Con l’avvento delle tecnologie digitali e l’evoluzione normativa nel panorama della conservazione documentale, il ruolo delle figure come il Responsabile della Conservazione Digitale e il Responsabile della Gestione Documentale è diventato cruciale. Esamineremo approfonditamente le loro responsabilità, competenze richieste e gli ultimi aggiornamenti normativi, per comprendere appieno l’importanza di queste figure nel garantire l’integrità, l’accessibilità e la conformità dei documenti nell’ambito digitale.
Secondo le Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale per la conservazione dei documenti informatici, il Responsabile della Gestione Documentale (o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico) assicura la trasmissione del documento informatico al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel Manuale di conservazione.
Il lavoro di questa figura professionale deve avvenire di pari passo con quello del Responsabile della Conservazione Digitale che deve essere obbligatoriamente presente in ogni ente pubblico, azienda e studio professionale. Egli è addetto ai flussi informativi e documentali in entrata e in uscita e ne garantisce la conservazione digitale affinché i documenti mantengano la loro validità giuridica e probatoria.
É importante che il responsabile della gestione documentale si coordini, oltre che con il responsabile della conservazione, anche con il responsabile della sicurezza; più in generale, le figure coinvolte nella cura dei processi documentali sono anche il responsabile sistemi informativi e il responsabile del trattamento dei dati personali.
Che cosa fa il Responsabile della Gestione Documentale
Le principali funzioni del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi sono:
- valutare la procedura amministrativa;
- preparare un manuale di gestione dei documenti, pubblicarlo sul sito dell’organizzazione e vigilare che sia osservato;
- autorizzare le eventuali operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;
- occuparsi dell’accesso ai documenti e regolarne il flusso;
- curare l’apertura, l’uso e la chiusura del registro di protocollazione di emergenza.
Sempre secondo la normativa sopra citata, il responsabile della gestione documentale deve essere interno alla PA e le sue funzioni possono venire delegate ad altri soggetti che saranno suoi vicari; egli inoltre può essere affiancato da un terzo in qualità di consulente, con i compiti di predisporre lo schema del manuale di gestione.
I compiti del Responsabile della Conservazione digitale
Il Responsabile della Conservazione digitale si occupa principalmente delle seguenti attività:
- definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione a seconda della tipologia dei documenti da conservare;
- gestisce il processo di conservazione e ne assicura nel tempo la conformità alla normativa vigente, monitorandone la corretta funzionalità;
- genera il rapporto di versamento (cioè il documento informatico, solitamente un file XML, che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione) secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
- genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
- verifica periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’integrità degli archivi e la leggibilità degli stessi;
- adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione, oltre che per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni per risolvere eventuali problemi, inclusi quelli di obsolescenza dei formati;
- nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicura la presenza di un pubblico ufficiale, garantendogli l’assistenza e le risorse necessarie per compiere le sue attività, ugualmente assiste gli organismi competenti nelle loro attività di verifica e vigilanza;
- provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme;
- redige il Manuale della Conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico e secondo i cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Nelle aziende il responsabile della conservazione digitale può essere esterno e quindi un soggetto terzo, in particolare l’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale specifica che, in tal caso, si dovrà scegliere uno dei conservatori accreditati ad Agid. Il responsabile della conservazione può delegare il processo, o una sua parte, ad altri soggetti che abbiano le adeguate capacità, ovviamente formalizzando le specifiche funzioni e competenze con un contratto di outsourcing.
Ecco perché tutte le aziende devono avere un Responsabile della Conservazione digitale, le novità 2022/2023
Il Responsabile della Conservazione è uno dei principali argomenti trattati nelle nuove Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici redatte da AgID – Agenzia per l’Italia Digitale, in vigore dall’inizio del 2022.
Nella regolamentazione è infatti stabilito che, mentre sino a fine 2021 i responsabili della procedura di conservazione era sufficiente che fossero i conservatori accreditati, per AgID dall’anno scorso ogni organizzazione pubblica e privata è tenuta ad avere un suo Responsabile della Conservazione, una figura che abbia skill informatici, archivistici e legali.
Nelle organizzazioni private il Responsabile della Conservazione può essere esterno all’organizzazione, ma deve essere un soggetto diverso dal fornitore del servizio di conservazione (che a sua volta deve avere un Responsabile del servizio di conservazione), anche se, naturalmente, a quest’ultimo possono essere delegate varie attività del Responsabile della Conservazione. A tale proposito, però, vi sono alcuni task che non possono essere delegati, tra cui la predisposizione e l’aggiornamento del Manuale di Conservazione.
Esempi Pratici e Coinvolgimento Interdipartimentale:
Gestione di Situazioni Critiche: In situazioni di emergenza come attacchi informatici o disastri naturali, il Responsabile della Conservazione Digitale lavora per garantire la continuità operativa e il ripristino dei documenti cruciali. Collabora con il reparto IT per implementare soluzioni di sicurezza e con il legale per assicurare la conformità normativa.
Collaborazione Interdipartimentale: il Responsabile della Gestione Documentale collabora con il responsabile della sicurezza, il responsabile dei dati personali e altri dipartimenti per garantire un flusso documentale efficace e sicuro all’interno dell’organizzazione.
Requisiti di Formazione e Competenze:
Corsi e Competenze Raccomandati: per eccellere in questi ruoli, è consigliabile sviluppare competenze multidisciplinari attraverso corsi di formazione specializzati. Si consiglia di ottenere conoscenze approfondite in archivistica digitale, sicurezza informatica e regolamenti sulla privacy dei dati.
Sviluppo di Competenze Multidisciplinari: per gestire con successo la documentazione digitale, è necessario combinare competenze tecniche, comprensione legale e conoscenze archivistiche specifiche.
Prospettive Future e Innovazioni:
Si prevede un continuo adattamento alle nuove tecnologie emergenti come l’IA e la blockchain, con una maggiore enfasi sulla conformità normativa e sulla sicurezza dei dati nella gestione documentale.
Le innovazioni tecnologiche influenzeranno ulteriormente il modo in cui i Responsabili della Conservazione e della Gestione Documentale operano, richiedendo un costante aggiornamento delle competenze per adattarsi a questo scenario in evoluzione.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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