Tutte le aziende sono alla ricerca di soluzioni e strategie per essere più efficienti nella propria operatività, per diventare sufficientemente flessibili da potersi adattare alle dinamiche di mercato e per innalzare produttività e performance: tutto questo al fine di aumentare la competitività.
Procedere alla digitalizzazione dei processi aziendali, significa rivedere l’intera organizzazione sfruttando software che promuovono modalità di lavoro più efficaci e meno costose, maggiore controllo sulle attività e condivisione delle informazioni.
L’importanza della digitalizzazione, ecco cosa accade in azienda
Uno dei primissimi vantaggi che vengono sperimentati dalle imprese che procedono alla digitalizzazione dei processi è legato al momento della scelta e dell’introduzione stessa della tecnologia. Per innovare, infatti, bisogna analizzare la propria impostazione, capire come si svolgono le attività e gli scambi di documenti, dati e comunicazioni per, poi, procedere a un ripensamento prima di tutto culturale e poi in chiave digitale dell’organizzazione (in tutto o, inizialmente, anche solo in parte).
Una volta adottati gli strumenti digitali, i vantaggi riscontrabili dalle imprese sono diversi. Prima di tutto è possibile intervenire nelle fasi che rallentano i processi (eliminare i cosiddetti colli di bottiglia); questo si ripercuote immediatamente sull’efficienza e anche sulla soddisfazione del cliente finale.
Tra i principali benefici riconducibili alla digitalizzazione dei processi vi è inoltre il miglioramento della comunicazione sia interna (grazie a una semplice e immediata condivisione di informazioni) che esterna, ovvero con partner, fornitori, operatori della logistica e così via.
Infine, i software svolgendo i propri compiti raccolgono, e a loro volta producono, dati che possono essere molto utili per prendere decisioni più consapevoli e, in generale, avviare un circolo virtuoso di miglioramento dal punto di vista di una migliore gestione delle risorse e di una più opportuna assegnazione dei compiti (in base a competenze e carichi di lavoro concretamente rilevati).
Oltre la digitalizzazione documentale
La digitalizzazione aziendale può andare a toccare tantissimi scenari organizzativi. Gli strumenti digitali possono infatti supportare praticamente tutte le business unit, a partire dall’amministrazione e tesoreria, per arrivare alla logistica, passando per la pianificazione della produzione, gli acquisti, il marketing e le vendite e le risorse umane.
Tra i primi passi da compiere per poter contare su informazioni digitali con cui far lavorare i software, si deve procedere alla digitalizzazione dei documenti perché ciascun processo aziendale inizia e finisce con un documento.
La normativa italiana ha via via imposto la digitalizzazione di alcuni documenti (si pensi, per esempio, alla fatturazione elettronica o all’obbligo di utilizzo dell’NSO – Nodo smistamento ordini per le aziende fornitrici del settore sanitario).
Limitarsi però solo a questi, senza intervenire su tutti gli altri che appartengono a uno specifico processo, si traduce in un appesantimento dello stesso che, dovendo essere gestito in doppia modalità, fisica e digitale, rischia rallentamenti, duplicazioni, si espone alla possibilità di errori eccetera.
Grazie alla tecnologia per la firma elettronica (ormai regolamentata per ogni specifico documento al fine di risultare giuridicamente assimilabile a quella tradizionale) è possibile creare processi interi che non richiedano mai la necessità di ricorrere al cartaceo.
Allo stesso tempo, tecnologia e procedure per la conservazione digitale a norma consentono l’eliminazione degli archivi tradizionali, determinando ulteriori risparmi di costi.
Digitalizzazione dei processi organizzativi, dove agire?
Non fermarsi all’eliminazione della carta e procedere alla digitalizzazione dei processi organizzativi, vuol dire impostare modelli di business che contemplino come fattore determinante l’uso di strumenti e soprattutto metodologie digitali.
Partendo, per esempio, dall’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, è immediatamente evidente il vantaggio che può derivare dalla digitalizzazione della gestione del ciclo passivo, centralizzando l’acquisizione dei dati (riducendo il più possibile il data entry manuale) e inserendo automatismi per replicarli ove servono negli altri applicativi aziendali.
Ancora più efficace in termini di velocità e completezza di contenuti digitali a disposizione è procedere alla digitalizzazione dell’intero ciclo di vendita, dalla predisposizione e acquisizione dell’ordine presso il cliente sino alla preparazione dei documenti di trasporto necessari per consegnare la merce.
Operando in questo modo, è possibile verificare in modo immediato (senza neanche la necessità che il venditore torni in ufficio) per esempio il numero di trattative in corso, da quanto tempo sono aperte, quelle andate a buon fine e quante invece si sono chiuse con un abbandono.
È così possibile ottenere informazioni per ottimizzare l’intero dipartimento commerciale, ma anche l’attività logistica, della gestione risorse umane eccetera.
Fare tutto questo significa, tra l’altro, avere a disposizione una serie di dati che poi permettono di effettuare in maniera veloce altre attività quali contabilità, riconciliazione bancaria eccetera.
Digitalizzazione dei processi aziendali: un vantaggio cross industry
La digitalizzazione favorisce un’ottimizzazione di tempo e risorse in qualsiasi industry venga applicata, d’altra parte, vi sono esempi di digitalizzazione relativi a specifici settori che possono rendere l’idea dei singoli scenari applicativi.
Ciascuna organizzazione, a seconda della propria attività e delle sue dimensioni, deve infatti valutare quali siano le sue principali esigenze alle quali rispondere adottando la tecnologia e da lì partire.
Per fare un esempio, guardando al settore bancario, la digitalizzazione dei processi che si fonda su una efficace e sicura gestione documentale elettronica, rende un istituto finanziario in grado di essere tempestivo nel fare tutte le verifiche necessarie per dare risposte al cliente; lato back end, la digitalizzazione in questo comparto ha effetti positivi perché aumenta la collaborazione tra colleghi e differenti filiali, rende più veloci i processi di adeguamento alle normative, di costruzione dei modelli di pricing e così via.
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