Nel processo di conservazione digitale dei documenti ci sono 3 attori fondamentali: il produttore del documento, l’utente e il responsabile della conservazione, ognuno di questi ha compiti e prerogative diverse.
In particolare, il produttore, ossia colui che si è occupato di creare il documento, ha la funzione di creare il pacchetto di versamento (ovvero il documento informatico, tipicamente un file XML, da cui attendere l’avvenuta presa in carico dal sistema di conservazione) ed è cioè responsabile del trasferimento stesso al sistema di conservazione del documento con tutti i suoi metadati, cioè ciò che identifica in modo permanente gli oggetti digitali e le loro relazioni, permettendo la memorizzazione di meccanismi tecnici e procedurali di formazione, dei privilegi di accesso, della descrizione del contesto di produzione che caratterizza ciascun originale. L’utente, dal canto suo, ha la facoltà di richiedere al sistema di conservazione di poter fruire delle informazioni, secondo i termini normativi.
Il responsabile della conservazione digitale dei documenti è colui che definisce e attua tutte le politiche relative al sistema di conservazione, lo governa con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato, e fornisce poi agli utenti ciò di cui hanno bisogno.
Si tratta quindi di una figura fondamentale che, per legge, deve essere presente in tutte le pubbliche amministrazioni, nelle aziende private così come negli studi professionali, il responsabile della conservazione digitale si deve dedicare ai flussi in entrata e in uscita dei documenti e ne garantisce la conservazione digitale stessa al fine che essi mantengano la loro validità giuridica e probatoria.
Il responsabile della conservazione è tenuto a collaborare, in primo luogo con il responsabile della gestione documentale e, inoltre, con i responsabili della sicurezza, dei sistemi IT, del trattamento dei dati personale.
Che cosa fa il responsabile della conservazione digitale
Qui di seguito, sintetizzate, le principali attività che devono essere svolte dal responsabile della conservazione digitale dei documenti, secondo quanto stabilito nelle nuove regole tecniche attuative del CAD-Codice dell’amministrazione digitale (articolo 44) diventate obbligatorie dal marzo 2017 (che hanno, tra l’altro, reso superata la delibera Cnipa 11/2004 e la dicitura stessa “conservazione sostitutiva” sino ad allora utilizzata).
- Redigere il Manuale della Conservazione che è il documento informatico all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione e il modello di funzionamento del processo di Conservazione digitale a norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i loro ruoli, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del buon andamento, nel tempo, del sistema di Conservazione; cura poi l’aggiornamento periodico di tale Manuale in base ai cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
- Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione a seconda della tipologia dei documenti da conservare.
- Gestire il processo di conservazione nel suo complesso, garantendone nel tempo la conformità alla normativa vigente e la corretta funzionalità.
- Acquisire e verificare il pacchetto di versamento e generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale di conservazione e poi…
- … preparare il pacchetto di archiviazione, cioè il documento informatico che sancisce il caricamento dei file in un determinato momento e la sua conservazione a norma di legge.
- Creare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo i casi previsti e produrre duplicate e copie informatiche.
- Effettuare lo scarto dei documenti su eventuale indicazione del produttore.
- Verificare periodicamente, o per lo meno ogni cinque anni, l’integrità degli archivi e la leggibilità dei documenti.
- Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione, oltre che per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi stessi (inclusa l’obsolescenza dei formati, può infatti accadere che, avendo utilizzato hardware o software non più disponibili dopo un certo periodo di tempo si rischi che le informazioni vadano perdute e non siano più raggiungibili, è quindi necessario che il responsabile della conservazione metta al riparo da tale pericolo).
- Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, in ogni caso sia previsto il suo intervento, e assisterlo nelle sue attività fornendogli tutte le risorse utili per svolgere attività di verifica.
- Provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, secondo quanto previsto dalle norme.
Il responsabile della conservazione e le nuove Linee Guida
Nelle nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informativi in vigore dal 2022, tra le varie novità, sono stati ridefiniti i ruoli degli attori che prendono parte al processo di gestione documentale e, nello specifico, alla conservazione degli oggetti digitali.
In particolare, è previsto che il Responsabile della Conservazione sia inserito nell’organigramma nella PA e anche nelle aziende private. Le aziende possono, infatti, affidare a un outsourcer la conservazione di tutti o parte dei documenti aziendali. Tale fornitore del servizio, a sua volta, risponde al Responsabile del servizio di conservazione: tuttavia, i due profili non vanno confusi e servono entrambi, rappresentati da soggetti giuridici diversi tra loro.
È importante infine ricordare, per completezza, che nelle nuove linee guida è identificata un’ulteriore figura, ossia il Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione: questi è tenuto a coordinare “i sistemi informativi all’interno del conservatore accreditato”.
Il responsabile della conservazione digitale dei documenti interno all’organizzazione può decidere di affidare il processo di conservazione, o parte di esso, in outsourcing a realtà pubbliche o private che offrano tutte le garanzie organizzative e tecnologiche necessarie. Il responsabile della conservazione esterno fa però diretto riferimento alla figura interna la quale formalizza un vero e proprio contratto, che entra nel dettaglio di funzioni e competenze delegate, e che ha il compito di vigilare sulla corretta realizzazione del processo di conservazione.
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