Top Consult propone una doppia soluzione per la conservazione digitale dei documenti a norma di legge, la piattaforma tecnologica e il servizio in outsourcing. La premessa in entrambi i casi è che fare conservazione digitale non equivale ad adottare un programma software, ma significa impostare un processo nuovo di gestione dei documenti, un processo che prevede tecnologia ma anche una serie di adempimenti prescritti per legge che vanno opportunamente organizzati e presidiati.
Detto questo, Top Consult vanta un’esperienza ultratrentennale in quest’ambito ed è in grado di fornire consulenza approfondita sia dal punto di vista legale sia, naturalmente, lato tecnologico. Ha, inoltre, tutte le certificazioni necessarie per dare un servizio di elevata qualità e nel pieno rispetto dei regolamenti in vigore.
Perché scegliere l’outsourcing?
Mandare in conservazione un vasto numero di documenti senza preoccuparsi di tutte le incombenze imposte dalla legislazione o di incorrere nel rischio di sanzioni. È questo il principale motivo per cui le aziende scelgono il servizio gestito da Top Consult che, per garantire massima sicurezza ai propri clienti, si avvale di tecnologie e infrastrutture all’avanguardia.
E questo a partire dal Virtual Data Center Top Consult ospitato presso Aruba che possiede un grande network di data center in Italia, requisito fondamentale per fare conservazione elettronica nel nostro Paese dove la normativa richiede che i server siano collocati sul territorio nazionale.
Tutto ciò significa, da un lato, usufruire di hardware completamente dedicato (senza fare investimenti ad hoc) e che offre capacità flessibili in base alle esigenze, e d’altra parte, poter contare sul fatto che un partner come Top Consult pensa a tutti gli altri aspetti (applicativi, organizzativi, legali) sollevando l’azienda cliente, decisa ad abbandonare il più possibile la carta, da qualsiasi preoccupazione.
Come funziona la soluzione per la conservazione digitale parte della piattaforma TopMedia Social NED
TopMedia Social NED, la soluzione per la gestione documentale di Top Consult integrabile con i più diffusi programmi gestionali, offre, quale naturale completamento del processo di digitalizzazione dei documenti, la possibilità di fare conservazione in house a norma di legge.
In particolare, il modulo della piattaforma che si occupa della conservazione digitale è Lex. Esso consente di rispettare le strutture di dati e gli standard prescritti dalle nuove Regole per la conservazione documentale (che entreranno definitivamente in vigore a giugno) in merito alla gestione dei pacchetti informativi di archiviazione. Nello specifico, fa sì che una copia del file in gestione venga replicata e portata in conservazione; il file a questo punto è firmato digitalmente, collegato ai metadati di indicizzazione in un file di tipo IDC – Indice di conservazione e vi viene apposta firma e marca temporale.
La consultazione dei documenti posti in conservazione può avvenire tramite client come Surfer o Surfer Mobile/Web.
I servizi proposti a supporto della conservazione dei documenti in house per aver la certezza di essere conformi alle regole
Top Consult si impegna a restare al fianco dei propri clienti pur dotandoli della piattaforma in house proponendo loro due servizi. Si tratta di servizi che aiutano le aziende a rispettare le regole stabilite per la conservazione elettronica. I servizi sono Conlex 2.0 e Manlex 2.0.
Il primo rende disponibile la consulenza legale e applicativa necessaria per la costruzione di archivi digitali, include giornate formative con lo specialista applicativo e il legale, implica la possibilità di servirsi di supporto per redigere il Manuale della Conservazione e il rilascio del certificato di conformità del Manuale stesso.
Grazie a Manlex 2.0 è garantito il mantenimento negli anni degli archivi digitali. Con questo si ha infatti diritto alla ricertificazione ogni 12 mesi del Manuale di Conservazione. Lato consulenziale è possibile sottoporre sino a 5 quesiti all’anno sia di tipo applicativo sia legale, inoltre, una volta sottoscritto il servizio, si ha diritto a una visita annuale di audit / collaudo degli archivi stessi.
In generale, Top Consult mette a disposizione il proprio bagaglio di esperienza accumulato in varie tipologie di comparti industriali, esperienza che può essere replicata in vari contesti. L’azienda accompagna, per esempio, i propri interlocutori implementando proof of concept che rendono immediatamente evidente il valore della soluzione in determinate business unit e, a seconda dei settori di appartenenza, man mano i progetti possono essere ampliati.
Il ruolo di Easy Contract
Il fine ultimo della proposta tecnologica Top Consult è garantire massima accessibilità al dato. In tale logica è stato recentemente presentato Easy Contract, la soluzione documentale erogata in cloud progettata per la sottoscrizione digitale dei documenti mediante la nuova Web App Sign4Top. Sempre basata sulla piattaforma TopMedia Social NED, Easy Contract è in grado di occuparsi di tutte le fasi di gestione di un documento elettronico dalla sua origine, all’approvazione, alla firma elettronica, naturalmente, sino alla conservazione digitale. Per quanto riguarda, in particolare, le firme, Easy Contract permette di gestire qualsiasi possibilità di firma in base al tipo di documento e alla valenza probatoria che deve caratterizzarlo.
L’applicazione consente a qualsiasi dispositivo, dal desktop ai device mobili, di accedere al dato in sicurezza senza necessità di installare software.
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