La piattaforma enterprise per la gestione documentale sviluppata da Top Consult è TopMedia Social NED, si tratta di una proposta completa all’interno della quale vi è anche la soluzione per la RPA -Robotic process automation.
TopMedia Social NED è disponibile on premise oppure in cloud, fornita grazie a un’infrastruttura IT proprietaria.
L’obiettivo finale con cui il prodotto è stato sviluppato è quello di introdurre in azienda un innovativo modo di fare gestione documentale promuovendo una miglior organizzazione del lavoro e portando nelle imprese il concetto di workflow collaborativo all’insegna di nuove e più semplici modalità operative, ispirate, per esempio, a una comunicazione più immediata sul modello dei social network, dell’instant messaging e così via.
TopMedia Social NED, tutti i componenti dell’offerta
La soluzione per la gestione documentale di Top Consult mette a disposizione una serie di funzionalità; tra queste le principali sono:
- la gestione ordini NSO – Nodo di Smistamento degli ordini, secondo quanto indicato dalla normativa recentemente posta in vigore che obbliga i fornitori di beni e servizi alle organizzazioni del Servizio Sanitario Nazionale l’invio e la ricezione dei documenti mediante 4 specifici canali di comunicazione (ovvero Web services, PEC, FTP, Peppol);
- la creazione dei DDT (documenti di trasporto) digitali, in tal caso la soluzione Digital delivery permette una completa digitalizzazione del processo di spedizione della merce;
- la firma elettronica, gestendo tutte le tipologie di firme possibili (da quella semplice a quella digitale, passando per quella elettronica e quelle qualificate);
- la conservazione digitale, a questo proposito, è possibile fruire oltre che del servizio a norma (garantito implementando l’applicazione presso il cliente oppure dando il servizio in outsourcing) del supporto di consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali.
A tutto questo si aggiunge il sistema RPA – Robotic process automation, realizzato per consentire l’automazione dei processi di lavoro.
Ecco cosa fa il sistema per la Robotic Process Automation della piattaforma TopMedia Social NED
La soluzione per la RPA di Top Consult, come tipicamente accade per questa tipologia di applicativi si serve di robot, programmi software avanzati che eseguono processi di business; essa risponde sia alle esigenze di Robotic process automation unattended (non presidiata), cioè eseguita in automatico a livello di server sia RPA attended (presidiata), ossia eseguita dall’utente su client.
È importante sottolineare che i software robot di Top Consult possono essere utilizzati indipendentemente dagli applicativi ERP presenti in azienda così come da qualunque software di interfacciamento usato con lo SDI (il sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate che riceve / inoltra le fatture elettroniche.
A seconda dei processi svolti dalla piattaforma i diversi software/robot vengono attivati a sostegno del corretto svolgimento delle procedure. È il caso del processo di gestione Protocollo e corrispondenza, per cui l’applicazione prende in carico l’archiviazione in automatico di tutta la corrispondenza in entrata e uscita (incluse le PEC) e la protocolla distribuendola (sempre in autonomia, appunto tramite robot istruiti per questo) all’interno dell’organizzazione o direttamente all’applicativo ERP.
Tra i moduli per la RPA proposti nella soluzione TopMedia Social NED vi è RPA Tax Free. Esso si occupa delle fatture attive emesse per clienti che non sono cittadini UE e compie i processi di acquisizione dei documenti fiscali, solitamente redatte da un intermediario autorizzato dall’Agenzia delle Dogane, quindi di archiviazione e di registrazione traendo le informazioni utili per procedere alla contabilizzazione automatica.
RPA Deserialize è invece il software che estrae tutti i dati dai file “Xml” delle fatture passive: esso è, per esempio, usato per fare controlli sia della fatturazione stessa sia di magazzino; per individuare dati IVA che implicano scadenze diverse di pagamento; per la reportistica e la creazione della prima nota contabile.
I vantaggi di adottare la soluzione per la RPA di Top Consult
Sfruttare agenti software totalmente o parzialmente autonomi significa far risparmiare tempo alle risorse umane, tempo destinato a task ripetitivi e privi di valore aggiunto (per fare un solo esempio i lavori di data entry) e libera loro tanti momenti da dedicare a incarichi più impegnativi.
D’altra parte, i software, se correttamente implementati e caratterizzati da soluzioni di sicurezza all’avanguardia, riducono al minimo le possibilità di errori o perdita di dati.
L’immediatezza di esecuzione delle attività dei software porta, inoltre, in azienda un deciso aumento della produttività e la riduzione dei costi derivati dalle attività stesse.
Ancora, gli applicativi software consentono una maggiore tracciabilità del funzionamento dei vari processi grazie all’uso dei file log (veri e propri record creati per dare informazioni relative al funzionamento della macchina) e, mediante lo sfruttamento di tecniche di analytics, individuano situazioni e fasi in cui i processi possono essere ottimizzati.
La tecnologia Top Consult, e i servizi a supporto, permettono infine alle aziende di essere tranquille sul fronte della compliance alle normative. Specializzato da anni nell’ambito della gestione documentale, infatti, il vendor è sempre aggiornato sulle più recenti novità legislative e, anzi, contribuisce in prima persona a sensibilizzare il mercato e si fa promotore di iniziative tese a diffondere cultura.
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