2017: Con XML, Workflow e Firma Europea la Gestione Elettronica dei Documenti non è più la stessa.
Evoluzioni normative e nuove sfide applicative ribadiscono il ruolo essenziale dei documenti nei processi aziendali, nel continuo percorso verso il lavoro “senza carta e senza penna”.
«Oggi non può esistere un sistema informativo che non abbia al suo interno, come asset fondamentale, un sistema documentale completo»
Gli ultimi anni sono stati caratterizzati da un sostanziale cambiamento della natura dei documenti che da cartacei sono diventati file pdf, fino ad arrivare al recente xml, il formato ‹machine readable› salito alla ribalta con l’entrata in vigore il 31 marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA e riproposto ora anche per la fatturazione elettronica in ambito B2B.
Anni quando, con il sistema documentale si è sempre fatto riferimento all’utilizzo di un software applicativo in grado di gestire i documenti, che in prima battuta erano cartacei – in questo caso l’imputazione a sistema avveniva con la scannerizzazione – per poi cedere il passo al formato pdf, che prevede invece l’estrazione dei dati per automatizzare il processo in sé semplice di data entry. Adesso con l’entrata in scena dell’xml il salto che può fare un sistema informativo aziendale è notevole, in quanto la fattura, che è il documento principe di tutti i flussi aziendali, non può più essere gestito direttamente dall’utente come accadeva in passato, perché la natura stessa dell’xml lo rende difficilmente lavorabile dall’uomo che non riesce neanche a leggerne i dati.
Di conseguenza è fondamentale che le aziende adottino un software documentale che abbia tra le sue caratteristiche enterprise la sicurezza e il load balancing, nonché la capacità di gestire i flussi, le firme elettroniche e i documenti firmati digitalmente che la legge italiana obbliga a conservare. Tutto diventa molto più semplice se il software gestionale è integrato con la gestione documentale.
E i flussi all’interno delle aziende vanno ottimizzati? Secondo l’AD di Top Consult, un altro punto su cui le aziende dovranno lavorare è il workflow che deve diventare collaborativo: per gestire il flusso documentale e di processo in modo efficiente è necessario mandare in pensione la posta elettronica e puntare su applicazioni software di collaboration.
L’impiego di strumenti collaborativi consentono di eliminare le e-mail nei processi strutturati e non, a favore di gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. La stessa ricerca 2016 dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano ha rilevato che proprio la Collaborazione è considerata dal 64% delle aziende italiane medio-grandi il principale trend applicativo emergente, a pari merito con la Mobility. (vedi white paper: Condivisione e collaborazione nelle aziende italiane)
«… soluzioni che si basano sul concetto dell’utente “collaborativo”, che può utilizzare anche in azienda strumenti molto simili a quelli social con cui interagisce nella sua vita privata. Ne sono un esempio i gruppi di lavoro, la bacheca, le notifiche», sottolinea Zaffagnini. In questo modo è possibile tenere traccia di tutti i processi, eliminando i passaggi poco controllabili che li rendono inefficienti. Un social network aziendale protetto, dove si possono formare team di lavoro temporanei che usano per i processi non strutturati un ambiente di Authoring e condivisione di documenti, comunicando tramite l’interfaccia “Bacheca”, che traccia le attività, note e chat di tutti i partecipanti.
Il modo collaborativo inoltre può supportare i processi già strutturati nel gestionale o ERP. Per esempio il ciclo passivo, che nel sistema informativo parte dall’input dell’ordine, ma presuppone attività precedenti – Richiesta D’Acquisto (RDA), selezione dei fornitori, ecc. – che spesso sono gestite in modo informale, con telefonate o email.
Altre situazioni di inefficienza accadono nei workflow o nella gestione delle pratiche di tipo tradizionale. Tipico caso è quello del manager che, avendo un dubbio nell’approvazione di un acquisto, chiama il buyer al telefono o gli scrive una mail: questo passaggio decisivo, quindi, non è tracciato nel sistema. Con le nuove soluzioni l’utente gestisce in forma collaborativa i passaggi di pratiche, attività e informazioni attraverso flussi formalizzati: da una parte l’utente rimane sempre collegato ai colleghi coinvolti nei suoi stessi progetti, e quindi aggiornato in tempo reale su ciò che succede. Dall’altra il sistema traccia tutto: passaggi, interventi, attività, con i relativi tempi e documenti associati.
Un terzo aspetto su cui si dovrà porre attenzione nel 2017 è la firma elettronica europea. Il primo luglio 2016 è entrato in vigore il Regolamento eIDAS, che contribuisce alla realizzazione di un mercato unico digitale creando le condizioni adatte per il riconoscimento reciproco transfrontaliero di funzioni essenziali come l’identificazione elettronica, la gestione dei documenti elettronici e delle firme elettroniche e i servizi elettronici di recapito, nonché per l’interoperabilità dei servizi di eGovernment in tutta l’Unione europea. Il regolamento eiDAS ha equiparato la firma elettronica avanzata alla firma digitale qualificata, dandole lo stesso valore probatorio di legge.
«Le funzioni innovative gestiscono qualsiasi tipo di firma elettronica a norma di legge nei processi documentali: non solo le firme digitali applicate in modo automatico dal software a grandi quantità di documenti (ad esempio per la conservazione digitale) ma anche le firme elettroniche interattive applicate dal firmatario su un singolo documento; l’utente può firmare in modo interattivo da PC, Web o Mobile con un unico certificato di firma”, conclude Zaffagnini.
Come convincere al nuovo modo di lavorare?
Il problema è come convincere i vari addetti di un’organizzazione ad incamminarsi su questo percorso di profonda trasformazione culturale, di cambiamento nell’approccio mentale per affrontare lo svolgimento dei vari compiti lavorativi.
La strategia aziendale deve incoraggiare la nuova modalità di collaborazione: infatti, più i partecipanti connessi al social network aziendale hanno un’esperienza positiva di questo modo di lavorare, più lo integreranno di buon grado nei propri schemi operativi. Una positiva esperienza collaborativa crea fiducia, che è la chiave fondamentale per concretizzare un reale cambiamento culturale.
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