Le aziende si stanno sempre più rendendo conto del fatto che, per digitalizzare i propri processi, tra i primi interventi da compiere vi è quello di adottare soluzioni di RPA – Robotic process automation che consentano loro di affidare alle macchine l’esecuzione di task ripetitivi che non necessitino di tutte quelle competenze tipiche del cervello umano, dalla creatività ai soft skill.
Top Consult accompagna le aziende utenti nel loro percorso di adozione di queste tecnologie e, soprattutto, nel definire e portare a termine tutte le fasi necessarie per un concreto cambiamento di approccio al business. Il concetto di RPA va, infatti, molto oltre quello di software e riguarda l’intera impostazione dell’operatività e la definizione dei piani strategici dell’organizzazione in cui viene adottata.
Che cos’è la RPA e a che cosa serve
La RPA determina un completo cambio culturale in azienda: permette di sfruttare pienamente il patrimonio di dati, promuove la possibilità di essere sufficientemente flessibili per rispondere alle mutevoli esigenze dei clienti finali e ai trend di mercato, valorizza i talenti dei collaboratori.
La Robotic process automation non fa solamente riferimento a tecnologie e servizi digitali, ma riguarda metodologie e politiche di gestione dei processi.
Tra i principali compiti degli applicativi RPA vi è quello di raccogliere, gestire e aggiornare le informazioni usate dalle aziende per le loro applicazioni. Si tratta di attività ripetitive e di routine per le persone, ma indispensabili e che possono essere svolte in maniera particolarmente efficace e veloce dalle macchine. I software si comportano, infatti, come un operatore umano dialogando con i sistemi per condividere e scambiare i dati e lo fanno 24 ore al giorno, 365 giorni l’anno.
Parallelamente, le risorse umane possono dedicarsi a creare valore aggiunto collaborando al miglioramento delle prestazioni aziendali.
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I vantaggi generati dalla soluzione per la RPA di Top Consult
Top Consult ha realizzato i propri software RPA con alcuni scopi ben precisi, per assicurare valore alle aziende utenti. Tra questi i principali sono: ridurre le attività manuali e il numero di errori che può loro conseguire, abbassare i costi di produzione e di processo, velocizzare l’esecuzione dei compiti e aumentare la compliance, tracciare il funzionamento dei processi eseguiti e garantire massima fruibilità dei sistemi anche da parte di chi non ha particolari skill tecnologici.
Guardando più nello specifico, per esempio all’adozione di RPA in ambito amministrativo per il ciclo attivo, tra i benefici generati da una soluzione come RPA Tax Free vi è quello di rendere più rapido il processo di acquisizione delle fatture attive, della loro registrazione (che comporta anche l’estrazione dei dati utili per la contabilizzazione) e conservazione a norma.
D’altra parte, sul fronte del ciclo passivo RPA Deserialize offre le preziose possibilità di: effettuare controlli puntuali sulle fatture passive e di mettere a confronto le informazioni ottenute dai documenti con i dati di magazzino, di estrapolare tutto ciò che serve all’amministrazione, di creare in automatico la Prima Nota contabile, ecc.
I software proposti da Top Consult, in pratica, rappresentano un’interfaccia essenziale per il recupero dei dati da qualsiasi fonte, consentono molteplici tipologie di elaborazione dei dati stessi (grazie a tecniche di analytics), che poi possono essere indirizzati a qualsiasi gestionale sia presente nell’organizzazione.
I software Top Consult sono integrabili in qualunque ambiente IT in quanto possono lavorare con gli applicativi aziendali più diffusi (da quelli di produttività personale ai gestionali, CRM, ecc.) e sono utilizzabili con i principali dispositivi hardware, quali stampanti e scanner dei molteplici vendor sul mercato.
I passi da compiere per implementare la Robotic process automation e sfruttarla al massimo
Tra le prime valutazioni da fare nel momento in cui si decida di affrontare il percorso di adozione di software RPA vi è quella della scelta del partner tecnologico che meglio risponda alle proprie esigenze.
È fondamentale che il reseller condivida un metodo di disegno del progetto di automazione che corrisponda ai valori dell’azienda utente; inoltre, esso deve mettere in campo competenze specifiche ed esperienze referenziate tali da supportare l’adozione delle nuove soluzioni tecnologiche sin dalla definizione delle aree che più possono beneficiare dall’introduzione dell’innovazione tecnologica.
A questo proposito, i criteri di eleggibilità possono, per esempio, essere relativi al numero di attività ripetitive che caratterizza un processo o alla quantità di interventi umani che vi risultano necessari, quali il recupero di dati da mail o file Excel da inserire in un gestionale oppure da trasferire a un chatbot, ecc.
Individuato dove più opportuno partire con la digitalizzazione dei processi, è importare fissare gli obiettivi settando correttamente le aspettative (e il ruolo del partner tecnologico anche in questo senso è importantissimo) e coinvolgere tutte le figure necessarie in modo da collaborare alla stesura di una soluzione che sia poi accettata e sfruttata da tutti (gestendo, nel caso, le preoccupazioni che possono presentarsi per esempio sul fronte della perdita di posti di lavoro).
Vanno, inoltre, compresi (ed eventualmente gestiti in fase di roll out) gli effetti dell’introduzione di nuovi sistemi nell’ambiente IT, dopodiché è possibile procedere all’implementazione e al coordinamento degli strumenti nel processo al fine di una proficua e costante collaborazione tra uomo e macchina.
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