Conservazione Digitale dei documenti a norma di Legge
On-Premise
Service
Conservazione
Digitale
Top Consult offre la conservazione digitale a norma, secondo le nuove regole, sia on-premise che in outsourcing in relazione alle esigenze specifiche di ogni cliente. Oltre al nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED, conforme alle nuove norme, sono proposti per la conservazione on-premise anche i nuovi servizi ConLex 2.0 e ManLex 2.0: il primo comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali, il secondo assicura il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati.
Lex gestisce la conservazione digitale di tutte le tipologie di documenti previsti dalla legislazione vigente: fatture clienti e note di credito, fatture fornitori digitali e cartacee, libri sociali e registri contabili, cedolini, Libro Unico del Lavoro e CUD, ma anche ordini, posta elettronica certificata (PEC), cartelle cliniche e quant’altro l’articolo N.2220 del Codice Civile impone di conservare.
Numerosi i vantaggi: eliminazione degli archivi cartacei e di spazi fisici, dei mastodontici libri e giornali che occupavano stanze intere, la possibilità in caso di esibizione di abbinare il singolo documento fiscale a quelli correlati.
*On-premise o in Outsourcing
quel che conta è la scelta del partner
On-Premise
Rimaniamo al tuo fianco per garantire nel tempo il respetto della normativa
Service
Pensiamo a tutto noi
La conservazione non è un semplice programma software da comprare, è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l’efficacia complessive. Inoltre I cambiamenti introdotti dalle nuove regole non sono solo informatici, ma soprattutto organizzativi, richiedono quindi una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.
Conviene rivolgersi ad un fornitore esperto, solido e preparato come Top Consult, che da oltre 35 anni opera esclusivamente sul mercato della gestione documentale e ha da sempre la conservazione digitale nel suo core business.
L’affidabilità del pioniere
Top Consult è il pioniere della conservazione sostitutiva dei documenti, realizzando nel ’99 per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge.
Già in quegli anni ha sviluppato le soluzioni pacchettizzate Lex, ideando anche il Manuale della Conservazione e i servizi legali e organizzativi a supporto del Responsabile della Conservazione.
Per la soluzione ON-PREMISE forniamo inoltre i servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0
Oltre ad un software idoneo, è necessario fornire al cliente formazione e consulenza per comportarsi fin dall’inizio in modo adeguato e consapevole e per mantenere anche dopo la fase di avvio della conservazione il corretto atteggiamento. Sono questi gli obiettivi dei servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0 di TopMedia Social NED proposti per la conservazione on-premise.
Conlex 2.0
Conlex 2.0 comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali: quindi giornata di formazione con il legale e lo specialista applicativo, affiancamento di quest’ultimo per avviare la conservazione digitale, la consulenza per la realizzazione del manuale della conservazione, il rilascio del certificato di conformità del manuale da parte del legale.
Manlex 2.0
La normativa
Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione
Le nuove “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione”, emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti (aggregazione di più documenti informatici); i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilità del Responsabile della Conservazione, che deve agire in collaborazione con altre figure aziendali quali il responsabile Sistemi Informativi, il Responsabile del trattamento dei dati personali, il Responsabile della Sicurezza e il Responsabile della Gestione Documentale.
Tra i doveri del Responsabile Conservazione ci sono la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, che ora è diventato obbligatorio ed è la conseguenza di un lavoro spesso collegiale: descrive il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.
La conservazione secondo le nuove regole
Il modulo Lex di TopMedia Social NED adotta le strutture dati e gli standard prescritti dalle nuove regole nell’art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione. Una copia del documento presente in gestione viene replicata e portata nell’ambiente di conservazione, qui il file viene firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file di tipo IDC (indice di conservazione) anch’esso firmato e marcato temporalmente. Per la consultazione e l’esibizione sono necessari il modulo Surfer o Surfer Mobile/Web della piattaforma TopMedia Social NED.
Lex è un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi “batch”. Non usa stazioni di lavoro dedicate e può eseguire più lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.
Le recenti Linee Guida emanate da AGID sulla “formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” sono entrate in vigore in modo esclusivo a partire dal 1/1/2022 e dalla stessa data sono stati abrogati i precedenti provvedimenti su analoghi temi tra cui il DPCM 3/12/2013.
Le Linee Guida sono emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale e definiscono tra l’altro le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).
Le Linee Guida definiscono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del titolare dell’oggetto della conservazione, del produttore dei pacchetti di versamento, dell’utente, del responsabile della conservazione e del conservatore. E’ ribadito l’obbligo del Manuale della Conservazione all’interno del quale vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati più idonei per la conservazione. Grande attenzione inoltre è dedicata ai metadati che devono essere presenti e valorizzati in fase di conservazione ma che accompagnano il documento sin dalla sua nascita.
I sistemi di conservazione preesistenti, rimangono validi ma, a partire dall’ 1/1/2022, saranno applicabili esclusivamente le nuove regole tecniche.
Per la conservazione digitale la norma fiscale di riferimento resta il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014 che ha semplificato le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5 del CAD.
L'opinione
La nostra leadership nasce dall’impegno pionieristico (che risale agli albori della legislazione digitale), dalla conoscenza approfondita delle problematiche tecniche, legali e organizzative, dal costante aggiornamento sulle nuove normative, dal numero record di referenze in aziende di ogni tipo e dimensione e dalla capacità di inquadrare gli archivi digitali in un progetto più ampio di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella cioè che fornisce i vantaggi più rilevanti a livello di processi di lavoro.
Top Consult è inoltre in grado di evolvere assieme alle tecnologie, garantendo così la continuità del servizio e degli archivi digitali a norma anche oltre il minimo obbligatorio di 10 anni.”
Vantaggi Conservazione Digitale
Eliminazione archivi cartacei
Eliminazione degli archivi cartacei con il recupero di costi e di spazi fisici
Compliance alla normativa reggente
L'azienda si libera di ogni preoccupazione rendendosi compliance alla normativa reggente ed evitando così eventuali sanzioni
Facile esibizione documento
L'integrazione con i sistemi gestionali rende facile l’esibizione di un qualsiasi documento o dell’intera pratica
ManLEX: servizio di audit annuale
Per la conservazione in house è disponibile un servizio di audit annuale (ManLEX) che ti garantisce la sicurezza del processo
Archiviazione e gestione elettronica documenti
Naturale completamento dell'archiviazione e gestione elettronica dei documenti per lo svolgimento dei processi lavorativi.
Eliminazione carta
Scomparsa della carta nei processi aziendali
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
