Il futuro del documentale ha radici profonde. Scopri di più e leggi l'intervista!

Estratto INTERVISTA: Pier Luigi e Matteo Zaffagnini, rispettivamente CEO di Top Consult e Responsabile Marketing e Business Development, sulla rivista Office Automation

Cloud, UBL e Robotic Process Automation sono le 3 novità su cui lavora da tempo Top Consult per portare sempre più efficienza ai processi aziendali. Una missione che conferma una storia di 33 anni per una realtà cresciuta grazie alla capacità di rispondere a ogni richiesta dei clienti.

Non ha mai detto no, e anche oggi non dice mai di no, alle richieste dei clienti, che segue sempre con persone dedicate che conoscono ogni singola azienda. Con questo approccio Top Consult, nata nel 1987, ha costruito la sua storia e passo dopo passo ha fatto una parte importante anche della storia della gestione documentale in Italia. Ma è stata anche una pioniera della digitalizzazione dei processi aziendali, tema oggi sulla bocca di tutti. Il mercato di Top Consult si è quindi sviluppato grazie a un forte rapporto di partnership con i clienti e alla profonda conoscenza delle innovazioni tecnologiche che sono state via via integrate nell’offerta di prodotti e servizi. A questa si aggiunge la forte competenza sulla normativa che porta Top Consult a essere un punto di riferimento affidabile per i suoi clienti.

Con Pier Luigi e Matteo Zaffagnini, rispettivamente CEO della società e Responsabile Marketing e Business Development, facciamo il punto della situazione su questa importante realtà, ma anche su come la gestione documentale ha supportato le aziende nel recente lockdown e su come il mercato sta recependo le importanti novità relative al cloud, allo standard UBL e alle prime soluzioni di Robotic Process Automation che faranno parte delle novità che Top Consult rilascerà questo autunno. Tutte novità che estendono il documentale al di là degli attuali confini e lo portano verso nuovi obiettivi.

Top Consult è stata fondata 33 anni fa nel 1987, qual era l’idea che l’ha spinta a realizzare questa impresa?

Pier Luigi Zaffagnini. “Sono convinto che la storia della gestione documentale in Italia è la storia di Top Consult. Nel 1987 non esisteva questo concetto e si stava sviluppando molto il software gestionale focalizzato su amministrazione, contabilità, produzione e magazzino. Insieme agli altri due soci con i quali all’epoca diedi vita all’azienda, e che oggi non sono più presenti, lavoravamo in IBM e avevamo avuto delle esperienze sulla nuova informatica che stava nascendo in quegli anni: l’office automation, abilitata dai personal computer che in quegli anni iniziavano a diffondersi sulle scrivanie di ogni impiegato. Allora capimmo, insieme ai primi clienti, che l’informatica poteva essere utilizzata anche per dare efficienza ai processi di lavoro quotidiani, che all’epoca erano pressocché tutti manuali. Ci siamo focalizzati quindi su questa nuova informatica, diversa da quella del gestionale, per ottimizzare il costo del personale.

Scegliemmo di chiamarci Top Consult non a caso, proprio per indicare al mercato la capacità di analizzare le problematiche aziendali. Proponevamo ai clienti delle analisi a pacchetto sui processi aziendali che non erano seguiti dal gestionale e realizzavamo soluzioni informatiche custom che andavano a risolvere criticità molto concrete all’interno dell’azienda: dal tempo impiegato per ricercare i documenti all’interno dell’organizzazione a quello per reinserire a mano ogni volta nei sistemi dei dati che in precedenza erano già stati generati elettronicamente da altri sistemi. All’epoca scoprimmo che queste attività, e altre simili, portavano via mediamente circa il 50% del tempo di ogni persona che lavorava in azienda.”

Quando siete arrivati a ragionare in termini di quello che oggi definiamo digitalizzazione dei processi?

Pier Luigi Zaffagnini. “In quel periodo si iniziava a parlare di automazione degli archivi e questo significava trasformare i documenti da cartacei in elettronici con gli scanner equipaggiati con software OCR. Il documento diventato elettronico poteva essere archiviato in modo informatico e risultava più velocemente accessibile a tutte le persone che in azienda avevano bisogno di consultarlo.

Fin dai primi progetti capimmo che sarebbe stata ben poca cosa fermarsi all’archiviazione elettronica dei documenti. Serviva qualcosa di più: una vera gestione documentale per trasferire in automatico i dati dal sistema di archiviazione, che venivano recuperati dall’impiegato attraverso il documento richiesto, all’applicazione che aveva bisogno di quei dati.

Ma ottenere questo risultato non era facile per l’estrema diversità dei sistemi coinvolti che bisognava integrare tra loro: mainframe, sistemi Unix, i primi pc in emulazione. Nel 1991 iniziammo lo sviluppo del prodotto TopMedia che commercializzammo all’inizio del 1993 e che oggi è ancora il nostro cavallo di battaglia.

Il primo passo di TopMedia fu realizzare l’integrazione del sistema informativo gestionale con la gestione degli archivi. Il primo cliente fu Lavazza che ancora oggi è con noi. La logica dei processi digitali di cui ora tutti parlano possiamo dire che in Top Consult è nata in quel momento. TopMedia è ancora oggi una piattaforma software industrializzata che fornisce tutta la base tecnologica per sviluppare le applicazioni documentali personalizzate che rispondono alle esigenze di ogni cliente.”

Chi è oggi Top Consult e come si distingue sul mercato italiano?

Pier Luigi Zaffagnini. “Top Consult oggi è una delle principali società di gestione elettronica dei documenti italiana e il nostro mercato di riferimento per il 90% è nel nostro Paese. Da sempre però ci connotiamo sia perché viviamo l’evoluzione tecnologica sia perché anche seguiamo in modo molto preciso l’evoluzione normativa che coinvolge il mondo documentale. E questo fin dall’inizio è stato, ed è tuttora, un nostro punto di forza riconosciuto dai clienti.

Un altro passaggio importante è stato infatti il 1994, quando divennero operative le prime leggi che davano validità ai documenti informatici e all’archiviazione ottica. All’epoca però il fisco voleva ancora esclusivamente la carta e quindi fino al 1999 non si sviluppò molto questo mercato. In quell’anno rilasciammo il modulo LEX di TopMedia che fu il primo esempio in Italia di conservazione sostitutiva, che all’epoca era consentita solo in house, e il primo cliente fu un ente pubblico – il Comune di Pesaro – e questo fu un bene perché ci permise di affrontare tutte le problematiche civilistiche che all’epoca bisognava risolvere per rendere operativa una soluzione sicuramente innovativa anche dal punto di vista giuridico civilistico. Dovevamo essere compliant con le prime regole sulla conservazione ottica dell’Aipa (Autorità informatica per la pubblica amministrazione, ndr), ente evoluto negli anni fino ad Agid. Quando sottoponemmo a questa il progetto sperimentale fatto insieme al Comune di Pesaro, ci fece dei rilievi che noi recepimmo e quindi Aipa diede poi il suo benestare.

L’importante investimento che rivolgiamo non solo alla conoscenza della normativa, ma anche nell’interlocuzione con chi elabora le regole tecniche per il settore, è quindi da allora un tratto che continua a distinguerci sul mercato. Il documentale è un mercato che non si ferma mai e dove le cose che sono valide oggi, tra pochi anni possono sparire perché soppiantate da importanti novità. Questo vale per le normative, ma anche per le tecnologie: una volta si estraevano i dati dai documenti con gli scanner dotati di software OCR, ora si lavora con XML e domani si lavorerà con UBL.”

Matteo Zaffagnini. “La nostra competenza sulla normativa legata ai processi documentali è diventata la componente principale nell’interlocuzione con clienti e prospect. Questo ci viene riconosciuto dal mercato ed è il vero valore aggiunto che portiamo insieme a quello legato alle nostre soluzioni. Quindi Top Consult è diventata sì una società di prodotto, ma l’aspetto della consulenza anche normativa che portiamo con i nostri esperti è l’elemento che le aziende ci riconoscono ancora come primario.

Top Consult oggi è certificata ISO 27001 e ISO 9001, è conservatore digitale accreditato AGID ed è provider certificato Peppol per lo scambio di documenti informatici in formato UBL.”

L’intervista continua con i seguenti argomenti:

UBL e Peppol: cosa sono e perché sono importanti
Le aziende italiane hanno percepito i benefici della digitalizzazione completa dei loro processi? In questo senso qual è stata l’esperienza dei vostri clienti a proposito del recente lockdown?
Qual è in sintesi l’offerta di Top Consult?
Quali sono dunque le novità a cui state lavorando?
UBL e Peppol: cosa sono e perché sono importanti
Questo scenario come si concretizza nella vostra offerta di prodotto?
Come i vostri clienti stanno recependo il tema del cloud? Cosa fate in questo ambito per supportarli?
Come convincete i clienti a compiere la migrazione verso il cloud?
E per quanto riguarda invece la vostra offerta di servizi in outsourcing?
Avete una strategia che guarda fuori Italia? Come dobbiamo leggere il recente accordo con Pagero?