Cosa significa fare gestione documentale e dematerializzazione? Si tratta di due concetti diversi tra loro, in un caso si fa riferimento alla possibilità di rivedere completamente i processi e i flussi di lavoro aziendali, nell’altro, alla trasformazione dei documenti da cartaceo a digitale. Ma entriamo nel dettaglio di entrambi, partendo proprio dalla dematerializzazione.
Dematerializzazione, obiettivo eliminazione della carta
La dematerializzazione implica una serie di processi finalizzati a convertire tutti i documenti da cartacei a informatici. I documenti (secondo il regolamento europeo eIDas del 2014) così realizzati devono naturalmente mantenere stesso valore giuridico, probatorio e archivistico di quelli cartacei.
Più nello specifico, i fini della dematerializzazione sono due: promuovere l’adozione di nuovi criteri per evitare o ridurre la creazione di documenti cartacei e, d’altra parte, sostituire quelli già esistenti negli archivi trasformandoli in digitale. Ciò significa compiere le seguenti attività:
- protocollazione, per certificare la provenienza e la data di acquisizione del documento, identificandolo in maniera univoca, e per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati e l’accesso diretto solo a coloro che ne hanno diritto e non violare, cioè, la legge sulla privacy;
- classificazione e fascicolazione: per individuare ciascun documento e associarlo agli altri che fanno parte della stessa pratica, il fine è la creazione di vari contenitori logici di documenti;
- apporre firma qualificata o digitale: è il risultato di una procedura che garantisce autenticità e integrità dei messaggi e documenti scambiati e archiviati, la firma accerta infatti l’identità del sottoscrittore e garantisce l’integrità del suo contenuto (ossia che nessuno lo ha modificato);
- conservazione a norma: mediante la conservazione digitale (secondo i dettami dell’art.44 del CAD-Codice dell’amministrazione digitale) sono custoditi i documenti digitali in modo sicuro, tra l’altro, non solo i contenuti in sé ma anche le informazioni necessarie per poterli riprodurre nella loro identica forma esteriore in cui sono stati prodotti in origine.
Dematerializzazione in azienda, le novità 2022
Tra le principali novità che caratterizzano le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate dall’AgID in vigore da inizio 2022, vi sono i metodi operativi per conseguire le certificazioni di processo. Esse sono necessarie per assicurare la piena corrispondenza tra originale cartaceo e la sua copia informatica, ottenuta con dematerializzazione massiva del patrimonio documentale aziendale. Il fine ultimo è accompagnare il documento dematerializzato con l’attestazione di conformità: solo a quel punto il digitale avrà medesimo valore legale dell’originale cartaceo.
In particolare, nelle linee guida si legge “la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia”.
Cos’è la gestione documentale elettronica e quali vantaggi determina in azienda
Ogni processo aziendale inizia e termina con la produzione di uno o più documenti, la gestione documentale elettronica risulta essere quindi fondamentale per compiere concretamente la digital transformation delle organizzazioni. Digitalizzare i flussi documentali significa infatti promuovere efficienza nell’intera azienda rendendo più agili i processi, migliorando la qualità del lavoro e risparmiando sui costi.
Un software di gestione documentale completo è in grado di recepire qualsiasi tipo di documento (da quelli cartacei alle immagini, passando naturalmente per i fogli elettronici eccetera), indicizza le informazioni raccolte, quindi integra e rende fruibili velocemente i dati per coloro che li richiedano, ovviamente poi deve essere compliant alle normative relative alla firma, alla fatturazione elettronica e alla conservazione digitale.
Tra i vantaggi immediati che possono essere sperimentati dall’utilizzo di soluzioni per la gestione elettronica documentale vi sono: aumento della produttività e diminuzione delle inefficienze (l’automazione di alcune attività promossa da questi sistemi rende più veloce l’attività e, al tempo stesso, mette al riparo da possibili errori umani) e dei costi, a partire da quelli generati dalla carta e dalla gestione degli archivi tradizionali.
Inoltre, dove la gestione documentale diventa patrimonio dell’organizzazione nel suo complesso, ossia quando sono utilizzate applicazioni per la gestione documentale che promuovono la collaborazione tra i vari reparti, i benefici si moltiplicano e soprattutto viene portata in azienda una nuova cultura all’insegna dell’accessibilità, della fruibilità e della condivisione dei dati. Un software documentale efficace da questo punto di vista deve supportare i processi collaborativi aziendali, essere fruibile da più dispositivi, favorire una migliore gestione di pratiche e workflow di approvazione, in generale, rimuovere la rigidità dei flussi di lavoro (possibilmente andando oltre l’utilizzo della posta elettronica, sistema molto meno immediato di altri strumenti di comunicazione ormai naturalmente utilizzati tra privati e poco sicuro perché spesso colpito da attacchi malware, phishing eccetera, preferendole, per esempio, i canali social più diretti e collaborativi).
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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