Nell’attuale contesto competitivo globale, la trasformazione digitale offre alle imprese moderne varie opportunità con l’obbiettivo di migliorare la propria strategia imprenditoriale, modificando i processi di lavoro per fornire prodotti o servizi sempre più evoluti e soddisfacenti.
In questo articolo, approfondiremo quindi, come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa e perché un uso intelligente delle tecnologie digitali ci permette di non essere cancellati dallo scenario competitivo. Quali sono le principali caratteristiche e come si è evoluta la gestione documentale, partendo dalla carta per arrivare al Social Digitale? Qual’è il ruolo del Documento Informatico e della Firma Elettronica?
Come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?
Innovazioni tecnologiche come cloud computing, tecnologie mobile, Internet of Things, intelligenza artificiale, sono alla base della trasformazione digitale, e stanno mutando radicalmente il modo e la velocità con cui è possibile accedere a dati e documenti.
Basti pensare a quanto sia oggi immediato ottenere le informazioni di cui si ha bisogno, semplicemente navigando in mobilità su Internet dal proprio smartphone.
Tuttavia “trasformazione digitale” spesso rischia di rimanere solo una frase ad effetto, perché non si concretizza realmente in modo completo negli ambienti di lavoro.
In particolare, nel mondo delle imprese, il documento è la costante che caratterizza tutti i processi di supporto all’attività di business nei vari settori:
- reparto amministrazione
- ufficio acquisti
- ufficio del personale
- gestione delle risorse umane
Qui tutto comincia e finisce con la produzione di uno o più documenti e, qui, compiere realmente la digitalizzazione dei processi significa applicare fino in fondo la trasformazione digitale.
Da segnalare è che il cambiamento avviene in ogni singola fase del ciclo di vita dei documenti:
- Come primo passo vengono eliminate totalmente le copie cartacee e firme autografe tradizionali (NO carta, NO penna)
- Continuando con l’introduzione, accanto ai tradizionali sistemi gestionali e ERP, di soluzioni di gestione documentale collaborativa. (NO e-mail)
Scopri come le nuove soluzioni collaborative, che considerano il documento come parte integrante dei processi e, come tale, da condividere con Clienti e Fornitori nella catena del valore, non utilizzano carta e tanto meno la mail. Il traguardo è il Social Business, nell’articolo “La nuova gestione documentale collaborativa: dalla carta al Social Digitale” scoprirai un nuovo modo di lavorare con la gestione documentale collaborativa che supera i vecchi modelli organizzativi aziendali, rigidi e schematici, dove il mondo del Social Digitale si fa sempre più avanti anche nella realtà delle piccole e media aziende, con significanti ritorni economici.
Come cambia la gestione dei documenti con la gestione documentale in modalità collaborativa? Cosa la distingue dalla gestione documentale “classica”?
Come tutte le piattaforme documentali, la piattaforma documentale collaborativa è in grado, sì di amministrare flussi di dati, processi e firme di approvazione in modalità digitale, ma la differenza consiste nel fatto che la gestione di un intero flusso avviene in modalità totalmente digitale e soprattutto utilizzando strumenti smart per la condivisione e l’archiviazione dei documenti.
Le soluzioni innovative di tipo collaborativo realizzano un social network aziendale, sicuro e protetto, che consente all’utente di lavorare nei processi aziendali strutturati e non strutturati in cui è coinvolto senza e-mail, ma mediante gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Il WorkFlow Collaborativo, in particolare, abbina automatismi e regole aziendali con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni di collaborazione.
Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa leggi l’articolo “Che cos’è la Gestione Documentale Collaborativa?”
Qual’è il ruolo del Documento Informatico e della Firma Elettronica?
Nella gestione dei processi aziendali oggi la transizione si compie passando dai fogli di carta ai documenti digitali in formato PDF e XML.
In Europa e Italia, l’evoluzione delle normative, e la progressiva maturazione dei processi di digitalizzazione dei documenti cartacei all’interno delle imprese e della Pubblica Amministrazione, sta conferendo un valore e un ruolo sempre maggiore al documento informatico, anche dal punto di vista giuridico e probatorio, grazie all’integrazione con le diverse tecnologie e tipologie di firma elettronica, disciplinate dalle linee guida del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) emanato dall’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale.
Come sottolinea infatti AgID, “La firma elettronica qualificata – equivalente della tradizionale firma autografa su carta – è associata stabilmente al documento informatico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l’integrità, l’autenticità, la non ripudiabilità”.
AgID ricorda inoltre l’importanza di mantenere sempre aggiornati i prodotti di firma e verifica delle firme digitali in uso per evitare spiacevoli conseguenze!
Situazioni in rilievo:
- evitare l’utilizzo di firme non valide o verifiche errate
- conservare digitalmente a norma i documenti informatici
In ogni caso, se il processo avviene in modo corretto, il documento così sottoscritto, chiarisce l’Agenzia, assume e conserva nel tempo piena efficacia probatoria.
La gestione documentale è “l’ultimo miglio”?
Nello scenario di trasformazione tecnologica e normativa appena descritto, diventa sempre meno pensabile poter continuare a lavorare utilizzando i tradizionali processi, anche perché, ad esempio, file XML e firme elettroniche sono interpretabili nativamente dal software e dalle macchine, e con difficoltà sono gestibili da operatori umani.
Un uso intelligente delle tecnologie digitali che permetta di non essere cancellati dallo scenario competitivo diventa indispensabile per qualunque azienda!
Il consiglio è:
- smettere di lavorare con la carta
- digitalizzare completamente i processi
Si può digitalizzare qualsiasi processo strutturato attraverso le soluzioni collaborative? Se vuoi capire perché la digitalizzazione dei processi è diventata la leva fondamentale, come ti può aiutare a trasformare profondamente il business aziendale e cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale, nell’articolo “Come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale” trovi un esempio pratico di applicazione degli strumenti collaborativi nella gestione documentale.
Attraverso l’utilizzo di un Sistema di Document Management (DMS) si ottiene la totale eliminazione dei documenti cartacei e delle firme autografe tradizionali e si realizza nella propria azienda l’ultimo miglio della digitalizzazione.
Per completare quest’ultimo segmento di trasformazione digitale dei processi occorre però comprendere che:
- il classico ERP non è più sufficiente
- occorre affiancarlo a un sistema documentale (in grado di gestire documenti, pratiche e workflow di approvazione in modo totalmente digitale)
Nel caso della fatturazione elettronica PA e B2B, il Gestionale produrrà la fattura in formato XML a norma e la passerà al sistema documentale, che l’archivierà, la invierà allo SDI, gestirà le ricevute delle eventuali anomalie, e alla fine del processo effettuerà la conservazione digitale a norma per garantire l’efficacia probatoria e ottemperare agli obblighi fiscali e civilistici.
Per saper scegliere il sistema di gestione documentale idoneo per la tua azienda, bisogna partire dal presuposto che nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose, l’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati. Nell’articolo “Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?“ trovi tutte le informazioni che ti guideranno a fare la giusta scelta.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
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