In maniera analoga a quanto accade in altre aree del software enterprise, come ad esempio i sistemi gestionali e ERP, anche nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose e classificabili in diverse categorie. L’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati.
In questo articolo andremmo ad approfondire cosa bisognerebbe sapere prima di scegliere un software per la gestione documentale e come orientarsi fra le varie soluzioni, scopriremo le funzionalità base, le varie soluzioni on-premise, su cloud, ibride e le piattaforme documentali enterprise, come bisognerebbe gestire il cambiamento e quali sono vantaggi.
Prima di tutto, una breve introduzione sull’aspetto normativo.
Qualche spunto dalle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Il software di gestione documentale è un alleato prezioso per rispondere alle sfide di compliance e, naturalmente, a quanto dettato dalle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Queste sono state scritte e man mano aggiornate dall’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale e comprendono tutte le regole tecniche e organizzative per definire una gestione corretta degli archivi digitali.
Dal punto di vista organizzativo, per quanto riguarda formazione e gestione dei documenti informatici, nelle linee guida si prevede l’obbligo di scrivere e periodicamente aggiornare il Manuale di gestione documentale.
Quest’ultimo contiene la descrizione del processo di document management e della tecnologia che lo caratterizza, software incluso. Un sistema di gestione documentale ha, infatti, vari compiti dovendo assicurare la corretta protocollazione, classificazione e quindi fascicolazione e conservazione dei file. In particolar modo, un ruolo importantissimo è svolto dai metadati, che contrassegnano in maniera unica ciascun documento. Nelle linee guida sono fissati i metadati minimi da associare a ciascun documento, questi sono aumentati nel tempo e il software documentale deve poter tempestivamente aggiornare le proprie capacità per soddisfare i requisiti tecnici continuamente in evoluzione.
Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattutto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa, leggi l’articolo “Che cos’è la Gestione Documentale Collaborativa?”
3.1 Software documentale: come orientarsi fra le varie soluzioni
Di seguito alcune tra le caratteristiche più rappresentative:
Funzionalità base
A prescindere dalle tipologie di software menzionate, ciascuna con i propri pro e contro, si possono distinguere alcune funzionalità base che caratterizzano in genere un sistema di gestione documentale.
Si parte ad esempio dalle funzioni di:
- archiviazione
- ricerca documenti
Questi possono sembrare elementi scontati, ma non lo sono. La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. La piattaforma documentale TopMedia Social NED è customizzabile in ogni sua funzione, anche nella definizione di metadati per l’archiviazione e ricerca dei documenti.
→ per arrivare
La conservazione digitale è il punto focale della gestione documentale: La conservazione digitale a norma è infatti il processo che permette di conservare i documenti in formato digitale in modo da assicurarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Un documento informatico è tale, e quindi può essere conservato, se, oltre alla firma digitale e alla marca temporale che ne certifica il momento di creazione, ha le caratteristiche di integrità e immodificabilità garantite dall’attribuzione di un codice identificativo e dall’assegnazione di una segnatura di protocollo secondo quanto stabilito dalla normativa vigente.
Soluzioni on-premise, su cloud, ibride
Sul piano delle tipologie di implementazione possibili con i sistemi di gestione documentale, il primo è quello tradizionale così detto on-premise:
- si installano in casa dell’utente
Tuttavia oggi sono ormai disponibili sul mercato innumerevoli soluzioni fruibili direttamente attraverso la nuvola, la gestione documentale via cloud.
Quali sono i vantaggi di questa soluzione?
- si evita l’investimento nelle risorse (hardware, software, personale) necessarie per l’implementazione e amministrazione
- si può inoltre contare su un sistema costantemente aggiornato allo stato dell’arte
- è in grado di standardizzare l’esperienza dell’utente
- scalare in maniera elastica la capacità in rapporto alle esigenze di business
Inoltre:
- Affidabilità e continuità di servizio. Gli utenti di servizi cloud possono contare su data center che assicurano elevati livelli di sicurezza fisica, della piattaforma e a livello applicativo: i cloud provider costruiscono infatti infrastrutture seguendo le specifiche tecniche più stringenti, si occupano della loro manutenzione e intervengono per non interrompere l’erogazione del servizio.
- Comodità. Le PMI spesso affrontano la digitalizzazione per gradi e non possono contare su un’infrastruttura IT interna adeguata, optano per il cloud in quanto possono usare i servizi e non occuparsi della loro gestione operativa. Dal canto loro, le grandi aziende pur avendo investito nella propria struttura IT interna guardano ai software in cloud per fruire di un’opportunità di integrazione più agevole, da un lato, con i sistemi diversi sistemi operativi (Mac, Windows, Linux/Ubuntu) e, dall’altro, con i sistemi gestionali aziendali.
- Scalabilità. Utilizzare i servizi in cloud significa poter man mano aumentare l’accesso alle risorse in base alle crescite aziendali, così come ai picchi di attività. L’utilizzo di hardware e software, in pratica, dipende dalle esigenze dell’utente. La scalabilità riguarda, in particolare, le necessità del sistema di estendersi sia dal punto di vista geografico (in relazione a più utenti dislocati su territori diversi) sia per quanto concerne il numero stesso delle organizzazioni (e delle persone) che hanno bisogno di determinati prestazioni/servizi.
- Innovative e convenienti modalità di pagamento. Tra i principali vantaggi del cloud vi è sicuramente quello del pagamento a consumo. Se, come visto, i servizi possono essere scalabili, ugualmente, il costo delle soluzioni, più correttamente il canone, dipenderà da tipo di uso che si è fatto delle risorse. Non sarà naturalmente necessario un investimento iniziale, ma il pagamento verrà effettuato periodicamente.
Naturalmente nulla vieta oggi di realizzare, a seconda delle proprie necessità, una soluzione di gestione documentale con architettura ibrida in grado di trarre vantaggi da entrambe le modalità integrando:
- i sistemi on-premise con risorse infrastrutturali
- applicazioni e servizi implementati su cloud
Le piattaforme documentali enterprise
Un altro aspetto chiave riguarda l’utilizzo di una piattaforma di gestione documentale completa che abbia caratteristiche di classe enterprise con un’architettura non indifferente.
Vediamo le caratteristiche in rilievo:
- potente e scalabile
- capace di sostenere carichi elevati (sia come quantità di documenti gestiti sia come numero di utenti contemporanei)
- dotata di alta affidabilità con funzioni di load balancing e fault tolerance
- conforme alle normative vigenti in Italia
Le potenzialità di una piattaforma documentale enterprise:
- gestire applicazioni complesse e articolate a livello azienda
- sviluppate ad hoc con strumenti “agili”
- facilmente fruibili anche da utenti non professionali attraverso smartphone e tablet
Il valore aggiunto è che arricchisce le soluzioni gestionali che l’impresa si è costruita consentendo l’uso della piattaforma documentale collaborativa attraverso il portale aziendale.
Inoltre il software documentale enterprise TopMedia Social NED offre un servizio completo; non si limita ad archiviare e conservare i documenti, ma in un’unica piattaforma integrabile con il gestionale è possibile:
- Fare la Fatturazione Elettronica
- Creare, inviare e ricevere gli Ordini elettronici trasmessi verso il NSO
- Digitalizzare i documenti di trasporto
- Firmare digitalmente con tutte le firme elettroniche normate dal regolamento E-IDAS
- Gestire il protocollo e la corrispondenza
- Trasmettere e ricevere documenti XML-UBL in tutta Europa tramite canale PEPPOL
- Automatizzare il ciclo passivo aziendale con la Robotic Process Automation
3.2. Gestione documentale: il percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
In tutti gli ambienti di lavoro, e in qualunque reparto aziendale, le procedure consolidate di svolgimento di una data attività fanno parte della cultura e delle abitudini del personale, pertanto sono di norma difficili da scardinare, anche quando è necessario.
Tuttavia oggi per competere sul mercato le imprese devono poter contare su un lavoro di squadra, non poche sono le difficoltà riscontrate oggi:
- i componenti possono essere numerosi e distribuiti a livello geografico su una larga scala
- abituati a modalità operative e difficoltà di coordinamento
→ generano:
- lentezze ed errori nell’esecuzione dei compiti
In tutti questi casi, la strategia di gestione del cambiamento da applicare per amministrare nel modo più morbido possibile la trasformazione digitale è:
- l’introduzione del nuovo sistema di gestione documentale
Come bisognerebbe gestire il cambiamento, alcune linee guida:
- Cercare di favorire la comunicazione in tempo reale all’interno del team
- Garantire la tracciabilità delle conversazioni
- Semplificare e standardizzare la pianificazione delle attività e l’assegnazione dei compiti
- Limitare le riunioni, aumentando l’efficacia di quelle programmate
Riguardo alla circolazione della conoscenza, bisogna mantenere un unico sistema di:
- raccolta
- classificazione
- condivisione dei documenti
Tutto concentrato in un unico spazio di lavoro, in cui vengono gestite tutte le attività:
- librerie di contenuti
- co-elaborazione
- realizzazione di documenti
- chat
- gestione dei compiti e calendario
- gruppi di discussione
- schede attività
- processi di approvazione
Per capire se il tuo software documentale è allineato ai nuovi standard normativo, tecnologico e applicativo, leggendo l’articolo “Cosa deve avere un software documentale per essere allineato ai nuovi standard?”, scoprirai i 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere. Inoltre, vedrai perché la gestione documentale non è più la stessa insieme alle varie opportunità offerte da una piattaforma documentale innovativa.
Soluzione di gestione documentale: importante è trovare il partner giusto per realizzare il Social Business
Le linee guida per un corretto percorso di implementazione non possono tralasciare un’altra raccomandazione:
- in questi casi il “fai da te” spesso non è la via migliore da seguire, in particolar modo quando il progetto di realizzazione e introduzione del sistema di gestione documentale in azienda è grande e complesso.
Non si tratta infatti semplicemente di acquistare e installare un pacchetto software, ma bisogna prima partire da una fase di analisi delle nuove esigenze di lavoro e dei processi aziendali:
- meglio quindi essere affiancati da un partner di comprovata esperienza nel settore.
Inoltre, dal punto di vista delle strategie di realizzazione del sistema, non è consigliabile partire subito “in grande”, con un piano completo, che poi magari si rivela sovradimensionato rispetto alle reali esigenze. Piuttosto è preferibile cominciare a individuare necessità specifiche e legate a obiettivi di business ben definiti e misurabili.
Questo modo di lavorare, che abilita e realizza il Social Business, consente di adottare una modalità agile per inserire in azienda un Sistema di Document Management (DMS) e dare così una spinta decisiva al raggiungimento pieno e completo della Digital Transformation.
Si può digitalizzare qualsiasi processo strutturato attraverso le soluzioni collaborative? Se vuoi capire perché la digitalizzazione dei processi è diventata la leva fondamentale, come ti può aiutare a trasformare profondamente il business aziendale e cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale, nell’articolo “Come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale” trovi un esempio pratico di applicazione degli strumenti collaborativi nella gestione documentale.
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