L’ultimo miglio da compiere per fare digitalizzazione e conservazione completamente elettronica è rappresentato dall’adozione di un modulo software che consenta l’apposizione della firma elettronica. La piattaforma enterprise di Top Consult che risponde a tutte le esigenze di gestione documentale digitale è TopMedia Social NED ed è completa di tutti i componenti necessari per gestire in sicurezza i file aziendali inclusi dunque i documenti nativi digitali sottoscritti con firma con valore legale.
Le caratteristiche di un software per la digitalizzazione e conservazione dei documenti
TopMedia Social NED è disponibile sia on premise sia in cloud, mediante un’infrastruttura IT proprietaria ospitata nei data center di Aruba. Tale piattaforma è completamente virtualizzata, assicura livelli illimitati di potenza di calcolo ed elevati standard di sicurezza, business continuity e disaster recovery.
La soluzione si contraddistingue per essere potente e scalabile, capace di lavorare anche in presenza di più utenti collegati contemporaneamente che trattano decine di milioni di documenti grazie a funzioni di load balancing e fault tolerance. E può essere usata da personal computer e da mobile.
Top Media Social NED si occupa di tutta la gestione documentale, dalla sottoscrizione di documenti direttamente in digitale alla loro conservazione a norma.
Nello specifico, la soluzione gestisce tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo.
Si può occupare anche della fatturazione elettronica europea PA e degli ordini da trattare mediante il Nodo Smistamento degli ordini (il sistema da utilizzare da parte delle amministrazioni pubbliche e i fornitori del Servizio Sanitario Nazionale). A questo proposito, Top Consult ha infatti ottenuto la certificazione come Access Point PEPPOL accreditato e, inoltre, possiede la certificazione SMP (Service Metadata Publisher) per gestire la sua infrastruttura di identificatori sulla rete PEPPOL. Accanto a questo, può utilizzare il formato UBL XML.
Naturalmente, un sistema documentale davvero efficace per promuovere digitalizzazione all’interno dell’azienda deve poi potersi integrare con i gestionali e gli altri applicativi aziendali in modo semplice.
Una soluzione come Digital Delivery, modulo della piattaforma Top Consult, è, per esempio, finalizzata a permettere una completa digitalizzazione del processo di spedizione e del suo tracciamento (inclusa la geolocalizzazione dei mezzi). Si tratta di un tool che arriva a offrire una gestione completamente digitalizzata anche delle approvazioni e delle firme allo spedizioniere da parte del destinatario finale.
Tutto questo vale ovviamente anche per la corrispondenza in entrata e in uscita, PEC – Posta Elettronica Certificata compresa.
Come anticipato, la piattaforma offre la possibilità di firmare elettronicamente i documenti dando varie possibilità di firma a seconda del valore probatorio che esse devono avere. Si va dalla firma elettronica semplice (che ha efficacia valutabile dal giudice caso per caso) alla firma elettronica avanzata che soddisfa i requisiti eIDAS.
Tutti i documenti prodotti e sottoscritti digitalmente (o eventualmente dematerializzati) grazie a TopMedia Social NED poi possono essere conservati in archivi virtuali costruiti secondo tutte le normative.
Le funzioni per lavorare in modalità smart
Qualsiasi attività aziendale si basa su documenti, perciò è fondamentale che tutti gli addetti dell’organizzazione utilizzino la piattaforma di gestione documentale.
Top Consult ha quindi costruito la propria proposta in ottica semplice e intuitiva, in particolare, offrendo metodi di comunicazione tratti da social network, che ricordino cioè l’efficacia e l’immediatezza delle soluzioni comunemente usate in ambito privato.
Con l’obiettivo di promuovere condivisione di conoscenza e collaboration, Top Consult ha progettato Social Flow, la soluzione che integra i moduli Case Flow e WorkFlow rispettivamente per la gestione collaborativa delle pratiche e per l’automazione dei flussi documentali. Grazie a questi tutte le conversazioni tra gli operatori e gli automatismi del sistema vengono memorizzati in una bacheca a disposizione degli addetti e accompagnano l’esecuzione del processo (tecnicamente si ricostruiscono le attività svolte attraverso l’analisi dei log, le informazioni prodotte dal sistema stesso). In concreto, tutto ciò che avviene in riferimento a una pratica viene archiviato e reso disponibile facilmente a tutti coloro ne abbiano bisogno per lavorare.
Così facendo, come si è visto, la collaborazione si estende a un proficuo rapporto uomo-macchine grazie alle tecniche di RPA sia attended, ossia supervisionate dall’uomo, sia unattended che consentono che determinate attività siano svolte in automatico a livello di server.
I plus di Top Consult
Sul mercato esistono varie piattaforme per la digitalizzazione e conservazione dei documenti, tra queste Top Consult si caratterizza per essere completamente italiana, focalizzata quindi sulle normative del nostro Paese.
Inoltre, Top Consult vanta un’esperienza ultraventennale specificamente nella gestione documentale, accumulata mediante progetti attuati in tanti settori industriali diversi e una conoscenza ricca e approfondita grazie alla partecipazione ai tavoli di lavoro organizzati su queste tematiche dall’Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano.
Grazie a tutto questo, l’azienda è in grado di fornire consulenza tecnica ma anche legale e amministrativa per costruire processi documentali efficienti nel pieno rispetto delle regole, addirittura anticipandole.
Top Consult ha poi tutte le certificazioni necessarie per fornire soluzioni e servizi in ambito gestione documentale: appartiene all’albo Conservatori attivi accreditati presso AgID, è conforme ai requisiti della norma per il Sistema di Gestione UNI CEI ISO/IEC 27001:2014; UNI EN ISO 9001:2015 e ai criteri individuati all’Art. 24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS.
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