Secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, il 53% delle aziende ha digitalizzato almeno una delle fasi che compongono l’eProcurement. Parallelamente, il 72% delle imprese sfrutta almeno uno strumento tra ERP, CRM, sistema di gestione elettronica documentale o un software per l’archiviazione dei documenti digitali.
“Gli investimenti in integrazione e collaborazione si stanno diffondendo anche nelle imprese più piccole e meno strutturate, ma siamo ancora lontani da una piena maturità digitale” è il commento degli analisti dell’Ateneo.
I vantaggi dell’archiviazione dei documenti digitali, l’approccio Top Consult
I principali benefici che conducono alla scelta di adottare un software per l’archiviazione dei documenti digitali sono il risparmio di costi e spazio fisico relativi all’archivio tradizionale, la maggiore efficacia nella gestione delle informazioni anche da mobile, l’univocità del documento e la garanzia che esso venga gestito in piena sicurezza.
Nello specifico, Top Consult, per i suoi clienti e prospect, focalizza l’attenzione su 3 fattori fondamentali che rendono evidente l’utilità di un software per l’archiviazione dei documenti digitali.
Prima di tutto, le imprese, appena installata una soluzione di questo tipo, possono sperimentare la possibilità di gestire grossi volumi di documenti in modo immediato, sia dal punto di vista dello stoccaggio sia per quanto riguarda poi la ricerca e consultazione. Così facendo, il tool per la conservazione si trasforma in un valido alleato anche in caso di verifiche contabili e fiscali.
Inoltre, grazie alla tecnologia di Top Consult, l’accessibilità al dato è facilitata dalla possibilità di sfruttare keyword e indici di ricerca che rispondano alle specifiche esigenze di ciascuna organizzazione.
Perché scegliere Top Consult
Top Consult vanta tra i propri clienti un ampio ventaglio di aziende utenti, attive in qualsiasi settore industriale. Le molteplici referenze sono sempre indicate ai prospect che possono confrontarsi direttamente con organizzazioni loro simili per capire gli effettivi benefici generati dall’adozione degli applicativi del vendor. Top Consult, per fare un solo esempio, ha realizzato nel 1999 l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe per il Comune di Pesaro.
La lunga esperienza Top Consult ha quindi consentito il consolidarsi di una conoscenza approfondita, sia in campo tecnico, sia in ambito legale organizzativo: know-how indispensabile quando si procede in un progetto di archiviazione documentale elettronica.
È poi importante ricordare che Top Consult, oltre a essere Conservatore accreditato AgID è conforme ai criteri della normativa per il Sistema di Gestione UNI CEI ISO/IEC 27001:2014 (si tratta della certificazione valida per il campo applicativo “Progettazione e realizzazione di software per la gestione documentale e la conservazione digitale. Erogazione del servizio di fatturazione elettronica, gestione documentale, conservazione digitale”).
Il software vendor è anche compliant ai requisiti normativi inerenti al Sistema di Gestione UNI EN ISO 9001:2015 per il medesimo campo applicativo di cui si è appena detto.
Ancora, Top Consult rispetta i criteri delll’Art. 24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS come definito nella Circolare di Accreditamento di ACCREDIA, valutati sulla base della Lista di Riscontro di AgID per il servizio di Conservatore di documenti informatici ai sensi dell’art. 29, comma1, del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
Infine, l’azienda ha un Access Point Peppol accreditato al fine di permettere la gestione (e trasmissione) di documenti standardizzati nel linguaggio UBL.
Archiviazione dei documenti digitali, le 2 possibilità offerte dal vendor
Top Consult propone alle organizzazioni due opportunità. Da un lato, l’installazione del software per l’archiviazione dei documenti digitali on premise, assicurando pieno supporto agli utenti per tutte le procedure organizzative e tecniche di gestione del processo di conservazione.
In secondo luogo, Top Consult, in qualità di conservatore accreditato AgID, può svolgere l’intera attività di conservazione per conto di aziende clienti. Il vendor è infatti in possesso di tutti i requisiti di qualità e sicurezza richiesti per essere iscritto all’apposito elenco pubblico, iscrizione imprescindibile per poter erogare servizio in outsourcing di Conservazione digitale a norma di legge. È perciò in grado di seguire l’intero processo di conservazione a norma, sollevando completamente l’azienda utente da qualsiasi attività in merito.
I servizi a corredo del modulo software TopMedia Social NED per archiviare documenti digitali
All’interno della propria soluzione documentale TopMedia Social NED il compito della conservazione digitale è assegnato al modulo Lex. Quest’ultimo consente l’archiviazione di tante tipologie di documenti digitali, dalle fatture alle note di credito, sino ai libri sociali, ai registri contabili, ai cedolini per il pagamento e ai CUD, includendo i messaggi di posta elettronica certificata che, come noto, devono essere conservati per 10 anni.
A corredo della soluzione pensata per la conservazione on premise, Top Consult propone anche i nuovi servizi ConLex e ManLex.
ConLex comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali e questo presuppone supporto legale e tecnico, l’affiancamento per avviare il processo (il che include l’aiuto per la realizzazione del Manuale di Conservazione) e il rilascio del certificato di conformità del Manuale stesso da parte di un legale.
Il secondo, ManLex, garantisce il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati, con questo si ha diritto alla ricertificazione annuale del Manuale di Conservazione, alla possibilità di avere soddisfatti 5 quesiti all’anno relativi a problemi tecnico/legali e a una visita, nei 12 mesi, per fare audit e collaudo degli archivi digitali costruiti.
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