Digital Delivery è la soluzione di Top Consult realizzata per la gestione digitale dei DDT, Documenti di trasporto, e fa parte della piattaforma completa per la gestione documentale e la digitalizzazione dei processi TopMedia Social NED.
Digital Delivery è protagonista fondamentale nella digitalizzazione del processo di spedizione dei prodotti da parte di un’azienda dal proprio magazzino verso altri hub oppure terminali periferici o utenti finali. Si tratta di un’applicazione che permette di rendere il più veloce possibile l’organizzazione delle varie fasi della spedizione e di tracciarne in real time il suo andamento. È, così, possibile essere sempre aggiornati in caso di problemi e raccogliere e condividere dati utili al fine del miglioramento del processo stesso.
Gestione digitale dei DDT, che cosa significa e perché conviene
Per certificare i trasferimenti delle loro merci, tutte le aziende devono redigere i DDT, documenti validi ai fini fiscali che, a seconda dei vari Paesi in cui ci si muove, hanno regolamentazioni diverse.
In Italia i documenti di trasporto non devono avere formati specifici, ma è necessario per legge che contengano una serie di dati: i riferimenti di mittente, destinatario ed eventuale vettore, le generalità complete di partita IVA dei diversi soggetti coinvolti e poi la descrizione dei prodotti e le relative quantità in base al contratto che è stato stipulato tra le parti. Alcune merci particolari richiedono un maggior dettaglio nella descrizione, è il caso, per esempio, dei liquidi infiammabili.
I DDT cartacei devono sempre accompagnare i prodotti, ma la legislazione italiana autorizza l’invio telematico dei DDT e quindi la loro digitalizzazione, basta che la trasmissione sia effettuata entro il giorno in cui inizia la consegna della merce.
Rendere, quindi, digitale la compilazione di questi documenti significa velocizzare le pratiche ed essere certi di non perdere le informazioni o i documenti stessi. Inoltre, avere a disposizione file anziché fogli di carta vuol dire reperire più velocemente le informazioni necessarie e liberare i trasportatori da tutta una serie di incombenze legate alla consegna per la sottoscrizione.
Automatizzare il più possibile la stesura dei DDT si traduce nella possibilità di ridurre al minimo la possibilità di errori e nella sicurezza di preparare documenti completi (il software, correttamente istruito, non procede se non rileva tutte le informazioni necessarie) e pienamente conformi alle normative.
Infine, adottare soluzioni per la digitalizzazione dei documenti di trasporto significa poter avere maggiore visibilità da parte di tutta l’organizzazione sulle attività di spedizione e quindi verificare l’efficienza del processo di consegne.
Digital delivery, che cosa fa e come funziona il sistema per la digitalizzazione dei DDT di Top Consult
La soluzione Top Consult Digital Delivery è resa disponibile nella piattaforma TopMedia Social NED.
In particolare, Surfer e le WebApp realizzate (che rappresentano nella fattispecie i punti di accesso alla piattaforma stessa) consentono all’azienda che deve mandare la merce e agli spedizionieri di approvare, firmare e poi archiviare i documenti esclusivamente in digitale.
Più nello specifico, Digital Delivery si occupa dei tre aspetti fondamentali che riguardano lo spostamento delle merci, ossia la loro presa in carico, il trasporto e la consegna.
Per quanto riguarda la presa in carico, l’azienda produttrice si serve del sistema per creare il codice univoco della merce e per archiviare e conservare tutti i documenti della spedizione; lo spedizioniere, per ciò che lo riguarda, firma, mette la data ed evidenzia il luogo della presa in carico mediante geolocalizzazione.
Durante il trasporto, sempre grazie alla geolocalizzazione, l’azienda che ha spedito i suoi prodotti ha modo di verificare in qualsiasi momento dove si trovano; la società che si occupa della consegna, invece, mette sempre e ovunque a disposizione i DDT elettronici in modo che siano velocemente recuperabili, ad esempio dagli autisti in caso di controlli delle Forze dell’Ordine.
Infine, al momento della consegna, l’azienda produttrice può utilizzare il sistema Digital Delivery per la conservazione digitale della Pod (proof of delivery) e per validare con codice univoco la consegna stessa; lo spedizioniere, invece, sfrutta sempre la geolocalizzazione per testimoniare l’arrivo della merce a destinazione ed eventualmente, se necessario, ha la possibilità di gestire digitalmente reclami e contestazioni rendendo tutte le operazioni più immediate.
I vantaggi della soluzione Digital Delivery in Cloud
Essendo parte della soluzione completa TopMedia Social NED per la digitalizzazione della gestione documentale, il sistema realizzato da Top Consult per la digitalizzazione dei DDT offre una serie di benefici. Tra questi segnaliamo la possibilità di essere fruibile mediante Cloud, con tutti i vantaggi derivanti da questo modello di adozione dei software (flessibilità, scalabilità, garanzia di tecnologia sempre all’avanguardia, ecc.).
Tutti gli applicativi di TopMedia Social NED (incluso Digital Delivery) sono, quindi, disponibili on demand. Top Consult utilizza l’infrastruttura di Aruba costituita da una rete di moderni data center dislocati sul territorio italiano (requisito fondamentale per offrire servizi di conservazione digitale a norma) e non solo. Top Consult, avvalendosi delle sofisticate infrastrutture del Cloud provider, assicura progetti di disaster recovery per garantire continuità di erogazione dei suoi servizi e si impegna mediante rigorosi SLA, Service Level Agreement, a non oltrepassare il grado di tolleranza stabilito in caso di un eventuale disservizio.
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