anche i clienti a crescere.
Anche i clienti più preparati da questo punto di vista magari perfezionano quanto insieme abbiamo realizzato e quindi completano la soluzione. Ma difficilmente si inventano un nuovo flusso o una nuova soluzione. Magari hanno l’idea di che cosa implementare ma non sanno come implementare e quindi la nostra consulenza è assolutamente fondamentale.
Le aziende sono pronte da subito a gestire nuovi workflow o c’è bisogno di un periodo di onboarding?
Sicuramente serve il supporto iniziale, serve l’insegnamento ai nostri ad usare, a cambiare il modo di lavorare.
Le aziende negli anni sono sempre state abituate ad usare il documento cartaceo o comunque il supporto cartaceo come strumento di lavoro e i flussi sono organizzati in questo modo.
Quindi riuscire a, come dire, digitalizzare tutta quanta la soluzione non è così semplice. Diciamo che negli anni anche le nuove generazioni e i cosiddetti nativi digitali ci aiutano molto. In passato era molto più complicato pensare che si potesse lavorare senza supporto cartaceo. Però è vero che nelle aziende i flussi organizzativi si basano ancora parecchio su questo strumento e, anche per un informatico puro, come dire, la gestione documentale è un argomento diverso e in parte complicato e quindi sicuramente il nostro supporto aiuta a far avanzare il cliente nella digitalizzazione.
I vostri progetti si concludono o seguite costantemente i clienti e le loro esigenze?
Diciamo in fase teorica un progetto si sviluppa in tre quattro fasi: c’è la fase di analisi, la fase di implementazione, la fase di test e di avvio insieme agli utenti che è seguita da una fase di affiancamento.
A questo punto si potrebbe dire relativamente concluso il progetto, ma in realtà, come dire, spesso si implementano poi nuovi pezzettini diciamo così a contorno e quindi sicuramente un progetto è sempre pronto a crescere. Le aziende sono in continua evoluzione e quindi di conseguenza anche noi ci dobbiamo adattare nel flusso, nell’organizzazione di quanto e di come le aziende si devono organizzare anche considerando le nuove tecnologie e le nuove richieste, le nuove esigenze. La fatturazione elettronica ha portato una rivolta organizzativa all’interno di tutte le aziende.
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