Fatturazione passiva e attiva: come si gestisce le differenze

La sostanziale differenza che vi è tra fatturazione passiva e attiva sta nel flusso finanziario in cui la fatturazione stessa si colloca. Si tratta di una diversità significativa che riguarda le uscite di denaro (nel caso della fatturazione passiva) o le entrate, per l’attiva. In entrambi i casi è fondamentale che i processi di gestione dei documenti si svolgano in modo puntuale e corretto, in maniera da non compromettere le relazioni con i fornitori da un lato, e i rapporti con i clienti dall’altro.

Non ha più, dunque, senso limitarsi alla digitalizzazione del solo documento fiscale, ma conviene, come vedremo, applicare la tecnologia a tutto il ciclo passivo e attivo. Ciò vuol dire implementare un sistema documentale capace di offrire tutti i tool necessari per la gestione potenzialmente dell’intero ciclo dell’ordine, il che include le fatture passive provenienti dal fornitore di servizi e materie prime e quelle attive dei clienti finali.

Fatturazione passiva e attiva: differenze

A seguito della vendita di merci o servizi ai propri clienti, l’organizzazione deve emettere fatture che esprimano nel dettaglio ciò che è stato fornito, ovviamente l’importo da saldare e gli accordi di pagamento che si sono concordati.

La fatturazione attiva è particolarmente importante dal punto di vista della trasparenza delle transazioni e per monitorare i flussi di cassa. Questo perché la fattura attiva genera un credito (solitamente con pagamento a 30, 60 o 90 giorni) che, come tale, deve essere contabilizzato. Le organizzazioni, naturalmente, osservano l’andamento degli addebiti da parte dei clienti, in quanto se vi sono problemi, è necessario intervenire attuando processi di recupero crediti. La fatturazione attiva ha un impatto diretto sulle entrate e, dunque, quanto più è tempestiva tanto più ci si assicurerà un flusso di cassa regolare.
La fattura passiva è emessa dal fornitore e inviata all’azienda e indica per quest’ultima un debito che, come tale, viene registrato nei libri contabili. È molto importante che il ricevente verifichi la correttezza della fattura recepita. Ogni documento fiscale deve essere esaminato per capire se contiene tutti i dati che servono e, soprattutto, se i termini riportati sono giusti e coerenti rispetto ai contratti stipulati. Solo opportunamente compiuta questa verifica, l’azienda può pianificare il pagamento (secondo gli accordi temporali presi) e conservare il documento.

Il processo di fatturazione passiva deve essere preciso perché permette di monitorare le spese, da un lato, e di collaborare in modo trasparente con i fornitori. Esso si estende a tutte le comunicazioni che si effettuano con i fornitori. Nelle fatture sono indicati i tempi di pagamento che devono essere rispettati. Ritardi possono, infatti, comportare penalità e, comunque, deteriorano i rapporti con i fornitori.

Come innovare il processo di fatturazione elettronica passiva e attiva

Andare oltre alla fattura cartacea è stata una tappa obbligata dalla legge. Le aziende, per trasformare tale imposizione in opportunità di competitività, devono però allargare la digitalizzazione a più processi legati alla fatturazione. Questo non è del tutto scontato, perché, per esempio, potrebbe ancora avvenire che le organizzazioni, redatti (o recepiti) i file digitali poi stampino le fatture per reintrodurle in un processo tradizionale di gestione dei documenti.

Digitalizzare la fatturazione passiva e attiva, sfruttando piattaforme documentali evolute, significa invece rivoluzionare completamente il metodo di operare in un’ottica di efficienza e di ottimizzazione delle risorse.

Tipicamente la fattura passiva viene ricevuta tramite il canale accreditato o tramite PEC – Posta Elettronica Certificata. Una volta ottenuta la fattura, serve verificare che il suo contenuto corrisponda con l’ordine e i vari dati dei documenti di trasporto.

La tecnologia e, in particolare, una piattaforma di gestione documentale integrata con gli altri applicativi aziendali è molto utile per realizzare questi controlli e allertare chi di dovere in caso di incongruenze. Se è tutto corretto, si occuperà di registrare i dati sia per fini gestionali sia per adempiere agli obblighi fiscali. Dopodiché, si procederà al pagamento.

Guardando al ciclo attivo, l’impresa deve produrre la fattura digitale secondo quanto stabilito dalla normativa (firma elettronica inclusa) e quindi, necessariamente, affidarsi alla tecnologia che consente di ottenere il formato XML. Il documento è inviato telematicamente allo SdI – Sistema di Interscambio che compie i suoi controlli e manda al destinatario, ma non solo.

Lo stesso Sistema invia la Ricevuta di Consegna all’organizzazione che ha scritto la fattura o eventualmente la Notifica di Errore o di Mancata Consegna a seconda dei problemi che si sono presentati. Tutti questi passaggi sono effettuati digitalmente e risultano facilmente monitorabili da soluzioni per il document management che, tra l’altro, sono in grado di indicare in tempo reale intoppi nel flusso documentale. La tecnologia collaborerà, quindi, con gli addetti anche nell’identificare problematiche nei pagamenti.

Con un sistema documentale le aziende non si preoccupano più di gestire i singoli documenti ma riescono a creare flussi digitali che si snodano seguendo i processi. In particolare, soluzioni dotate di tecnologie RPA – Robotic Process Automation possono accollarsi vari compiti a basso valore aggiunti (quali il data entry) e agevolare il coinvolgimento dei vari addetti quando servono interventi per far fronte a eccezioni, lacune di informazioni e anomalie.