Maggiore efficienza interna, ottimizzazione dei costi e dei tempi necessari per svolgere le attività, maggiore collaborazione tra gli addetti all’organizzazione: sono i principali benefici che si possono ottenere con la digitalizzazione dei processi (che necessariamente passa per un ridotto o nullo utilizzo della carta). Tali benefici generati nelle aziende che si dotano di tool innovativi non si limitano a rendere più efficace ciascuna area aziendale (da quella amministrativa alla Produzione sino all’ufficio Risorse Umane), ma si possono estendere anche ai partner di filiera. Un esempio per tutti è quello della logistica, con la dematerializzazione dei DDT – Documenti di trasporto e tutti i vantaggi assicurati dalle tecniche di tracciamento e geolocalizzazione.
Proprio per questa ragione, una delle soluzioni della piattaforma TopMedia Social NED di Top Consult per la Gestione documentale è Digital delivery che si occupa dei DDT, dalla loro produzione e archiviazione in digitale sino alla dematerializzazione del documento di avvenuta consegna. Questa è un’operazione particolarmente importante, ad esempio in epoca di emergenza sanitaria Covid-19, in quanto non obbliga il trasportatore ad avere contatti con il destinatario delle merci.
Che cosa fa TopMedia Social NED?
TopMedia Social NED è la piattaforma enterprise progettata e realizzata da Top Consult per gestire tutta la documentazione esistente in una azienda (dalle fatture agli ordini ai documenti di trasporto).
Si caratterizza per il suo approccio rivoluzionario relativo alle modalità operative messe a disposizione degli utenti, che si ispirano ai Social Network, promuovendo cioè una comunicazione immediata e una migliore collaborazione. Per esempio, all’ormai tradizionale (e spesso poco sicura) posta elettronica sono preferiti strumenti che si basano sulle logiche dell’instant messaging, che consentono un rapido coinvolgimento e aggiornamento di tutti gli interessati a un progetto o processo e la condivisione di informazioni in tempo reale.
Più nello specifico, Groupware è la soluzione per creare un Social Network aziendale protetto, per gruppi di lavoro interfunzionali.
D’altra parte, con il modulo SocialFlow (che a sua volta integra Case Flow e Workflow) è possibile gestire in modo collaborativo le pratiche e automatizzare i flussi documentali, semplificando le attività degli utenti.
Disponibile sia on premise sia in cloud, utilizzabile su pc, tablet e mobile, la piattaforma garantisce illimitata potenza di calcolo, elevata sicurezza, business continuity e disaster recovery al fine di proteggere i dati e l’operatività dell’azienda utente a 360 gradi.
A corredo della sua proposta tecnologica, Top Consult offre formazione e consulenza per essere compliant alla normativa vigente sulla gestione e archiviazione documentale digitale.
TopMedia Social NED, alcune novità
Subito prima dell’estate, Top Consult ha lanciato le sue nuove soluzioni in ambito gestione documentale e digitalizzazione dei processi. A quest’ultimo proposito, in particolare, sono state introdotte in TopMedia Social NED tecnologie di Robotic Process Automation per agevolare un ulteriore efficientamento dei processi.
Grazie alle tecnologie di automazione è il software stesso che lancia applicazioni, sposta file e cartelle, estrae le informazioni utili dai documenti e ne compila altri in piena autonomia (o eventualmente, se così stabilito dall’azienda utente, in seguito a determinati input degli addetti).
Top Consult ha, inoltre, ottenuto la certificazione come Access Point Peppol per gestire gli ordini verso il Sistema Sanitario Nazionale (secondo la normativa che obbliga le organizzazioni che lavorano con gli attori della Sanità italiana a utilizzare il Nodo smistamento per scambiarsi documenti commerciali) e, più in generale, per trasmettere file standardizzati nel linguaggio UBL.
In occasione del rinnovo della soluzione per la gestione documentale di Top Consult, sono state anche potenziate le funzionalità necessarie per fare fatturazione elettronica e conservazione digitale, per esempio per dare maggior supporto agli utenti stranieri per quanto riguarda le fatture elettroniche UE.
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La digitalizzazione dei DDT – Documenti di trasporto
Tra le innovazioni apportate a TopMedia Social NED vi è l’impegno a digitalizzare i Documenti di trasporto per ottimizzare il processo di spedizione delle merci di un’azienda tra un magazzino e l’altro, verso terminali periferici o direttamente al cliente finale (tracciando, naturalmente, tutte le fasi di tali spedizioni).
Digital Delivery è la proposta dell’azienda per una completa digitalizzazione del processo di spedizione della merce: annulla la necessità di stampare documenti in quanto produce, archivia e conserva in digitale tutti i documenti; permette la geolocalizzazione del mezzo di trasporto e il monitoraggio in real time dello stato della spedizione e l’avvenuta consegna; consente, poi, l’approvazione e la gestione della Pod – Proof of delivery in maniera univoca e certa.
In particolare, sono compiti degli strumenti Surfer e Surfer Mobile iOS e Android (adoperati dall’azienda utente e dagli spedizionieri) quelli di gestire, approvare, monitorare, firmare digitalmente e poi archiviare tutto quello che serve per effettuare una spedizione.
Integrando e potenziando Digital Delivery all’interno di TopMedia Social NED, Top Consult mette a disposizione una piattaforma che consente una digitalizzazione completa di tutti i documenti e non, fino appunto ai documenti di trasporto.
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Tutte le aziende si stanno adeguando, per necessità e per legge, alle nuove regolamentazioni per la gestione documentale, oltre che per la necessaria digitalizzazione dei processi interni, non perdere tempo!
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