I benefici dei progetti collaborativi nell’esperienza diretta di due imprese di diverse dimensioni
Digilan: tutti vogliono i gruppi di lavoro!
Digilan è la società di servizi IT del Gruppo Cooperativo Proges-Gesin di Parma, che comprende numerose società di varie dimensioni con un totale di 4.500 socidipendenti e si occupa principalmente di servizi alla persona e facility management. Digilan utilizza da tempo il sistema documentale in diverse applicazioni nel gruppo, dalla gestione dei cicli attivo e passivo fino alla conservazione a norma dei documenti fiscali e del personale.
“Con la recente installazione della nuova piattaforma TopMedia Social NED abbiamo potuto utilizzarne anche la soluzione collaborativa, sicuramente uno dei suoi plus più innovativi – afferma Angelo Cantoni, Capo Progetto Applicazioni Documentali in Digilan. Ci piace la riduzione del flusso interno di email, la facile condivisione dei documenti, la gestione delle versioni, la tracciatura della posta elettronica e di tutti gli interventi, la possibilità di evitare la proliferazione di archivi personali, tutti temi da sempre all’attenzione di noi informatici. I primi gruppi di lavoro sono nati all’interno dell’IT, con l’obiettivo di studiare il modo migliore di migrare al nuovo sistema documentale e il suo utilizzo nell’area del protocollo. Subito dopo, grazie anche ad una nostra presentazione per tutti i responsabili di funzione, si è innescato un generale interesse verso i gruppi di lavoro collaborativi”.
“Coinvolgere le persone attorno ad un progetto comune, in cui tutti possono dare un contributo diretto, è uno stimolo alla partecipazione attiva”
“La logica del Collaboration è infatti vincente – dice Daniele Cavazzini, Responsabile Servizi Informatici Digilan – perché è un modo di lavorare completamente nuovo ed elimina le email. Adesso sono in partenza diversi gruppi di lavoro: il primo riguarda il ciclo di rinnovo della qualità ISO 27001 sulla sicurezza delle informazioni e dei dati, che coinvolgerà diversi uffici e anche dei consulenti esterni; potrebbe essere seguito da altri su altre certificazioni di qualità presenti nel Gruppo.
“La logica del Collaboration è vincente, perché è un modo di lavorare completamente nuovo ed elimina le email”
Un altro importante gruppo di lavoro è quello aperto dal Personale con CAMST, la società di ristorazione che ha appena dato vita con la nostra Proges ad un gruppo cooperativo paritetico: il tavolo comune di discussione condivide temi organizzativi e retributivi. L’interesse verso i nuovi strumenti collaborativi ha portato alla nascita anche di gruppi di lavoro in cui noi non siamo presenti, per cui non sappiamo realmente quanti gruppi ci siano in tutto, che temi trattino e chi ci sia dentro. Per questo abbiamo chiesto a Top Consult, che ha recepito la nostra esigenza, di studiare delle funzionalità di amministrazione Groupware che ci consentano di conoscere quanti gruppi sono aperti e quante persone partecipano, non per controllare cosa fa la persona X ma ad esempio per prevenire problemi sistemistici o di appesantimento delle strutture.”
