Flussi di lavoro automatizzati: come semplificare la gestione dei documenti

Con flussi di lavoro automatizzati si intende l’insieme di azioni (l’una collegata all’altra) che, sfruttando sistemi digitali, sono gestiti e svolti in automatico, in tutto o in parte, da piattaforme documentali. Obiettivo della creazione di flussi di lavoro automatizzati è quello di ridurre al minimo l’intervento manuale nello scorrimento del flusso stesso. Questo è vero anche per la gestione documentale che, una volta impostata e stabilite le sequenze di operazioni da svolgere, può eseguirsi in autonomia e in maniera standardizzata rendendo più semplici le attività degli addetti. Automatizzare significa, in concreto, maggiore produttività interna, da un lato, e un più alto grado di soddisfazione dei clienti, dall’altro.

Definizione di flussi di lavoro automatizzati, alcuni esempi

I flussi di lavoro automatizzati sono concatenazioni di piccole attività, organizzate e gestite da tool digitali, che formano un processo end-to-end teso a supportare i team nel raggiungimento dei loro obiettivi. Tali flussi sono disegnati per porre in relazione le persone giuste con le informazioni di cui necessitano, nel momento in cui ne hanno bisogno. Una volta creato, un flusso di lavoro ripetibile e (salvo eccezioni) sempre uguale a sé stesso, con l’ausilio della tecnologia è possibile organizzare i dati protagonisti del workflow offrendo una visione comprensibile e facilmente condivisibile.

Un flusso documentale automatizzato efficace è composto da più passaggi:

• definizione dell’evento che attiva il flusso di lavoro chiamato anche trigger, per esempio la creazione di un documento o il recepimento di una mail
• definizione di quelli che devono essere gli output, per esempio un messaggio di conferma
• nel mezzo vi sono le azioni che devono essere compiute per far funzionare il flusso e la definizione di variabili e criteri per cui il flusso stesso è corretto oppure vi sono lacune da evidenziare

Guardando nello specifico all’ambito documentale, vi sono tanti esempi di flussi di lavoro automatizzati, quale la gestione degli acquisti o delle vendite (a partire, rispettivamente dalla necessità di approvvigionamento o dall’ordine di un cliente), l’onboarding di nuovo personale, come anche la documentazione inerente alla logistica.

Come rivoluzionare la gestione dei documenti

I flussi di lavoro automatizzati per la gestione dei processi documentali sono procedure prefissate e condivise che riguardano dalla produzione (o ricezione) di un documento alla sua conservazione a norma (o eventualmente, alla sua cancellazione) dopo che è stato verificato, autenticato, protocollato, se occorre condiviso e modificato. Per innovare radicalmente questi flussi non è sufficiente adottare solo nuova tecnologia, occorre prima di tutto fare integrazione con altri sistemi, ma soprattutto svolgere attività di change management.

Serve, infatti, affrontare quella inevitabile resistenza culturale al cambiamento che spesso accompagna tutta la riorganizzazione delle attività. Oltre a questo, ecco qui di seguito, gli step da seguire dal punto di vista organizzativo, metodologico e tecnologico per disegnare e implementare flussi di lavoro automatizzati in un processo documentale, qualsiasi sia il suo ambito di applicazione.

I 3 passi fondamentali per costruire flussi di lavoro automatizzati

I sistemi software deputati alla gestione dei workflow documentali offrono una serie di elementi che possono adattarsi a varie tipologie di attività, workflow e organizzazioni. Sono, perciò, semplici da utilizzare per rispondere ai bisogni dei vari gruppi di lavoro. In linea di massima, dunque questi ultimi devono semplicemente occuparsi di:

• Analisi dei processi aziendali per verificare in quali punti è possibile realizzare flussi di lavoro automatizzati
• Disegno e sviluppo del flusso
• Implementazione del nuovo metodo di lavoro e aggiornamento/formazione di tutto il personale addetto

I vantaggi dei flussi di lavoro automatizzati nella gestione documentale

A fronte di un impegno, come abbiamo visto, abbastanza limitato, i benefici generati riconducibili a flussi di lavoro automatizzati sono tantissimi. Ecco qui di seguito i principali.

• Efficienza interna: i dipendenti non dovranno più occuparsi dei task automatizzati e si potranno dedicare a creare valore occupandosi di nuovi servizi
• Riduzione tempi di lavorazione
• Minimizzazione dei rischi di errore. Il software è veloce e non commette sbagli ed è in grado di segnalare eventuali criticità ai diretti interessati
• Maggiore trasparenza e tracciabilità. Le piattaforme di gestione documentale restituiscono informazioni aggiornate sullo svolgimento dei processi. Dati utili sia per il management sia da trasferire al cliente per tenerlo sempre correttamente aggiornato, per esempio, nel caso della gestione degli ordini
• Incremento della collaboration. Diretta conseguenza del punto precedente: avere visibilità significa anche poter essere più attivi quando occorre. Non solo. Strumenti evoluti contemplano l’uso di notifiche per coinvolgere sempre al momento opportuno le persone che devono intervenire in un processo
• Compliance e sicurezza. Nel disegno dei flussi di lavoro automatizzati le organizzazioni possono prevedere tutti gli aspetti necessari per essere conformi alle normative vigenti. Inoltre, il gestionale documentale aiuta a gestire eventuali problemi. Per esempio, in caso di incidenti quali il Data Breach il tool digitale rappresenta un alleato fondamentale per reperire e comunicare in tempo utile tutto quanto richiesto
• Definizione di uno spazio comune digitale dove poter collaborare. Creare flussi di lavori automatizzati servirà ai dipendenti per toccare con mano i vantaggi della digitalizzazione abituandoli a lavorare con tool nuovi. E man mano nell’organizzazione si diffonderà la cultura della digital transformation.