Il mercato offre diverse soluzioni per la gestione documentale elettronica, si tratta di strumenti che supportano le aziende nei loro processi di creazione, gestione e conservazione di documenti digitali. Sono quindi software particolarmente importanti per le organizzazioni in quanto qualsiasi attività aziendale inizia (si pensi all’ordine di un prodotto o servizio) e finisce con un documento, una fattura, una bolla di consegna eccetera.
Nei risultati del rapporto annuale 2018 dell’Osservatorio Fatturazione elettronica & eCommerce B2B si legge che tra i progetti B2B prioritari per le aziende proprio la digitalizzazione dei processi interni (mediante soluzioni di gestione elettronica documentale e conservazione digitale, oltre all’ERP), è indicata come priorità dal 36% delle grandi imprese e dal 37% delle PMI.
Seguono le soluzioni per la digitalizzazione del ciclo dell’ordine (29% delle grandi imprese e 18% delle PMI) e lo sviluppo di soluzioni collaborative con fornitori o clienti (16% delle grandi imprese e 13% delle PMI). È importante quindi che le aziende sappiano orientarsi all’interno della proposta dei fornitori, individuando la soluzione che meglio risponde alle proprie necessità.
Tecnologie e funzionalità dei software per la gestione documentale più evoluti
L’utilizzo di software per la gestione dei flussi documentali nelle aziende determina un incremento di produttività, grazie all’automazione di attività ripetitive e alla diminuzione di costi e inefficienze (da quelli della carta alle spese riconducibili a errori umani). Per garantire ritorni in termini economici e di qualità organizzativa la soluzione deve però avere una serie di caratteristiche.
- Essere in cloud. Per essere usata in maniera agevole sia in ufficio sia mediante app in mobilità, la soluzione di gestione documentale prescelta deve prima di tutto essere in cloud; archiviare sulla nuvola i dati aziendali vuol dire poter accedere con facilità ai servizi e avere, tra l’altro, la certezza (che è responsabilità del provider) della protezione dei dati. Tra l’altro, il paradigma cloud prevede agili sistemi di pagamento in base all’effettivo utilizzo e ciò comporta interessanti guadagni per tutte le aziende.
- Affidabilità. Il sistema di gestione documentale deve inoltre essere in grado di funzionare e sostenere condizioni di pesanti carichi di lavoro, con diversi utenti collegati e tanti documenti da gestire; per esempio, nei periodi di picco, è necessario che sia potente e scalabile. Capacità di load balancing e fault tolerance (bilanciamento del carico e tolleranza al guasto) rappresentano perciò requisiti basilari per poter avvalersi di una soluzione che accompagni lo sviluppo del business e promuova competitività.
- Conformità alle normative. Esiste una vasta offerta di piattaforme di gestione documentale, anche a livello internazionale, è indispensabile ricordare però che tutto il flusso dei documenti digitali è regolamentato da norme (i documenti devono avere stesso valore giuridico e probatorio dalla loro produzione alla loro conservazione secondo la legislazione vigente in ogni Paese) e quindi è imprescindibile contare su una totale compliance, nel nostro caso, alle leggi italiane ed europee (a partire dal GDPR).
- Capacità di integrazione. Potenziare l’ERP aziendale è una delle prerogative più interessanti di un sistema di gestione documentale davvero efficace. Ciò avviene grazie al fatto che l’integrazione dei software favorisce una migliore comunicazione all’interno dell’azienda e quindi più velocità di gestione delle pratiche e, in generale, dei processi. Tale integrazione rende più rapido lo scambio e il recupero delle informazioni.
- Firma digitale. Non bisogna, poi, dimenticare che la firma elettronica va estendendo il suo utilizzo, e quindi la sua importanza, con l’incremento del numero di documenti informatici che circolano in azienda. È molto interessante in questo senso poter fruire di soluzioni che permettano di apporre la firma digitale interattiva, per firmare per esempio un ordine o un contratto e quindi consolidare un processo in modo completamente digitale (potendolo, naturalmente, fare sia da pc sia Web o mobile).
- Gestione e-fatture e non solo. Nella digitalizzazione dei processi ha avuto un ruolo fondamentale l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati entrato in vigore quest’anno. Ma l’obbligo non può e non deve limitarsi a portare le aziende a creare file XML per il sistema di interscambio, il vero valore generato dall’obbligo della fatturazione elettronica non sta solo nel risparmio della carta, ma nella possibilità di digitalizzare il ciclo attivo e passivo. In tal senso una soluzione di gestione elettronica deve essere in grado di dematerializzare e correlare tutti i documenti che riguardano una certa filiera, oltre a gestire gli esiti delle fatture elettroniche e la loro conservazione.
- Strumenti di comunicazione evoluti. I software più evoluti sono, in generale, quelli che permettono di introdurre, come si diceva, nuovi metodi di lavoro che rispettino le abitudini sempre più digitali degli utenti. In particolare, utilizzare soluzioni di comunicazione che vadano oltre la mail, meno immediata per esempio di strumenti che si ispirano alle logiche social e che sono anche molto più sicuri, significa promuovere la creazione di gruppi di lavoro, spazi comuni dove condividere contenuti e così via.
- Servizi formativi a corredo. Infine, è essenziale che il fornitore di applicazioni per la gestione dei flussi documentali accompagni il proprio cliente nell’implementazione della soluzione stessa e lo aiuti nell’impostazione dell’organizzazione, oltre che nell’utilizzo del sistema informatico in sé. A tal fine, consulenti professionali specializzati in queste tematiche devono poter supportare le aziende sia dal punto di vista tecnico sia normativo.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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