Con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1 gennaio 2019, non solo i soggetti IVA si sono preoccupati dell’impatto che avrebbe potuto avere questa innovazione. Anche i destinatari della fattura, i clienti, si sono fatti domande su che cosa sarebbe cambiato per loro.
L’indirizzo telematico
Per il corretto invio, e di conseguenza la corretta ricezione della fattura elettronica, è indispensabile che il cliente comunichi al fornitore l’indirizzo telematico. Questo rappresenta il vero e proprio indirizzo cui il Sistema di interscambio, strumento dell’Agenzia delle entrate che svolge il ruolo di postino nel ricevere e smistare le fatture elettroniche che obbligatoriamente vengono trasmesse tramite esso, recapiterà la fattura.
L’indirizzo telematico può essere rappresentato:
- dalla PEC del cliente: in questo caso, quando si compilerà la fattura elettronica il fornitore dovrà indicare il valore 0000000 nel campo “Codice destinatario”;
- il Codice destinatario: un codice di sette caratteri, composto da numeri e lettere.
Il soggetto IVA per semplificare le procedure che dovrà svolgere il fornitore, potrà registrare in anticipo il suo indirizzo telematico presso il Sistema di interscambio oppure generare un QRCode con il numero di partita IVA, l’indirizzo telematico e i suoi dati personali.
Tuttavia, si possono presentare alcuni casi particolari in cui il fornitore non solo dovrà indicare 0000000 nella casella Codice destinatario, ma anche rilasciare al cliente una copia cartacea o per mail della fattura che è stata inviata al Sistema di interscambio. Il cliente potrà consultare la fattura elettronica originale nell’area personale del sito dell’Agenzia delle entrate. Questa situazione si presenta quando il cliente è:
- un consumatore finale;
- un soggetto che non comunica l’indirizzo telematico;
- un soggetto IVA in regime di vantaggio o forfettario;
- un piccolo imprenditore agricolo.
Per il corretto invio, e di conseguenza la corretta ricezione della fattura elettronica, è indispensabile che il cliente comunichi al fornitore l’indirizzo telematico. Questo rappresenta il vero e proprio indirizzo cui il Sistema di interscambio, strumento dell’Agenzia delle entrate che svolge il ruolo di postino nel ricevere e smistare le fatture elettroniche che obbligatoriamente vengono trasmesse tramite esso, recapiterà la fattura.
La consegna della fattura
Al momento dell’invio della fattura elettronica, lo SDI controlla che non ci siano errori. In quel caso, la fattura può essere rifiutata e al fornitore sarà inviata una ricevuta di scarto. Se invece il procedimento va a buon fine, il Sistema di interscambio provvederà a inviare la fattura all’indirizzo telematico indicato nella fattura stessa, inviando una ricevuta di consegna a chi ha inviato il documento.
Una copia della fattura elettronica, con lo stesso valore giuridico dell’originale, è messa a disposizione anche del cliente, così come del fornitore, nell’area personale sul sito dell’Agenzia delle entrate. La copia viene messa a disposizione anche se lo SDI non riuscisse a recapitare la fattura al cliente, per esempio nel caso lo spazio della PEC fosse esaurito, inviando in quel caso un avviso al fornitore in cui si indica l’impossibilità della consegna. In tal caso, la fattura viene considerata inviata ma non ricevuta: il fornitore dovrà avvisare il cliente che potrà trovare la copia nell’area personale, così da scaricarla. Da quel momento decorrerà la data di scadenza della detraibilità dell’IVA.
La conservazione delle fatture
La fattura elettronica ha portato anche una novità in materia di conservazione dei documenti. Il cliente che riceve la fattura elettronica dovrà provvedere a conservala secondo le disposizioni di legge. Non si tratta quindi di salvare sul proprio computer copia della fattura, ma di attuare procedure previste dal Codice dell’amministrazione digitale.
Il sistema, chiamato di conservazione elettronica, è stato pensato per consentire all’operatore in futuro di recuperare facilmente le fatture, facendo in modo che queste siano sempre perfettamente leggibili. Una garanzia dunque del fatto che le fatture elettroniche saranno sempre disponibili. Il servizio di conservazione elettronica viene erogato da operatori privati certificati, i cui elenchi si possono trovare online.
Sono tenuti alla corretta conservazione elettronica a norma di legge anche i fornitori, coloro che inviano le fatture, non solo chi le riceve.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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