La digitalizzazione dei contratti è una valida alternativa alla gestione della contrattualistica in modo tradizionale. Mai come in questo periodo di emergenza sanitaria legata alla diffusione a livello planetario del virus Covid-19 ci si è resi conto di quanto possa essere utile avere tale alternativa, dato che per tutti è stato necessario procedere con le proprie attività da casa, senza possibilità di incontrare altre persone.
La legge consente di procedere in due modalità, ossia di trattare anche i contratti come qualsiasi tipo di documento. Da un lato, è possibile la dematerializzazione dei contratti prodotti in cartaceo per conservarli in archivi digitali; dall’altro, secondo il concetto di digitalizzazione in senso stretto, si può concludere i contratti redatti digitalmente senza ricorrere alla carta in quanto vi è la possibilità di sottoscriverli con firme elettroniche legalmente valide.
Contratti digitali: sottoscrivibili grazie ai vari tipi di firma elettronica avanzata
Per poter redigere contratti esclusivamente digitali è necessario ricorrere a sistemi tecnologici per la firma elettronica che siano validi secondo la normativa vigente. È importante ricordare che mentre la firma elettronica semplice (anche detta debole) serve solo per dare un’autenticazione informatica a un documento ma non può essere apposta per dare valore legale a un contratto, questo è possibile con la firma elettronica avanzata e con la firma digitale.
La firma elettronica avanzata è infatti collegata unicamente al firmatario che, inoltre, detiene sotto il suo esclusivo controllo i mezzi utilizzati per crearla. Un esempio in questo senso è rappresentato dalla firma grafometrica che si può apporre su determinati tablet tramite pennino.
Un’altra tipologia di firma elettronica avanzata è quella qualificata che si basa su un attestato elettronico che unisce i dati di convalida della firma a una persona e ne conferma il nome ed è generata sfruttando dispositivi di firma quali smart card, chiavette USB, token, codici OTP – One time password per l’autenticazione mobile.
Una particolare firma elettronica avanzata è, ancora, la firma digitale che fonda la sua sicurezza su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata correlate tra loro.
Tutti questi sistemi consentono ai documenti, e quindi anche ai contratti, di avere lo stesso valore legale di quelli siglati con firma autografa.
Perché ricorrere alla digitalizzazione dei contratti?
Velocità, sicurezza, semplicità: sono i benefici immediatamente sperimentabili nel momento in cui si utilizzano i contratti digitali. Si tratta infatti di soluzioni sempre più diffuse che consentono alle aziende di procedere a una piena digitalizzazione dei processi. Analizziamo nel dettaglio i vantaggi riconducibili alla digitalizzazione dei contratti.
- Gestione della contrattualistica da mobile, ovunque e a qualsiasi ora. L’aumento della produttività e il risparmio di tempo sono immediatamente evidenti. Basti pensare alla semplificazione dell’attività dei commerciali che, per esempio, non sono tenuti a tornare in sede per depositare il frutto del lavoro ma attivano in tempo reale l’ordine che hanno ricevuto. Lo stesso vale, a maggior ragione, per compravendite effettuate su Web o in tutte quelle situazioni in cui non possono essere presenti tutte le parti contraenti.
- Miglioramento della customer experience. Le aziende offrendo questa possibilità danno un’immagine innovativa di sé al consumatore finale che non è costretto, per esempio, a stampare e rimandare documenti firmati e che vede ridursi il tempo dell’operazione commerciale e procedere in modo fluido i rinnovi.
- Eliminazione degli errori dovuti a distrazione o incompletezza dell’ordine. Un software che si occupi di scrivere contratti digitali è opportunamente istruito, secondo iter personalizzabili da ciascuna azienda a seconda delle sue necessità, per realizzare un documento completo e preciso che altrimenti (in mancanza di informazioni) non consente di essere portato a termine.
- Minor ricorso a contenziosi. I documenti digitali opportunamente preparati e conservati hanno pieno valore legale, restano facilmente a disposizione di entrambi i contraenti e sono semplicemente reperibili in caso di problemi.
- Risparmio di tempo e risorse. A tutto questo si aggiungano, come sempre accade nel caso della digitalizzazione dei documenti, la riduzione dei costi dovuti alla diminuzione di carta e spazi necessari per l’archiviazione e la diminuzione del tempo necessario al personale per gestire data entry e conservazione tradizionale dei contratti stessi, così come per il recupero delle informazioni.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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